Mit Signaturen lassen sich immer wiederkehrende Textbausteine für eine E-Mail, beispielsweise die Kontaktdaten am Ende einer Mail, im Programm hinterlegen und bei Bedarf automatisch hinzufügen.

Schritt 1: Signaturen-Editor öffnen

Sie haben zwei Möglichkeiten, den Signaturen-Editor zu öffnen. Entweder gehen Sie bei geöffnetem Outlook den Pfad „Datei/Optionen/E-Mail/“ und dann rechts auf den Schaltknopf „Signaturen“. Sie erreichen den Editor ebenfalls, indem Sie „Eine neue E-Mailnachricht“ öffnen und das Icon „Signatur“ im Feld „Einschließen“ des Registers „Nachricht“ auswählen.

Schritt 2: Neue Signatur erstellen

Im Editor lassen sich nun bereits bestehende Signaturen bearbeiten oder über den Schaltknopf „Neu“ im Register „E-Mail- Signatur“ ein neuer Textbaustein anlegen. Dazu vergeben Sie im ersten Schritt einen kurzen prägnanten Namen für die Signatur, wie beispielsweise „Kontaktdaten“ oder „Lieferadresse“. Drücken Sie „OK“ und der Eintrag (blau hinterlegt) ist bereit zum Bearbeiten.

Schritt 3: Signatur bearbeiten

Nun können Sie im Eingabefeld unter „Signatur bearbeiten“ Ihren Textbaustein zusammenstellen. Dazu stehen Ihnen ähnlich wie bei Word einige Formatierungsoptionen wie beispielsweise die Schriftart, die Schriftgröße oder die Schriftform zur Verfügung. Neben dem Text lassen sich über das zweite Icon von rechts auch Bilder einfügen, beispielsweise das Logo der Firma.

Schritt 4: Standardsignatur festlegen

Unter dem Eintrag „Standardsignatur auswählen“ ordnen Sie den Textbaustein einem E-Mail-Konto zu. Weiterhin können Sie entscheiden, ob die Signatur automatisch auf jeder „Neuen Nachricht“ oder/und bei „Antworten/ Weiterleitungen“ in der Mail erscheint. Mit „OK“ übernehmen Sie Ihre Signatur und die Anfügebedingungen in das E-Mail-Programm. Über den gleichen Weg lassen sich Signaturen auch wieder löschen und wie schon erwähnt bearbeiten, um beispielsweise die Kontaktdaten bei Änderungen zu aktualisieren.