Spionageabwehr in Office

Persönliche Daten in Office-Dokumenten

Kaum zu glauben, aber wahr: Sie liefern mit jeder Office-Datei unbeabsichtigt Daten aus, die niemanden etwas angehen. Das betrifft nicht nur Texte. Auch Excel-Tabellen und Folien aus PowerPoint liefern versteckt Daten mit, die Ihnen schaden könnten.

Spionageabwehr

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Spionageabwehr

Bevor Sie wichtige Dokumente an Kollegen oder Kunden weitergeben, überprüfen und korrigieren Sie bestimmt den Inhalt des Dokuments, um sicherzustellen, dass alles richtig ist und das Dokument nichts enthält, was andere Personen nicht erfahren sollen.

Wenn Sie eine Datei eines Microsoft Office-Dokuments weitergeben, sollten Sie das Dokument aber auch auf ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen prüfen, die im Dokument selbst oder in den Dokumenteigenschaften, den Metadaten, gespeichert sein können. Metadaten sind Daten, die Informationen zu Dokumenten enthalten. Etwa sind die Anzahl der Wörter oder Zeichen in einem Dokument Metadaten. Diese ausgeblendeten Informationen können Details über Ihr Unternehmen oder über das Dokument preisgeben, die Sie nicht öffentlich bekannt machen möchten.

Daher sollten Sie diese Informationen entfernen, bevor Sie das Dokument an andere Personen weitergeben. Wenn Sie ein Word-Dokument speichern, werden darin neben dem Text und den Formatierungen viele weitere Informationen gespeichert. Dabei handelt es sich zum Beispiel um den Pfad und den Dateinamen der benutzten Dokumentvorlage in der Word-Datei. Auch die in den Benutzerinformationen hinterlegten Benutzerdaten werden in der Word-Datei gespeichert.

Spionageabwehr in Office: Datei-Eigenschaften

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Entfernen Sie mit einem Klick persönliche Informationen aus den Datei-Eigenschaften.

Änderungen und ausgeblendete Kommentare kann der Empfänger Ihrer Dateien ebenfalls problemlos wieder sichtbar machen. Sogar bereits gelöschte Textpassagen lassen sich erneut lesbar machen. Da die Office-Programme sehr großzügig mit dem Platz umgehen, kann es auch ohne weiteres passieren, dass Datenfragmente anderer Dateien ausgelesen werden. Vorsicht! Diese Informationen werden auch mit Excel- und PowerPoint-Dateien weitergegeben.

Probe aufs Exempel

Probieren Sie es selber aus: Selbst mit einem ganz normalen Texteditor können Sie Daten ausspionieren. Starten Sie in Windows Alle Programme. Öffnen Sie den Ordner Zubehör, und starten Sie dort das Programm Editor. Klicken Sie in diesem Programm auf den Menübefehl Datei/Öffnen.

Spionageabwehr in Office: Metadaten in Word

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Erschreckend, welche Informationen in Word, Excel und PowerPoint mitgespeichert werden.

Wählen Sie in dem Auswahlfeld Dateityp den Eintrag Alle Dateien aus. Öffnen Sie jetzt eine beliebige Worddatei. Die meisten Daten können Sie nicht lesen. Aber spätestens am Dateiende werden Sie Informationen finden, die niemanden etwas angehen. Suchen Sie zum Beispiel in dem Texteditor nach dem Eintrag Word. Klicken Sie dazu im Menü des Texteditors auf Bearbeiten und Suchen. Tippen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld Suchen nach ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weitersuchen.

Office 2003: So entfernen Sie Metadaten

Als einfachsten Spionageschutz entfernen Sie die Eigenschaften Ihrer Dateien. Und das geht bereits mit den Office-Bordmitteln.

Klicken Sie auf den Menübefehl Extras, und wählen Sie im dann eingeblendeten Untermenü den Befehl Optionen aus. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Aktivieren Sie in diesem Dialogfenster das Register Sicherheit. Setzen Sie dann im Bereich Datenschutzoptionen ein Häkchen in den Kontrollkasten Beim Speichern persönliche Daten aus Dateneigenschaften entfernen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK werden Ihre persönlichen Daten vernichtet.

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Spionageabwehr in Office: Dokumentinspektor
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Software:Büro-Software

Der Dokumentinspektor durchsucht eine Datei nach persönlichen Daten und listet diese auf.

Um eine weitere Spionagemöglichkeit auszuschalten, schalten Sie auf der Registerkarte Speichern das Kontrollkästchen Schnellspeicherung zulassen aus. Dadurch speichert Word Ihre Datei jedes Mal komplett ab. Es verbleiben keine internen Informationen mehr in der Datei. Wenn Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, können Sie Ihre Datei mit halbwegs ruhigem Gewissen verschicken. Leider ist die Einstellung der Datenschutzoptionen nicht für alle Dokumente gültig, sondern nur für das gerade aktive Dokument. Sie müssen diese Einstellung also bei jedem Dokument, das Sie weitergeben wollen, erneut vornehmen.

