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Office: Tipps und Tricks für Excel, Word, Outlook und mehr

Microsoft hat in Office 2010/13/16 viele kleine Funk­tionen versteckt, mit denen sich Word, Excel und Co. optimieren lassen. Wir geben nützliche Tipps.

Lexoffice: Online-Buchhaltung

© pressmaster - Fotolia.com

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Word: Übersicht per Gliederung

Damit Sie auch in einem Word Dokument eine Struktur erstellen können, bieten sich Aufzählungszeichen an. Sie notieren zunächst die benötigten Stichpunkte, zum Beispiel was vor einer Abreise zu beachten ist: Netzstecker ziehen, Heizung, Herd und Elektrogeräte aus, Wasser abdrehen, Lichter aus, Fenster, Türen und Rollläden schließen, Kühlschrank ausschalten, Müll­ eimer leeren und Anrufbeantworter/Rufumleitung. 

Damit diese Auflistung, die Sie untereinander eintip­pen, übersichtlicher wird, markieren Sie die Inhalte und klicken anschließend im Startmenü in der Grup­pe Absatz auf das Symbol Aufzählungszeichen. Schon sehen die Stichpunkte geordneter aus. Mit einem Klick auf das Symbol Nummerierung wird es noch übersicht­licher. Sie haben die Möglichkeit, die Nummerierung anzupassen. Klicken Sie dazu auf den kleinen Auswahlpfeil neben dem Symbol Nummerierung

Neben der arabischen Nummerierung steht Ihnen auch die römische Nummerierung zur Verfügung. So werden Ihre Stichpunkte strukturiert dargestellt. Wenn Sie einen weiteren Stichpunkt einfügen, wird Ihre Nummerierung automatisch ergänzt. Sie können auch einen Stichpunkt zwischen die bestehenden Stichpunkte einfügen. Dann werden Ihre Stichpunkte automatisch neu durchnummeriert.

Office Word Nummerierung

© Microsoft

Über dieses Menü zur Gliederung strukturieren Sie Ihre Stichpunkte mithilfe von Aufzählungszeichen, Buchstaben oder Nummerierungen.

Powerpoint:  Während einer Präsentation die Darstellung ausblenden 

Bei einer PowerPoint­-Präsentation ist es erfreulich, wenn die Zuschauer fasziniert auf die Leinwand gu­cken. Vielleicht möchten Sie die Aufmerksamkeit aber auch mal wieder auf sich als Vortragender lenken. Dann können Sie während der Präsentation die Dar­stellung auf der Leinwand kurzzeitig ausblenden. 

Sobald Sie im Präsentationsmodus auf der Tastatur die Taste [W] für White betätigen, wird anstatt der Folie ein weißer Hintergrund dargestellt. Mit der Taste [Esc] wird die aktuelle Folie wieder eingeblendet. Möchten Sie anstatt des weißen Hintergrunds lieber einen schwar­ zen Hintergrund darstellen, betätigen Sie die Taste [B] für Black. Auch hier gelangen Sie mit der Taste [Esc] wieder auf die aktuelle Folie.

Excel: Überlappungen im Diagramm automatisch farblich hervorheben 

Dazu brauchen Sie nur das passende Diagramm wie zur folgenden Beispieltabelle und etwas Transparenz. Sie möchten nun etwa aus der Klimatabelle links unten die Monate kenntlich machen, in denen die Tempera­tur die Niederschlagsmenge überschreitet. Aktivieren Sie das Register Einfügen, und wählen Sie in der Gruppe Diagramme das Flächendiagramm aus. Markieren Sie in dem Diagramm die Datenreihe Niederschlag in mm. Kli­cken Sie auf die rechte Maustaste, und wählen Sie im eingeblendeten Kontextmenü den Befehl Datenreihen formatieren aus. 

Office Excel Tabelle

© Microsoft

Office Excel Tabelle

Im jetzt eingeblendeten Aufgabenbe­reich aktivieren Sie das Symbol Füllung und Linie. Erwei­tern Sie die Kategorie Füllung, und wählen Sie die Füll­farbe Blau aus. Stellen Sie die Transparenz auf den Wert 50% ein. Wählen Sie jetzt die Datenreihe Temperatur in C aus. Stellen Sie die Füllfarbe auf Rot und die Transparenz auf 25% ein. Jetzt wird die Überlappung deutlich dargestellt. Bei Änderungen der Daten wird der neue Überlappungsbereich sofort angepasst.

Office Excel Diagramm

© Microsoft

Zur Darstellung von Überlappungen wählen Sie das Flächendiagramm aus. Stellen Sie anschließend die gewünschten Farben und die Transparenz für die Datenreihen ein.

Outlook: Kalenderwochen im Datumsnavigator sichtbar machen 

Im Geschäftsleben wird häufig mit der Angabe von Kalenderwochen gearbeitet. Dabei umfasst das Ka­lenderjahr mindestens 52 Wochen, die als Kalender­wochen (KW) durchnummeriert werden. Die Kalender­woche ist nach ISO 8601 folgendermaßen definiert: Kalenderwochen haben 7 Tage, beginnen an einem Montag und werden über das Jahr fortlaufend nummeriert. Die Kalenderwoche 1 eines Jahres ist diejeni­ge, die den ersten Donnerstag enthält.

So viel zur Theorie. Standardmäßig werden die Kalen­derwochen in der Monatsansicht und im Datumsnavi­ gator von Outlook nicht mit angezeigt. Das ist ärger­lich, aber dieses Manko können Sie mit einer Einstel­lung in den Optionen beseitigen.

Aktivieren Sie das Register Datei und klicken dort auf das Symbol Optionen. Das Dialogfenster Outlook-Optionen wird eingeblendet. Wählen Sie in diesem Fenster die Kategorie Kalender aus. Ziehen Sie den Scroll­Bal­ken auf der rechten Fensterseite so weit nach unten, bis der Bereich Anzeigeoptionen sichtbar ist. Setzen Sie in diesem Bereich einen Haken in das Kontrollkäst­chen Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Ab sofort werden die Kalender­wochen sowohl im Datumsnavigator als auch in der Monatsansicht des Kalenders eingeblendet.

Office Outlook Kalenderwoche

© Microsoft

Die Nummern der Wochen im Datumsnavigator legen Sie in den Outlook-Optionen fest.

Word: Text in eine Tabelle wandeln 

Für die übersichtliche Darstellung und Ausrichtung von Texten ist es häufig vorteilhaft, den Text in einer Tabelle darzustellen. Sie haben zum Beispiel eine Text­ übersetzung: Jetzt ist Wochenende. Da machen wir es uns gemütlich. – Nu er weekend. Vi gør det behageligt. Mar­kieren Sie den umzuwandelnden Text. Aktivieren Sie das Register Einfügen. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil unter­ halb des Symbols Tabelle. Wählen Sie den Befehl Text in Tabelle umwandeln aus. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Wählen Sie in diesem Beispiel im Be­ reich Text trennen bei die Option Andere: - aus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird Ihr Text in eine Tabelle mit zwei Spalten umgewandelt.

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Office Word Text in Tabelle

© Microsoft

Mit dem richtigen Texttrennzeichen wandeln Sie in Word Fließtext schnell in Tabellen um.

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