Dokument-Sharepoint

Eine ähnlich nützliche Funktion für ein gemeinschaftliches Arbeiten am gleichen Dokument entsteht dadurch, dass man einen Dokumentarbeitsbereich erstellt. Solch ein "Dokument-Sharepoint" wird im Office 2003 und 2007 (Schaltfläche Office/Server/Dokumentverwaltungsinformationen) als zusätzliche Registerkarte sichtbar.

Sie enthält unter anderem ein Symbol für den Status und ein weiteres für den Aufruf des Textfeldes Aufgaben, über das man gezielt Informationen an andere Partner mitteilen kann.

Die Funktionen des zentralen Sharepoints sind natürlich nicht auf Microsoft-Office-Dateien beschränkt, sondern gestatten auch, weitere Dateien wie Faxe im TIFF Format, ZIP-Dateien, Textdateien oder Bilder verschiedener Dateitypen zu speichern und zu verwalten. Für PDF-Dokumente empfiehlt es sich, den kostenlosen PDF-IFilter von Adobe zu installieren, weil damit die Suchmaschine auch hier eine Volltext-Suche wie bei den Office-Dateien durchführt.

Papierkorb

Wenn Sie im Sharepoint Dateien löschen, gelangen diese stets zuerst in den Sharepoint-Papierkorb, alle Berechtigten können sie von dort innerhalb von 30 Tagen wiederherstellen. Für Unberechtigte ist die Existenz gelöschter Dokumente nicht erkennbar. Wurden nun versehentlich Elemente aus dem Papierkorb gelöscht, dann kann der Systemadministrator diese aus einem (zur Sicherheit existierenden) zweiten Systempapierkorb wieder herstellen.

Akzeptanz

Bei Microsoft ist der Office Sharepoint Server 2007 (MOSS) mit über 100 Millionen verkauften Lizenzen gut im Rennen. Für Firmen, die nicht die volle Funktionsbreite des MOSS nutzen, sind die hier beschriebenen kostenlosen Windows Sharepoint Services sicher ausreichend.

Zum Beispiel hat der vom Autor in einem mittelständischen Unternehmen installierter WSS seit fast 1,5 Jahren einwandfrei seinen Dienst getan. Hierbei wurden unter anderem rund 40 000 Aufträge als Fax-Datei in einer Dokumenten-Bibliothek abgelegt. Die zugrunde liegende SQL-Datenbank hat eine Größe von zirka 9 GByte, die zusätzliche Datenbank der Suchmaschine ist etwa 17 GByte groß und liefert einwandfrei und zügig die Ergebnisse auf einem Single-Prozessor-Server mit 2 GByte RAM.

Windows Sharepoint Services vs. Windows-Dateisystem

Vergleicht man WSS mit dem Windows-Datei-System im Bezug auf den Dokumententausch, ergeben sich viele Vorteile bei der Zusammenarbeit im Team für WSS. Doch auch das klassische Dateisystem kann in einigen Punkten trumpfen.

Vorteile WSS

Vorteile Dateisystem

Vorteile Dateisystem

• Schnellere Navigation durch Baumstruktur
• Einfacheres Backup durch Administrator