Dokumente mit Zukunft

Office-Dateiformate im Test

Künftig spricht niemand mehr über DOCs, die nur Microsoft Office korrekt öffnet. Auf XML basierende Dateien werden Standard. PC Magazin prüft, wie gut die Konvertierung bestehender Dateiformate klappt.

Office-Dateiformate im Test

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Office-Dateiformate im Test

Mit Office 2007 führte Microsoft ein neues Dateiformat für Word, Excel und PowerPoint ein. Dokumente in diesem Format lassen sich nicht mehr ohne weiteres mit früheren Office-Versionen öffnen. Das sorgt für Ärger.

Dabei verspricht der Software-Gigant, dass das neue Format - Office Open XML oder kurz OOXML - die Brücke schlägt zwischen den binären Dateitypen bisheriger Office-Versionen und dem Industriestandard XML. Vorteile sollen kleinere Dokumente, sichere Datenhaltung und Kompatibilität über Programm- und Herstellergrenzen hinweg sein.

Mit den gleichen Versprechen wirbt das OpenDocument Format um die Gunst der Anwender. OpenDocument ist Standard in OpenOffice.org, Suns StarOffice sowie IBMs Gratis-Office Lotus Symphony und weiteren Büro-Tools aus dem Open-Source-Umfeld. Microsofts Office Open XML und OpenDocument buhlen aber nicht nur darum, zum Standard auf dem Desktop zu werden. Auch Unternehmen und Regierungsorganisationen suchen ein Format, in dem sie Daten zukunftssicher speichern können.

Volle Bandbreite: Office 2007

Office-Dateiformate: Google Text & Tabellen

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Datensalat: Die Online-Tabellenkalkulation Google Text & Tabellen liest keine Dokumente aus Office 2007 ein.

Quasi unendlich große Excel-Tabellen mit informativen, bunten Formatierungen innerhalb der Zellen und PowerPoints mit schicken Spiegelungen oder modernen 3D-Diagrammen. Auch an der Oberfläche unterscheiden sich die neuen von den alten Office-Dateiformaten.

Daneben sind der Speicherbedarf geringer und die Dateiendungen verschieden. Unter der Oberfläche packen Word & Co. XML-Daten und Binärinhalte wie Bilder in ein ZIP-Archiv, wenn sie ein Dokument im Format Office Open XML schreiben.

Office 2007 bringt Importfilter für die alten Microsoft-Dateiformate mit und konvertiert Inhalte nahezu problemlos in OOXML. Dabei werden Spezialformatierungen früherer Office-Produkte 1:1 übersetzt und wie im Original gespeichert.

Im Test unterlaufen der Bürosuite lediglich kleinere Fehler wie verschobene Zeilen- und Seitenumbrüche. Leerseiten und fehlerhafte Verweise im Inhaltsverzeichnis sowie Index sind die Folge. Das ist ärgerlich, insbesondere dann, wenn Dokumente im Stapel konvertiert und ungeprüft archiviert werden.

Benutzer, die auf DOC als Archivformat setzen, verlieren in Office 2007 neu eingeführte Funktionen wie bedingte Formatierungen oder Schwärzungen. Mehr noch: Durfte eine Tabelle früher maximal 256 Spalten und 65 536 Zeilen haben, unterstützt XLSX bis zu 16 384 Spalten und 1 048 576 Zeilen. Beim Speichern im alten Binärformat schneidet Excel 2007 die Tabelle einfach ab. Datenverlust ist vorprogrammiert.

Google als Office-Viewer

Office-Dateiformate: Google-Suche

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HTML-Ansicht: Wie PDFs zeigt die Google-Suche auch Excel-2007-Daten in der Vorschau an -- das genügt für Copy & Paste.

Eine Google-Suche nach dem Muster "[Suchbegriff] filetype:docx" findet DOCX-Dokumente, die den Suchbegriff enthalten. Google bietet wie zum Beispiel bei PDFs auch bei den Office-Open-XML-Files eine HTML-Vorschau an.

Darin fehlen eingebundene Bilder. Absätze, Zeilen- sowie Seitenumbrüche werden größtenteils ignoriert und Schriftformatierungen nur rudimentär umgesetzt. Immerhin: Anwender ohne installiertes Office 2007 übernehmen per Copy & Paste beliebige Daten aus den Dokumenten.

In der Kopfzeile der HTML-Ansicht speichern Anwender die Datei per Mausklick, allerdings meldet Google irrtümlicherweise, dass ein ZIP-komprimierter Ordner zum Download bereit steht. Fügt der Benutzer im Speichern-unter-Dialog die Endung .docx an, sichert Google ein Word-2007-File. Anderenfalls landet ein ZIP-Archiv auf der Festplatte, dessen Suffix der Anwender von Hand modifizieren muss.

Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Kopie online bearbeiten öffnet Google Text und Tabellen die Datei, obwohl die neuen Microsoft-Formate offiziell gar nicht unterstützt werden. So produziert das Online-Office dann auch nur Datenmüll. Als Konvertierprogramm von Office Open XML in DOC oder OpenDocument taugt Google also nicht.

Kompatibilität nachrüsten

Mithilfe des kostenlosen Compatibility Packs (http://office.microsoft.de) ergänzen Benutzer Im- und Exportfilter für DOCX, XLSX und PPTX in alte Bürosuiten. Microsoft Office 2000, 2002 (XP) und 2003 lesen und schreiben dann das neue Dateiformat - wenn auch mit Hindernissen. Trotz des 28-MByte-Updates rüstet Microsoft nämlich die Unterstützung für große Excel-Tabellen in den alten Versionen nicht nach.

