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Outlook-Add-Ins: So verbessern Sie das Office-Tool

Dringend benötigte Funktionen sind in Outlook nicht vorhanden. Unsere Add-In-Sammlung schafft Abhilfe und fügt die fehlenden Puzzleteile ganz einfach hinzu.

  1. Outlook-Add-Ins: So verbessern Sie das Office-Tool
  2. Outlook-Add-Ins: Weitere Tipps zum Download
  3. Outlook Werkzeugkasten & Tools
Das bessere Outlook - Outlook Add-Ins

© © Volonoff / shutterstock.com

Fehlt was? Dann einfach das passende Tool installieren, und schon ist Outlook komplett. Denn wie bei den anderen Microsoft-Office-Programmen kann auch der Funktionsumfang von Outlook mithilfe von Add-Ins (manchmal auch als Add-ons oder Plugins bezeichnet) gezielt erweitert werden. 

Die neuen Funktionen der hier vorgestellten Hilfsprogramme integrieren sich nach der Installation perfekt in das Menüband, erweitern bestehende Registerkarten oder fügen gleich eine eigene hinzu. In aller Regel ist nur ein Neustart notwendig, damit die Schaltflächen zur Bedienung zur Verfügung stehen. 

Leider lässt sich Outlook nicht so leicht via VBA (Visual Basic für Applikationen = Programmiersprache innerhalb von Office) erweitern, wie dies bei Word, Excel, PowerPoint oder Access der Fall ist. Zwar verfügt Outlook auch über eine komplette VBA-Umgebung mit eigenem VBA-Editor, da aber im Gegensatz zu Word oder Excel kein Makro-Rekorder vorhanden ist, fällt die Suche nach den richtigen Befehlen deutlich schwerer und erfordert einiges Systemwissen. 

Hinzu kommt, dass Outlook keine Add-Ins auf Basis von VBA unterstützt, wie es bei Word, Excel oder PowerPoint der Fall ist. Outlook unterstützt nur via Visual Studio programmierte Tools – sogenannte COM-Add-Ins. Entsprechend handelt es sich bei allen hier vorgestellten Tools auch um „echte“ Programme und keine VBA-Routinen. Wird eine Funktion mal nicht mehr benötigt, kann das Add-In entweder über die Windows-Einstellungen bzw. -Systemsteuerung deinstalliert werden. Oder das Add-In wird in Outlook über Datei/Optionen/Add-Ins mit einem Klick auf die Schaltfläche Los und das anschließende Ausschalten des entsprechenden Kontrollkästchens in der Add-In-Liste nur zeitweise deaktiviert.

Die meisten Add-Ins bevorzugen zwar die aktuellste Outlook-Version 2016 (also auch Office 365), kommen aber auch mit den älteren Versionen 2013 und 2010 zurecht. Sofern keine Windows-10/8.1-spezifischen Funktionen wie Cortana benötigt werden, arbeiten die Add-Ins und Tools auch alle unter Windows 7. 

Viele der wichtigen Tools sind komplett kostenlos, andere nach Ablauf der Testzeit für wenige Euro erhältlich. Eines haben sie aber alle gemein: Sie vereinfachen das Arbeiten und komplementieren Outlook mit pfiffigen Lösungen.

Snapaddy Grabber: Adressen übernehmen

Die in der E-Mail-Signatur aufgeführten Kontaktdaten mal eben in die Outlook-Kontakte übernehmen? Solang der Absender keine Visitenkarte in Form einer vcf-Card angehängt hat, geht das nur mit Copy-&-Paste. Abhilfe schafft das Adress-Übernahme-Add-In Snapaddy Grabber: Markieren Sie den Signaturtext. Lassen Sie anschließend per Tastenkombination die Daten vom Adress-Grabber aufarbeiten und übernehmen Sie diese in die Outlook-Kontakte.

Outlook-Add-In Snapaddy Grabber

© Snapaddy Grabber

Übernehmen Sie Kontakte aus Signaturen und Webseiten mit Snapaddy Grabber in Outlook-Kontakte.

