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Maßgeschneidertes Dokumentenmanagement - Best Practice

Um die Outputkosten zu senken und die Dokumentensicherheit zu erhöhen, konsolidierte die BASLER FASHION GmbH europaweit ihre Drucker- und Kopiererflotte. Das Ergebnis: eine Kostenreduktion von 56 Prozent.

Maßgeschneidertes Dokumentenmanagement bei BASLER FASHION

© Hersteller

Maßgeschneidertes Dokumentenmanagement bei BASLER FASHION
BASLER FASHION - Firmenzentrale

© BASLER FASHION

Die Firmenzentrale von BASLER FASHION

Im Jahr 1936 in Berlin gegründet ist BASLER FASHION heute ein international agierender Hersteller und Vermarkter von Damenmode. Als eine der wenigen deutschen Marken in diesem Bereich ist das Unternehmen auf allen Kontinenten mit eigenen Geschäften vertreten und betreibt weltweit über 80 Monobrand-Stores. Zudem gibt es die Damenmodemarke in Kaufhäusern wie Harrods, El Corte Ingles und Bloomingdale's. Die Strategie von BASLER FASHION, das seinen Sitz in Goldbach bei Aschaffenburg hat, setzt dabei auf einen kontinuierlichen Ausbau des nationalen wie internationalen Geschäfts.

Hierzu galt es die Druck-, Scan- und Kopierprozesse in der Unternehmenszentrale sowie den Geschäften in der Wirtschaftsregion EMEA - Europe, Middle East, Africa - neu aufzusetzen und effizienter zu gestalten, wie IT-Leiter Marco Breier erklärt: "Unsere Systemflotte ist über die Jahre heterogen gewachsen und verursachte somit hohe Betriebskosten sowie einen entsprechenden Wartungsaufwand. Hauptziel war es daher, die Ausgaben in diesem Bereich deutlich zu senken."

Volle Kostenkontrolle mit SequiMe

Um eine entsprechende Optimierungsstrategie zu erarbeiten, wandte sich BASLER FASHION an die BÜPAK GmbH. Der KYOCERA-5-Sterne-Partner empfahl den Systempark durch moderne und ressourcenschonende Systeme von KYOCERA zu konsolidieren.

Um die Kosten im Griff zu halten und den administrativen Aufwand zu verringern, entschied das Modeunternehmen zusammen mit BÜPAK die Print-&-Follow-Lösung SequiMe unternehmensweit einzuführen. Dadurch müssen sich die Mitarbeiter von BASLER FASHION über ihren Dienstausweis zunächst am jeweiligen Endgerät authentifizieren, bevor sie den Druck-, Scan- oder Kopiervorgang auslösen können.

Maßgeschneidertes Dokumentenmanagement bei BASLER FASHION

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Dokumentenmanagement: Informationen gibt es bei KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH

Fehldrucke und im Ausgabefach vergessene Dokumente, die zudem ein Sicherheitsrisiko darstellen, gehörten somit der Vergangenheit an: "Die Software gewährleistet die zentrale Überwachung aller eingebundenen Maschinen und stellt so eine optimale Systemverfügbarkeit sicher. Auch detaillierte Auslastungsanalysen können mit ihr erstellt werden. Ferner werden wir direkt bei Störungen informiert, was Reaktionszeiten bei Ausfällen deutlich verkürzt. Auch ein Kostenstellenmanagement wurde durch die Lösung möglich", erklärt Benedikt Bruns, Systemadministrator bei BASLER FASHION die Vorteile von SequiMe.

Erwartungen übertroffen

Für einen besseren Überblick über die einzelnen Systeme und Tonerstände wurde zudem ein Fleetmanagement aufgesetzt. Auf diese Weise konnte eine zentrale Anlaufstelle für Wartung, Reparatur und die Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien geschaffen werden, wodurch die Gesamtbetriebskosten für die ganze Flotte noch einmal sanken.

"Wir sind mit den Ergebnissen der Konsolidierung mehr als zufrieden und unsere Ziele wurden sogar übererfüllt" erklärt Marco Breier. So ließen sich die Output-Kosten um etwa 56 Prozent senken. Zudem konnte die IT-Abteilung mit der Konsolidierung zu einer besseren Umweltbilanz des gesamten Unternehmens beitragen:

Durch die Umstellung auf ressourcenschonende KYOCERA Drucker und Multifunktionssysteme, ließen sich 75 Tonnen CO2-Emissionen innerhalb der fünfjährigen Projektlaufzeit einsparen.

Durch den klimaneutralen Toner von KYOCERA werden in diesem Zeitraum zusätzlich noch einmal rund  25,4 Tonnen CO2 kompensiert.

Systemadministrator Benedikt Bruns freut sich daher über den Erfolg des Projekts: "Das Feedback unserer Mitarbeiter zu den neuen Systemen beziehungsweise der neuen Drucker-Infrastruktur ist überaus positiv. Die Akzeptanz der Systeme war aufgrund der einheitlichen Benutzeroberfläche sowie der Print-&-Follow-Lösung SequiMe an den verschiedenen Standorten sehr hoch, wozu sicherlich auch die gute Teamarbeit zwischen unserer IT, KYOCERA sowie BÜPAK beitrug."

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