Finden statt suchen

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Endlich hat Windows Vista eine recht ordentliche Suchfunktion an Bord. Lesen Sie hier, wie Sie aus dieser Suchfunktion mit ein paar Tricks eine echte Findefunktion machen.

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Die Suche von Windows Vista ist auf den ersten Blick eine spröde Angelegenheit. Umsteiger von Windows XP oder gar Windows 98 wissen oft mit den vielen Suchfenstern in ihrem neuen Betriebssystem nichts anzufangen. Geben Sie der neuen Funktion und dem Indexdienst trotzdem eine Chance. Gegenüber vielen anderen Suchprogrammen hat Windows Desktop Search (WDS) nämlich echte Vorteile:

  • Die Suchfunktion ist kostenlos.
  • Sie ist voll in Windows Vista und Office 2007 integriert. Sie müssen also nicht mit Zusatzprogrammen hantieren, sondern haben ihr Suchfenster in Outlook, im Explorer und sogar im Start-Menü immer griffbereit.
  • Sie ist erweiterbar.

WDS gibt es in allen Versionen von Windows Vista. Auch unter Windows XP lässt sie sich nachrüsten. Laden Sie das Tool einfach von der Adresse www.microsoft.com/down loads/search.aspx?displaylang=de herunter. Suchen Sie nach Alle Downloads und geben Sie

Windows Desktop Search

ein. Sie bekommen den Link zur aktuellen Version. Bei Redaktionsschluss war das die Version 3.01.

Windows-Suche benutzen

Zur Suche benutzen Sie unter Windows Vista das Fenster oben rechts im Windows-Explorer. Alternativ rufen Sie wie schon unter Windows XP mit [Win-F] das Suchfenster auf. Mit dem Suchfeld im Start-Menü können Sie ebenfalls nach Daten fahnden. Haben Sie ein paar Buchstaben eingegeben, erscheint im Ergebnisfenster darüber die Option Alle Ergebnisse anzeigen. Ein Klick darauf bringt wieder das Suchfenster zum Vorschein.

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Verzeichnisse wählen: Hier stellen Sie ein, welche Ordner der automatische Indexdienst auf neue Dateien überwachen soll.

Die Suche können Sie auch direkt aus Outlook 2007 aufrufen. Laden Sie sich die Windows Live Toolbar von der Adresse http:// toolbar.live.com/?mkt=de-de herunter, bekommen Sie zusätzlich im Internet Explorer ein Suchfenster. Von hier aus suchen Sie von einem Menü aus sowohl im Web als auch auf Ihrem Desktop-Rechner nach Daten.

Beschäftigt sich die Software nur mit indizierten Ordnern, geht die Suche rasend schnell. Sie sehen schon beim Tippen die gefundenen Dateien. Sollten Sie an einem nicht-indizierten Ort suchen, dauert das Verfahren wesentlich länger. Deshalb ist es wichtig, den Indexdienst richtig einzustellen.

Indexdienst konfigurieren

Anders als noch bei Windows XP ist der Indexdienst in Vista automatisch aktiviert. Das heißt, dass bestimmte Dateitypen wie zum Beispiel Word-Dokumente in bestimmten Ordnern automatisch erfasst werden, wenn Sie sie neu anlegen oder verschieben. Dabei fertigt der Indexdienst ein Inhaltsverzeichnis aller erfassten Dateien an. Mit Hilfe dieses Inhaltsverzeichnisses funktioniert die Suche nach einer Datei ähnlich wie bei einem Buch: Anstatt alle Seiten einzeln durchzublättern, bis man ein bestimmtes Kapitel gefunden hat, springt man über den Index direkt zur gewünschten Seite. Jede Suche per Index geht also erheblich schneller als eine Suche Datei für Datei.

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Dateitypen auflisten: In diesem Menü kontrollieren Sie, ob ein bestimmter Dateityp vom Indexdienst erfasst und richtig indiziert wird.

Den Windows-Suchindex konfigurieren Sie über Start/Systemsteuerung. Schalten Sie hier auf Klassische Ansicht um. Jetzt sehen Sie das Modul Indizierungsoptionen. Öffnen Sie es und klicken Sie zuerst auf Ändern und dann auf Alle Orte anzeigen. Jetzt legen Sie in der oberen Hälfte fest, welche Ordner, der Indexdienst überwachen soll. Die Standardeinstellungen passen für die meisten Anwendungen. Esmacht keinen Sinn, Programmverzeichnisse in die Liste der durchsuchten Ordner aufzunehmen, das verlangsamt die Suche nur unnötig.