Codetwo Sync: iCloud-Synchronisation

Das iPhone oder iPad mit der Outlook-Installation synchronisieren? Das komplett in Outlook integrierte Add-In Codetwo Sync macht’s möglich und gleicht Kontakte, Kalender und Aufgaben mit der iCloud ab. Dabei kann die in Echtzeit ausgeführte Synchronisation sowohl ein- als auch wechselseitig erfolgen, die Einstellungen lassen sich für jeden Ordner individuell festlegen.

Outlook-Add-In iCloud-Synchronisation

© Hersteller

Für jeden Outlook-Ordner wird einzeln festgelegt, mit welchem iCloud-Ordner er synchronisiert wird.

CodeTwo CatMan: Kategorien teilen und verwalten

Kategorien sind extrem hilfreich, um die tägliche Informationsflut in den Griff zu bekommen. Einfach die frei definierbare Kategorie einer Nachricht einem Termin oder einer Aufgabe zuweisen, und schon lassen sich Daten anhand der zugewiesenen Farbe erkennen und nach bestimmten Kategorien durchsuchen. 

Mit dem Add-In CodeTwo CatMan lassen sich auch Kategorien vereinheitlichen, mit anderen Anwendern teilen und verwalten. CatMan unterstützt sowohl öffentliche als auch private Kategorien. Ist eine Konfigurationsdatei mit den Kategorien einmal angelegt, kann sie sowohl im lokalen Netzwerk als auch im Internet von allen Outlook-Benutzern eingesetzt werden. 

Die Datei wird dabei entweder im lokalen Netzwerk oder auf einem WWW- oder FTP-Server gespeichert. So nutzen auch Anwender die gemeinsamen Kategorien, die außerhalb des Unternehmens arbeiten.

addMailbox: Fremdes Postfach im eigenen Profil

Wird Outlook zusammen mit dem Exchange-Server oder als Bestandteil von Office 365 genutzt, stehen unzählige zusätzliche Workflow- und Sharing-Funktionen zur Verfügung. Leider ist das Einrichten gemeinsamer Kalender und Postfächer viel Handarbeit. Einfacher geht es mit addMailbox-Add-In: Klicken Sie in einer Liste den Partner an, mit dem Sie Daten gemeinsam nutzen, und schon stehen alle freigegebenen Objekte im Outlook zur Verfügung.

Outlook-Add-In addMailbox

© Hersteller

Freigegebene Postfächer werden mit wenigen Mausklicks hinzugefügt und wieder entfernt.

MAPILab Toolbox: Mailverkehr automatisieren

MAPILab Toolbox ist eine Sammlung von aktuell 19 verschiedenen Add-Ins, die zahlreiche Vorgänge in Outlook automatisiert: Automatisches Versenden von Dateien, sobald sie sich geändert haben, Benachrichtigung wichtiger Termine per SMS, zusätzliche Erinnerungsfunktionen für bestimmte Ordner oder der Empfang angeblich unsicherer E-Mail-Anhänge sind nur vier Beispiele für die vielfältigen Aufgaben, die die Toolbox vereinfacht.

Outlook-Add-In MAPILab

© Hersteller

Die 19 Funktionen der Toolbox lassen sich individuell aktivieren und konfigurieren.

ContactManager Pro: Kontaktdaten eifacher anlegen

Adressen in den Kontakten anzulegen, ist ein mühsames Unterfangen – eine Outlook-Funktion zur Automatisierung gibt es nicht. Eine große Erleichterung ist deshalb der ContactManager Pro, der Kontakte schnell erstellt. 

Gleichgültig, ob die Adressdaten als E-Mail-Signatur, als angehängte Visitenkarte, als (angehängte) Verteilerliste, aus der Windows-Zwischenablage oder aus dem E-Mail-Absender stammen, der Kontakt wird im Handumdrehen angelegt. 

Zusätzliche Verteilerlisten-Funktionen wie das Erstellen von Kontaktlisten, das Zusammenführen von Verteilerlisten, das Finden von Duplikaten oder verwaisten Mitgliedern, der Export nach Excel zur Überarbeitung sowie der anschließende Import (inkl. benutzerdefinierter Felder) und die integrierte Funktion für Anredenvorschläge runden den Umfang des Kontaktdaten-Tools ab.

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