In Excel und PowerPoint machen Sie diese Einstellungen an den gleichen Stellen. Lediglich in Excel finden Sie nicht die Schnellspeicherung; deaktivieren Sie dort das Kontrollkästchen Autowiederherstellen-Info speichern, und aktivieren Sie im Bereich der Arbeitsmappenoptionen das Kontrollkästchen AutoWiederherstellen deaktivieren. So werden auch Ihre Excel- und PowerPoint-Dokumente von persönlichen Informationen befreit.

Spionageschutz für Office XP/2003

Leider sind mit den bisherigen Tipps noch nicht alle Informationen gelöscht. Um weitere Informationen aus Ihrer Datei zu entfernen, müssen Sie mit stärkeren Geschützen aufwarten. Diese finden Sie direkt bei Microsoft. Das Programm heißt sinnigerweise Remove Hidden Data.

Spionageabwehr in Office: Add-in zum Entfernen verborgener Daten

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Das Add-in zum Entfernen verborgener Daten löscht Metadaten aus Office-2003-Dateien.

Nach dem Download installieren Sie das Programm. Beim nächsten Start von Word, Excel oder PowerPoint wird das Programm ausgeführt, und Sie können Ihre Dateien ohne alle persönlichen Informationen verschicken. Das Programm fahndet auch in den tiefen Strukturen eines Dokuments, einer Excel-Mappe oder PowerPoint-Präsentation nach Informationen und entfernt diese.

Dokumentinspektor in Office 2007

In der Office Version 2007 haben Sie es etwas einfacher mit dem Vernichten von schützenswerten Informationen. Hier werden standardmäßig zwar auch alle persönlichen Auskünfte in der Datei gespeichert, aber ein komfortabler Dokumentinspektor hilft Ihnen beim Entfernen dieser persönlichen Daten. Sie sollten den Dokumentinspektor aber dann starten, wenn das Dokument fertig bearbeitet ist und zum Verschicken vorbereitet wird. Sonst gehen eventuell wichtige Daten verloren, die Sie in Ihrem Dokument am Arbeitsplatz benötigen.

Spionageabwehr in Office: Dokumentinspektor

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Dokumentinspektor löscht zuverlässig alle persönlichen Informationen aus Ihrer Datei.

Zum Starten des Dokumentinspektors gehen Sie so vor: Klicken Sie auf die Office Schaltfläche. Aktivieren Sie im jetzt eingeblendeten Fenster den Eintrag Vorbereiten. Dort finden Sie den Befehl Dokument prüfen. Ein Klick darauf öffnet den Zugang zum Dokumentinspektor. Das Dialogfenster Dokumentinspektor wird eingeblendet. In diesem Dialogfenster legen Sie fest, welche Elemente geprüft werden sollen. Klicken Sie zur Überprüfung Ihres Dokuments mit dem Mauszeiger auf die Schaltfläche Prüfen. Unter Word gibt es folgende Möglichkeiten:

Metadatentyp Beschreibung
Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Dokumentversionsinformationen, Freihandanmerkungen
Dokumenteigenschaften Dokumenteigenschaften, Informationen von den und persönliche Informationen Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften, E-Mail-Kopfzeilen-Verteiler, zur Durchsicht versendete Informationen, Dokumentservereigenschaften, Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie, Inhaltstypinformationen, Datenbindungs-Verknüpfungsinformationen für datengebundene Felder (der letzte Wert wird in Text konvertiert), Benutzername, Vorlagenname
Kopf- und Fußzeilen Informationen in Kopfzeilen und Fußzeilen, Wasserzeichen
Ausgeblendeter Text Mithilfe des Schriftarteffekts als ausgeblendet formatierter Text. Hinweis: Mit dem Dokumentinspektor kann kein Text erkannt werden, der mit anderen Methoden ausgeblendet wurde, etwa weißer Text auf weißem Hintergrund.
Benutzerdefinierte XML-Daten Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einem Dokument gespeichert werden können.

Metadaten löschen in Office 2007

Sobald Ihr Dokument überprüft wurde, wird das Ergebnis angezeigt. Elemente, die Informationen aufweisen, werden mit einem Ausrufungszeichen versehen. Zusätzlich bekommen Sie über die Schaltfläche Alle entfernen die Möglichkeit, diese Informationen für die entsprechenden Elemente zu löschen. Überlegen Sie aber genau, was Sie tatsächlich entfernen möchten. Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen sollten vielleicht besser im Dokument verbleiben. Vorsicht: Die meisten Änderungen können Sie nicht wieder rückgängig machen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK beenden Sie den Dokumentinspektor.

Spionageabwehr in Office: Dokumentinspektor

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Der Dokumentinspektor durchsucht eine Datei nach persönlichen Daten und listet diese auf.

Unter Excel und PowerPoint 2007 finden Sie den Dokumentinspektor an der gleichen Stelle wie in Word. Die Elemente, die überprüft und entfernt werden können, sind allerdings von Word etwas abweichend.

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