Grenzenlose Zusammenarbeit

Dokumentbibliothek anpassen

Tipp: Normalerweise verlangen die Windows Sharepoint Services die Angaben von Benutzername und Passwort. Falls es sich aber um eine Intranetanwendung (inhouse) handelt, kann man die URL in die Zone Lokales Intranet aufnehmen lassen; der Browser merkt sich die Zugangsdaten. Dazu im Internet Explorer anklicken: Extras/Internetoptionen/Sicherheit und Lokales Intranet/Sites und dann bei Erweitert die URL eingeben und hinzufügen.

Dokumentbibliothek anpassen

Noch wertvoller im Vergleich zum Dateisystem wird ein Sharepoint durch die Fähigkeit, für die Kennzeichnung von Dokumenten in den Übersichten von Bibliotheken zusätzliche Spalten zu erstellen, etwa eine Spalte für Status oder für Kommentar. Dadurch nehmen Sie schnell und einfach sinnvolle, zusätzliche Informationen für spätere Suchen, Zusammenstellungen usw. in die Bibliothek auf. Das Anlegen von Spalten erfolgt einfach durch Anklicken von Einstellungen/Spalte.

Für die zusätzliche Spalte Status vergeben Sie lediglich den Spaltennamen (hier Status), den Informationstyp, (hier Auswahl (Menü)) und die möglichen Auswahl-Inhalte der betreffenden Spalte (hier die vier Werte: unbearbeitet, warten auf Info, vom Chef zu prüfen und fertig). Diese Informationstypen können nun zusätzlich für eine spätere Suche nach bestimmen Dateien herangezogen werden.

Sharepoint: dokumente verwalten mit Windows Sharepoint Services

© Archiv

Neue Spalten im Sharepoint können mit unterschiedlichsten Informationstypen definiert werden. Durch Ausfüllen des Formulars erstellt der WSS automatisch neue Webseiten mit entsprechenden Filtern, Drop-down-Menüs, Registern und optionalen Auswahlfeldern.

Ab jetzt würden alle Dokumente der Bibliothek Angebote mit der neu erstellten zusätzlichen Spalte Status in der Datei-Übersicht angezeigt. Ähnlich erzeugt man bei Bedarf weitere Spalten wie zum Beispiel Kommentar, die hier den Informationstyp: eine Textzeile hat. Durch Anklicken des Dateinamens (in Spalte Name) und Eigenschaften bearbeiten können die Inhalte der Spalten sogar nachträglich noch geändert werden.

Die Ansicht der Bibliothek lässt sich ebenfalls ändern, indem man auf das Symbol Alle Dokumente klickt und entweder Ansicht erstellen oder Ansicht ändern auswählt. Zusätzlich lassen sich hierbei auch noch die Anordnung der Spalten und auch deren Sortierreihenfolge festlegen.

Mittels so genannter Filter erreichen Sie schließlich, dass nur eine bestimmte Selektion von Dokumenten in der Anzeige erscheinen, etwa Dokumente mit dem Status warten auf Info. Im Sharepoint werden dann mit einem einzigen Klick sofort die gewünschten, für den Augenblick wichtigen Informationen verfügbar.

Ein ernstes Problem beim Arbeiten mit zentral gespeicherten Dokumenten birgt der konkurrierende Zugriff durch verschiedene Sachbearbeiter. Hierfür existiert eine äußerst wertvolle Einstellung für eine Bibliothek, die konkurrierendes, gleichzeitiges Arbeiten am gleichen, zentral abgelegten Dokument unterbindet. Dazu wird vom System ein zu bearbeitendes Dokument beim Zugriff darauf automatisch ausgecheckt und nach Fertigstellung einer Aktion auf Wunsch ebenso wieder eingecheckt.

Zur Aktivierung dieser Funktion klicken Sie in der Bibliothek nacheinander auf Einstellungen/ Einstellungen für 'Dokumentbibliothek' und Versionierungseinstellungen. Im nachfolgend erscheinenden Bild aktiviert man dann noch die Funktion Auschecken erfordern.

Für ein gemeinsames Arbeiten am gleichen Dokument ist es nützlich, im gleichen Fenster zusätzlich das Feature Dokument-Versionsverlauf einzuschalten. Damit wird bei jeder Speicherung im WSS eine neue Version des Dokuments angelegt und automatisch die Versionsnummer hochgezählt.

Ein Zugriff über die Eigenschaften erlaubt dann den Zugriff auf ältere Versionen. Diese Funktion ist zum Beispiel eine fast zwingende Voraussetzung für eine kontinuierliche Bearbeitung von Qualitätshandbüchern. Dabei bekommen die "normalen" Benutzer des Sharepoints nur die Hauptversionen (1.0, 2.0, usw.) zu sehen, während die Nebenversionen (z.B. 1.1, 1.2, usw.) aufgrund von Benutzerberechtigungen nur für Autoren sichtbar werden.

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