Das Öffnen eines Files mit mehr als 65 536 Zeilen scheitert im Test. Ebenso werden die neuen SmartArt-Grafiken aus Präsentationen oder Diagrammen nicht angezeigt. Office 2003 weist den User auf die Inkompatibilitäten hin und öffnet die Dokumente mit Schreibschutz. Die Inhalte rettet dann nur Office 2007.

Konkurrenzformat OpenDocument

Obgleich der Marktanteil von Office 2007 noch vernachlässigbar klein ist, dominiert Microsoft mit den Vorversionen das Geschäft mit Bürosoftware. Über 90 Prozent der Anwender nutzen ein Programm des Redmonder Herstellers. Durch Suiten wie OpenOffice. org und Lotus Symphony von IBM bekommt der Marktführer aber zunehmend Konkurrenz.

Die Alternativlösungen haben das Dateiformat OpenDocument gemein. Dieser Filetyp ähnelt Microsofts Office Open XML, wird aber von Microsoft nicht direkt unterstützt. Entsprechend hakt es bei der Übersetzung vom einen ins andere Format.

Auch das Konvertieren der alten Microsoft-Formate wie DOC oder XLS in OpenDocument gelingt nur mit Abstrichen. Der Grund: Der Dateityp ist nicht für die Umsetzung aller Formatierungen in Word & Co. gemacht, die in den Microsoft-Programmen möglich sind. Das Resultat sind fehlerhaft übersetzte Einrückungen, Formeln und Umbrüche.

Im Test mit der aktuellen Version 2.4 von OpenOffice.org fehlen in Texte eingebundene Grafiken, Formatierungen wie zum Beispiel kursiv sind fälschlicherweise als Fettungen interpretiert, Fußnotenverweise nicht hochgestellt und die Seitenränder verschoben. Probleme gab's auch beim Übertragen von Textrahmen, die in der Zeile positioniert waren, sowie mit harten Seitenumbrüchen. Fehlerhafte Verweise in Inhaltsverzeichnissen oder Indizes sind die Folge - wie beim Microsoft-Format.

Office-Dateiformate: OpenOffice.org 2.4

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Verfälscht: Die Bezüge zwischen Excel-Tabelle und Diagramm stimmen nach dem Konvertieren in OpenDocument nicht mehr.

Die Tabellenkalkulation Calc erweiterte eigenmächtig Diagrammbezüge und verfälschte so die Charts. Bevor man ein OpenDocument-File also ins Archiv ablegen kann, sind zumindest ein prüfender Blick, wenn nicht sogar Korrekturen oder Ergänzung notwendig.

Obwohl Lotus Symphony auf OpenOffice.org basiert, interpretierte die IBM-Lösung die gleichen Dokumente anders. Immerhin weist eine Fehlermeldung beim Öffnen der Dateien den Benutzer auf Kompatibilitätsprobleme hin. Bei Spezialformatierungen hat die Software Schwierigkeiten: Zwar werden im Gegensatz zu OpenOffice.org eingebundene Bilder korrekt wiedergegeben, Tabellenspalten in Textdateien sind aber verschoben.

Mit harten Seitenumbrüchen und bedingten Zeilenumbrüchen hat Lotus Symphony die gleichen Probleme wie OpenOffice.org. Die IBM-Lösung nutzt einen anderen Quellcode-Stand.

Fazit

Office-Dateiformate: Lotus Symphony

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Warnung: Lotus Symphony weist den Anwender auf möglichen Datenverlust durch Kompatibilitätsprobleme hin.

Aufgrund der kleineren Kompatibilitätsprobleme sieht Microsoft wie der Sieger im Wettstreit der XML-Dateiformate aus. Um Nacharbeit kommt der Benutzer aber auch bei Office Open XML nicht herum - ein ernüchterndes Ergebnis, insbesondere, da sich der Software-Gigant die Abwärtskompatibilität seines Formats groß auf die Fahne schreibt.

OpenDocument hat dagegen schon heute mit einem Problem zu kämpfen, das Microsofts Konkurrenzformat noch gar nicht haben kann: die verschiedenen Implementierungen in unterschiedliche Bürosuiten. Office Open XML gibt es schließlich derzeit nur in Microsoft-Produkten.

Die Brücke zwischen beiden Formaten schlägt ein Konvertier-Tool auf Open-Source-Basis: OpenXML/ODF Translator () besteht aus sechs Programmen: für Excel, Word und PowerPoint gibt es jeweils ein Kommandozeilentool für die Stapelverarbeitung mehrerer Dokumente und ein separates Plug-in für die Office-Applikationen.

Das Plug-in rüstet in Office 2007 Import- und Exportoptionen für OpenDocument nach. Die Ergebnisse sind allerdings vergleichbar frustrierend wie die Resultate der Im- und Exportvorgänge in Microsoft Office, OpenOffice.org und Lotus Symphony.

Anwendern, die Dokumente einmal für die Ewigkeit sichern wollen, speichern am besten PDFs. Damit sind die Inhalte zwar nicht mehr so einfach handhabbar wie in Word-Dateien, Kompatibilitätsschwierigkeiten können aber weitgehend vermieden werden.

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