Ratgeber: "IT-Strategien"

Drucken und sparen mit Document Solutions

Eine aktuelle IDC-Studie bestätigt, dass der deutsche Mittelstand zunehmend Print Services für sich entdeckt. Immer mehr Unternehmen planen zudem mit Document Solutions die Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse. Daneben könnte mobiles Drucken bald ein wichtiges Thema werden.

Drucken und sparen mit Document Solutions

© Hersteller/ Archiv

Drucken und sparen mit Document Solutions

Zum dritten Mal nach 2009 und 2010 befragten die Marktforscher von IDC im Frühjahr 2012 Fach- und Führungskräfte in der deutschen Wirtschaft für die Studie "Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012". An der Befragung beteiligten sich über 200 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 200 Mitarbeitern.

Das Ziel der Studie war es, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen zu untersuchen, die Print Management oder Document Solutions einsetzen, demnächst einführen möchten oder sich zumindest mit den Themen näher beschäftigt haben, und damit tiefere Einblicke in die Bedarfe der Firmen und Organisationen zu erhalten. Eine Zusammenfassung der Studie erhalten Anwenderunternehmen gratis unter idc.de.

Höhere Anforderungen an die IT

Die Senkung der IT-Kosten (52 Prozent) und die Verbesserung der Sicherheit (49 Prozent) sind für die befragten Fach- und Führungskräfte die wichtigsten Anforderungen an die IT in den kommenden ein bis zwei Jahren.

Neben diesen klassischen Aufgaben müssen die IT-Abteilungen deutscher Firmen die Fachbereiche und deren Geschäftsprozesse stärker als bisher unterstützen - dies gaben 51 Prozent der Befragten zu Protokoll - und stehen zudem vor der Herausforderung, deutlich flexibler als in der Vergangenheit auf neue Anforderungen, wie etwa konjunkturelle Schwankungen oder organisatorische Veränderungen, zu reagieren (46 Prozent).

Mit Print Management und Document Solutions können Anwenderunternehmen diesen Anforderungen begegnen. Zunächst werden mit Print Management die Druckkosten reduziert. Im zweiten Schritt lassen sich dann mithilfe von Document Solutions die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse effizienter und sicherer gestalten.

Immer mehr Unternehmen erkennen inzwischen den Nutzen von Print Management und Document Solutions. Diese beiden Bereiche wachsen immer weiter zusammen und können kaum noch isoliert voneinander betrachtet werden. Insbesondere mittelständische Unternehmen planen in den kommenden ein bis zwei Jahren, entsprechende Lösungen verstärkt zu implementieren.

Das Potenzial von Print Services

Viele der befragten Unternehmen beziehen aktuell von externen Print-Services-Anbietern vor allem Basisdienstleistungen wie Wartung und Support (56 Prozent), Gerätebeschaffung (51 Prozent) und das Verbrauchsmaterial (47 Prozent). Mit diesen sogenannten Basic-Print-Services-Verträgen (BPS) lassen sich die direkten Kosten senken; eine einzige Abrechnung und ein Reporting sorgen zudem für eine höhere Transparenz.

"Dieser Effekt ist allerdings schnell verpufft", gibt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter dieser Studie, zu bedenken und fragt: "Was nützen günstige Beschaffungskonditionen, wenn überflüssige Geräte eingekauft und parallel ein Wildwuchs an veraltetem Drucker-Equipment benutzt wird, der fehleranfällig ist, den Bedarf der Anwender nicht erfüllt und die Geräteflotte an veränderte Rahmenbedingungen nicht angepasst wird?"

Insbesondere mittelständische Unternehmen haben das offenbar erkannt, denn vor allem sie planen innerhalb der kommenden zwei Jahre, mit der Unterstützung von Managed-Print-Services-Anbietern (MPS) die Analyse und Bedarfsplanung (49 Prozent), die Gerätekonsolidierung (52 Prozent), das Asset Management (48 Prozent) und die fortlaufende Optimierung der Druckerumgebung (54 Prozent) zu verbessern.

"Damit schaffen sich diese Unternehmen eine optimale Basis, um nicht nur die direkten Kosten für Beschaffung und Betrieb zu senken, sondern insbesondere die versteckten Kosten aufzudecken und in der Folge zu reduzieren", ergänzt Matthias Kraus. Vielen Unternehmen sei nicht klar, dass die direkten Kosten - also die Anschaffungskosten für die Geräte und die Kosten für Verbrauchsmaterial - nur einen Bruchteil der gesamten Druckkosten ausmachen.