Klicken Sie im Menü Indizierungsoptionen auf Erweitert können Sie den Ort festlegen, an dem der Suchindex gespeichert wird. Mit einem Klick auf Neu erstellen stoßen Sie per Hand eine Neuindizierung Ihrer Dateien an. Das kann notwendig sein, wenn Sie wie unten beschrieben eine Erweiterung der Suchfunktion installieren. Normalerweise arbeitet der Indexdienst unter Windows Vista aber vollautomatisch und indiziert neue Dateien selbstständig.

Suche erweitern

WDS kennt verschiedene Arten von Suchen. Im einfachsten Fall sucht das Tool nur nach Dateinamen und Metadaten wie Markierungen von Bilddateien. Den Inhalt einer Datei, also zum Beispiel den Text, sieht er sich aber nicht an. Wenn Sie viele Textdokumente auf Ihrem Rechner haben, ist Ihnen das wahrscheinlich zu wenig. Schließlich wollen Sie zum Beispiel nach Dokumenten suchen, in denen das Wort Bilanz vorkommt. Standardmäßig kann WDS nur die Inhalte bestimmter Dateitypen wie zum Beispiel .doc und .rtf indizieren. Welche Typen es genau sind, erfahren Sie unter der Web-Adresse www.micro soft.com/windows/desktopsearch/techni cal/searchtype.mspx.

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Kostenlose Suchprogramme

Unter Windows XP können Sie auch die WDSHilfe konsultieren.

Das Schöne an der Suchfunktion ist aber, dass Sie sie mit so genannten IFilter-Erweiterungen ergänzen können. Damit erfassen Sie auch die Inhalte von Dateitypen, die vorher verschlossen waren. IFilter finden Sie es unter den Adressen, die wir im Kasten Wichtige Links zur Vista-Suche zusammengefasst haben. Installieren Sie diese Filter und Windows Desktop Search erfasst zum Beispiel auch MP3-Dateien und Zip-Ordner.

Ein gutes Beispiel für eine solche Erweiterung ist der Acrobat Reader 8.0. Installieren Sie ihn unter Windows Vista, wird automatisch ein IFilter für PDF-Dateien ergänzt. Damit kann die Suche auch den gesamten Text eines PDF-Dokuments erfassen. Eventuell müssen Sie nach der Installation unter den erweiterten Indizierungsoptionen auf Neu erstellen klicken, damit Vista ihre PDF-Dateien auch indiziert. Alternativ reicht es, die Datei von einem indizierten Ordner in den anderen zu bewegen, damit der Indexdienst merkt, dass das jeweilige Dokument vorhanden ist. Wird der Text einer PDF-Datei nicht vom Indexdienst erfasst, kann das daran liegen, dass diese Datei verschlüsselt ist. Die meisten IFilter funktionieren auch nicht unter 64- Bit-Versionen von Windows Vista und Windows XP. Ersparen Sie sich den Ärger, und installieren Sie die Filter nur, wenn Sie ausdrücklich 64-Bit-Systeme unterstützen.

Wie für das PDF-Format gibt es auch für OpenOffice.org, StarOffice, WordPerfect und viele andere Office-Formate IFilter. Auch Multimedia- Dateien, zum Beispiel im MP3-Format indizieren Sie auf diese Weise.

Filter im Überblick

Mit dem Tool IFilter Explorer von Citeknet bekommen Sie schnell einen Überblick über alle installierten IFilter. Nicht ganz so übersichtlich ist die Liste in den Indizierungsoptionen. Rufen Sie Start/Systemsteuerung /Indizierungsoptionen auf und klicken Sie auf Erweitert. Wechseln Sie auf den Reiter Dateitypen. Jetzt können Sie unter der Spalte Filterbeschreibung sehen, ob für den jeweiligen Typ ein Filter installiert ist. Ist das der Fall, sollte weiter unten die Option Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren aktiviert sein. Sonst werden nur der Dateiname und die Metadaten erfasst (Nur Eigenschaften indizieren).

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Dateifilter: Mit dem IFilter Explorer von Citeknet verschaffen Sie sich einen Überblick über die installierten IFilter-Erweiterungen.

Neben den IFilter-Erweiterungen gibt es auch von Microsoft noch zwei Ergänzungen zur Desktop-Suche. Mit dem einem Add-in erfasst die Suche auch die im Verlauf des Internet Explorer gespeicherten Webadressen, mit dem anderen greift der Dienst auf den Datensynchronisationsdienst Folder Share von Windows Live zu (www.foldershare.com). Am schnellsten finden Sie diese Ergänzungen über die Windows-Desktop-Search-Site. Die Adresse steht im Kasten Wichtige Links zur Vista-Suche.

