Wie Excel Access das Fürchten lehrt

Excel-Datenbankfunktionen

Als größte Konkurrenz der Datenbank Access sieht Microsoft die Tabellenkalkulation Excel. Weil es meistens schnell gehen soll, verwenden viele Anwender lieber eine Tabelle statt der Datenbank. Mit den von uns vorgestellten Funktionen wird Ihr Excel sogar zu einer extrem flexiblen Datenbank.

Excel-Datenbank

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Software,Business,Datenbank

Excel wird in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen für einfache, aber auch zum Teil sehr komplexe Aufgaben eingesetzt. Excel hat sich durch seine leichte Erlernbarkeit und die hohe Flexibilität unangefochten als Marktführer etabliert. Seine breite Verfügbarkeit hat dem Programm einen Quasi-Standard beschert.

Und obwohl Excel per se keine Datenbank- Anwendung ist, wie beispielsweise die Anwendung Access, die ebenfalls aus der MS-Office-Familie stammt, wird es dennoch sehr häufig zur Datenhaltung genutzt. Viele Anwender wissen allerdings nicht, dass Excel gerade für diesen Zweck eine ganze Reihe an Datenbankfunktionen bereithält, welche die Datenverwaltung erheblich vereinfachen können. Im Rahmen dieses Beitrags werden Sie diese Datenbankfunktionen kennen lernen und anschließend in der Lage sein, Ihre Daten wesentlich besser zu verwalten.

Datenbankfunktionen sind sehr mächtig und dabei sehr schnell. Sie lassen sich auf ganze Spalten anwenden, benötigen allerdings immer auch einen separaten Kriterienbereich. Alle Datenbankfunktionen beginnen mit den Buchstaben DB (das Kürzel steht für Datenbank), gefolgt von dem eigentlichen Namen der Funktion. Die Syntax ist bei allen Datenbankfunktionen nahezu identisch, sodass Sie, wenn Sie eine Funktion beherrschen, auch alle anderen Funktionen leicht anwenden.

Die Tabelle Die Datenbankfunktionen von Excel listet die vorhandenen Befehle auf. Sie können diese Funktionen überall dort einsetzen, wo umfangreiche Datenmengen verarbeitet werden müssen, als beispielsweise in den Bereichen Finanzwesen, Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb und Personalwirtschaft.

Die Syntax für alle DB-Funktionen lautet ganz allgemein:

=Funktionsname(Datenbank;Datenbankfeld;Suchkriterien)

Syntax für DB-Funktionen

  • Funktionsname: Die Funktion wird immer mit dem (gewünschten) Funktionsnamen eröffnet (siehe Liste am Ende des Beitrags).
  • Datenbank: Als Datenbank werden in Excel eine Tabelle, die Überschriftennamen und die dazugehörigen Daten gesehen.
  • Datenbankfelder: Die Überschriften der Tabelle lauten in der Terminologie der Datenbankfunktion Datenbankfelder.
  • Suchkriterien: Der Bereich mit den Suchkriterien enthält die Informationen, auf welche die Datensuche ausgeweitet werden soll.

Der Vorteil dieser Funktionen liegt darin, dass Sie mit Hilfe des Kriterienbereichs genau und vor allem flexibel bestimmen, nach welchen Gesichtspunkten Sie Ihre Daten auswerten. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Kriterien im Sinne von UND oder ODER einstellen. Prinzipiell werden UND- Abfragen im Kriterienbereich nebeneinander, ODER Abfragen untereinander dargestellt.

Nachfolgend werden die in der Praxis am häufigsten vorkommenden Datenbankfunktionen an Hand typischer Fragestellungen vorgestellt. Zwei Datenbankfunktionen werden hierbei zusätzlich mit weiteren Excel- Funktionalitäten (Gültigkeit, Bedingte Formatierung) gekoppelt, um Ihnen zu zeigen, wie Sie Ihr Datenmanagement noch wesentlich verbessern können.

Die Funktion DBSUMME()

Ausgangssituation: In einer Tabelle sind die tagesbezogenen Umsätze und Mengen von Produkten inklusive deren Produkt-Kategorien aufgelistet.

Frage: Wie hoch ist der gesamte Umsatz in der Kategorie PC im Zeitraum zwischen dem 15.03.2008 und dem 28.03.2008?

Lösung:

1. Legen Sie zunächst im Zellenbereich A1:F1 an Hand der Tabellenüberschriften aus A4:E4 die Kriterienbenennung fest.

2. Vergeben Sie dann in A2:F2 die Suchkriterien (15.03.2008, <28.03.2008, PC), auf welche die Datensuche eingeschränkt werden soll.

3. Erfassen Sie nun in Zelle H2 die Formel =DBSUMME(A4:E18;"Umsatz";A1:F2).

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