Steigende Produktivität im Fokus

Das Optimierungspotenzial durch Document Solutions steht bei den befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen außer Frage: Zwei Drittel der Befragten - und hier vor allem wieder der Mittelstand - sehen in Document Solutions eine geeignete Maßnahme, um dokumentenintensive Prozesse in Teilbereichen zu optimieren.

Am weitesten verbreitet sind elektronische Formulare (44 Prozent), Lösungen für sicheres Drucken und elektronische Archivierung (jeweils 34 Prozent) und die Digitalisierung und manuelle Weiterleitung von Dokumenten (32 Prozent) - also Software und Services, um Teilbereiche von Dokumentenprozessen zu verbessern oder die Sicherheit zu erhöhen.

Die befragten Firmen und Organisationen wollen das Gesamtpotenzial von Document Solutions ausschöpfen. So plant ein Großteil in den kommenden zwölf bis 24 Monaten vor allem Maßnahmen zur Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen.

Hierzu zählen Enterprise-Content-Management-Systeme (55 Prozent), Software und Services zur Digitalisierung und automatischen Verteilung (50 Prozent) und Enterprise-In- bzw. -Output-Systeme zur automatischen Erstellung von Dokumenten aus Firmenanwendungen (49 Prozent).

"Document Solutions versetzen die IT-Abteilungen in die Lage, die einzelnen Fachbereiche und deren betriebliche Abläufe besser zu unterstützen, denn automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse", so IDC-Experte Matthias Kraus.

"Dies führt dann zum eigentlichen Nutzen, nämlich einer höheren Produktivität der Fachabteilungen und zu mehr Kundenzufriedenheit", ergänzt der Analyst.

Mobiles Drucken ist im Kommen

Mobiles Drucken - also die Möglichkeit, von jedem beliebigen Endgerät an jedem zur Verfügung stehenden Gerät drucken zu können - wird von den Befragten als wichtiger Trend gewertet. Für mehr als die Hälfte der Befragten wird mobiles Drucken künftig als wichtiges Thema eingeschätzt - kurzfristig innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre oder mittelfristig innerhalb der kommenden zwei bis fünf Jahre.

Dabei gaben elf Prozent der Unternehmen an, dass mobiles Drucken bereits heute von großer Bedeutung für sie ist. Lediglich 12 Prozent werten mobiles Drucken hingegen als unbedeutendes Hype-Thema ab. Die befragten Unternehmen erhoffen sich durch mobiles Drucken mehr Flexibilität (53 Prozent) und eine Erhöhung der Produktivität (41 Prozent) für die Anwender.

"Gerade für Führungskräfte, Berater oder Vertriebsmitarbeiter, aber auch für Pendler oder Mitarbeiter, die ab und an zu Hause arbeiten, ist mobiles Drucken besonders wichtig. Die Arbeitswelt verlangt, bietet aber gleichzeitig auch immer mehr Flexibilität und Mobilität. Die Möglichkeit, im Hotel, am Flughafen oder beim Kundenbesuch ein wichtiges Dokument auszudrucken, gehört einfach dazu", kommentiert Kraus.

Die Gefährdung der Sicherheit - verursacht durch das Fehlverhalten der Nutzer oder durch fehlende technische Voraussetzungen sowohl auf Drucker- als auch auf Endgeräteseite - ist im Hinblick auf mobiles Drucken für alle befragten Unternehmen die größte Herausforderung.

Fazit

Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass der Bedarf der Unternehmen an Print Services und Document Solutions in Deutschland hoch ist - ganz besonders im Mittelstand. Die Marktforscher von IDC empfehlen Firmen und Organisationen eine stufenweise Implementierung: Im ersten Schritt sollten die Geräte-Infrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und die Transparenz durch das aktive Management erreicht werden.

Im zweiten Schritt können Document Solutions dafür sorgen, das Druckvolumen deutlich zu reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu straffen. Damit erfüllt die IT-Abteilung nicht nur eine der Hauptanforderungen, nämlich die Fachabteilungen und deren Geschäftsprozesse deutlich stärker zu unterstützen. Vielmehr eröffnet sich den IT-Abteilungen an dieser Stelle eine gute Möglichkeit, sich vom reinen Zulieferer Schritt für Schritt zu einem echten strategischen Partner für andere Geschäftsbereiche zu positionieren und gleichzeitig "Herr des Geschehens" bleiben zu können.

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