Niemals filterlos

Eine Stärke von Windows Desktop Search sind die Filter zusammen mit den konfigurierbaren Suchordnern. Immer, wenn eine Abfrage unübersichtlich viele Treffer hervorbringt, sollten Sie sich mit Filtern an das richtige Ergebnis herantasten. Nehmen wir an, sie haben das Suchwort

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Präzise Suche: Über diese Eingabefelder der erweiterten Suche schränken Sie die Suchorte, das Datum der Fundstücke und bei Bedarf auch deren Größe ein.
Bilanz

eingegeben und eine riesige Menge an Treffern bekommen. Was ist zu tun? Im Suchfenster können Sie links den Typ des gesuchten Dokuments einschränken, zum Beispiel auf E-Mail oder Dokument. Jetzt sehen Sie nur noch E-Mails oder Textdateien, die Ihrer Suche entsprechen. Sie können aber auch auf Erweiterte Suche klicken und die Treffermenge über das Änderungsdatum verkleinern. Jetzt erscheinen nur Dokumente aus einem bestimmten Zeitraum.

Advanced Query Syntax

Mit den erwähnten Filtern sind Sie aber noch lange nicht am Ende der WDS-Möglichkeiten angelangt. Dank der Advanced Query Syntax, zu Deutsch Erweiterte Abfragesyntax, stehen Ihnen weitere Filter zur Verfügung. Die Form der Abfrage ist ganz einfach. Geben Sie den Namen einer Spaltenüberschrift auf der rechten Seite des Suchfensters gefolgt von einem Doppelpunkt ein. Darauf folgt Ihr Suchwort, also zum Beispiel

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Name:Bilanz

Beim Suchwort können Sie auch das Zeichen * (Wildcard) benutzen, um nach Zeichenfolgen innerhalb eines Wortes zu suchen, zum Beispiel

Name:*bilanz

Diese Abfrage sucht nach Dateien, die Jahresbilanz oder Zwischenbilanz heißen. Sie können als Kriterium auch Typ, Ordner oder Autoren nehmen. Damit ist die Auswahl aber immer noch nicht zu Ende. Klicken Sie die Zeile mit den Spaltenüberschriften rechts an und wählen Sie Weitere. Sie sehen nun eine Liste mit allen möglichen Metainformationen, die mit einer Datei gespeichert werden. Alle Kriterien können Sie für Ihre Abfragen nach obigem Muster benutzen. Nicht alle Abfragen ergeben allerdings sinnvolle Resultate, weil die fraglichen Metainformationen bei den gesuchten Dateien fehlen.

Komplexere Abfragen

Wollen Sie nach mehreren Wörtern suchen, schließen Sie diese in Klammern ein:

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Wichtige Links zur Vista-Suche
Autoren:(Franz Meier)

Soll es ein Zitat sein, schreiben Sie die Wörter in Anführungszeichen.

Betreff:"Gut gemacht"

Bei Datumsangaben sind Verweise wie gestern, heute, diese Woche und letzte Woche erlaubt. Eine gute Auflistung der in der Advanced Query Syntax erlaubten Ausdrücke finden Sie im Web (auf Englisch) unter www. microsoft.com/windows/desktopsearch/ addresources/advanced3.mspx.

Suchordner sichern

Haben Sie sich die Arbeit gemacht, eine gute Suchabfrage zu formulieren, egal, ob mit der Advanced Query Syntax oder mit dem Suchmenü, dann sollten Sie diese als Suchordner speichern. Geben Sie die Suche wie beschrieben ein, und klicken Sie dann auf Suche speichern.

Indexdienst ausschalten

Sollten Sie statt WDS lieber ein anderes Such-Tool benutzen – eine Auswahl finden Sie im Kasten Kostenlose Suchprogramme – können Sie die Suchfunktion auch abschalten. Rufen Sie dazu Start/Systemsteuerung auf und rufen Sie in der klassischen Ansicht das Modul Verwaltung auf. Wählen Sie auf der rechten Seite den Punkt Dienste.

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In der Liste der Dienste wählen Sie Windows Suche und klicken links auf Dienst beenden. Klicken Sie den Punkt danach rechts an, und wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften. Unter dem Reiter Allgemein stellen Sie den Starttyp auf Deaktiviert. Treten später Fehler auf, schalten Sie Indizierung wieder ein.

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