Gesucht und gefunden

Dateien richtig organisieren

Je größer die Festplatten, desto schwieriger die Suche nach einer bestimmten Datei. Mit der richtigen Organisation und den passenden Tools kommen Sie schneller zum Ziel.

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Datei Suche ordner

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Datei Suche ordner

Ja wo war denn gleich noch das Foto von der Weihnachtsfeier letztes Jahr? Oder der Live-Mitschnitt im MP3-Format? Oder das PDF-Dokument mit der wichtigen Beschreibung? Spannend wird die Geschichte, wenn die Datei nicht nur auf einem Festplattenlaufwerk stecken kann, sondern auch auf externen Festplatten oder sogar gebrannten DVDs.

Nicht selten verläuft eine solche Suche im Sand, auch wenn man sich ganz sicher ist, dass man die fragliche Datei nicht gelöscht hat. Die Windows-interne Suchfunktion für Dateien bietet nur minimalen Komfort und braucht auch noch recht lange. Alternative Desktop-Suchmaschinen stellt unser Test in [int:article,88415/] vor. Statt aber einfach darauf zu vertrauen, dass die Suchmaschine es schon richten wird, kann man seine Daten für gute Ergebnisse vorbereiten. Dabei gibt es vor allem drei Gesichtspunkte:

Gesichtspunkte

  • Statten Sie die einzelnen Dateien mit sinnvollen Zusatzinformationen aus, die später eine Suche erleichtern.
  • Verstreuen Sie Dateien nicht über die gesamte Festplatte, sondern sammeln Sie sie auf einem extra Laufwerk, das nur dafür da ist.
  • Organisieren Sie die Dateien so, dass Sie sich möglichst auch ohne Tools zurechtfinden. Steigen Sie später auf ein anderes Verwaltungs- Tool, ein neues Windows (oder gar einen Mac) um, bleibt Ihnen der Aufwand, den Sie in die Dateiorganisation gesteckt haben, zumindest teilweise erhalten.

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Fotos organisieren

Digitalkameras haben vor allem einen Effekt: Die Festplatte füllt sich beängstigend schnell mit Digitalfotos. Und wer eine Kamera mit 10, 12 oder mehr Megapixeln besitzt, hat es auch schnell mit großen Datenmengen zu tun. Archive in GByte-Größe kopiert man nicht eben mal hin und her, stattdessen sollten Sie sich überlegen, wie Sie die Fotos von vornherein sinnvoll sortieren.

Auch bieten Bilddateien im JPG-Format, das bei Digitalfotos fast ausschließlich zum Einsatz kommt, durch integrierte Beschreibungsfelder vielfältige Markierungsoptionen - aber immer der Reihe nach.

Dateien richtig vorbereiten

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Vorschlag: Ein nach Datum sortiertes Ordnersystem für Digitalfotos erlaubt schnellen Zugriff und ist trotzdem leicht zu pflegen.

Die meisten Menschen können sich an Fotos über die Situation erinnern, zu der das Foto gemacht wurde. Die Weihnachtsfeier, das Wochenende in Prag, der Spaziergang im Wald. Einen solchen Anlass kann man meistens auch mit einem konkreten Datum verbinden. Es liegt also nahe, die Fotos chronologisch in deeinzelne Ordner zu sichern, die nach Jahren und Monaten sortiert sind.

Innerhalb der Monatsordner macht eine tageweise Sortierung dann kaum noch Sinn, vielmehr hat sich hier in der Praxis eine Beschreibung des Anlasses bewährt, etwa Wandern Spitzstein. Ein Pfad zu einem bestimmten Bild sieht dann zum Beispiel so aus:

2008\09-September\Wandern Spitzstein\img_7356.jpg

Wer es ganz genau nehmen will oder im Urlaub sehr viele Fotos macht, kann natürlich auch auf der untersten Ebene das Tagesdatum voranstellen, etwa 16-Wanderung Spitzstein. Genauso spricht nichts dagegen, berufliche und private Fotos in zwei getrennte Bäume einzusortieren oder für jedes Familienmitglied einen eigenen Baum einzurichten. Oder Sie orientieren die Ordnerstruktur an Ereignissen, die Sie fotografiert haben. Damit würde das vorherige Beispiel etwa so aussehen:

Wandern\Spitzstein\img_7356.jpg

Das Verfahren bietet sich vor allem an, wenn Sie weniger Fotos machen oder sich einfach nach kurzer Zeit nicht mehr an ein Datum erinnern können. Oder Sie entwerfen Ihre ganz individuelle Ordnerstruktur.

Tipp

Achten Sie bei der Benennung der Ordner darauf, dass eine alphabetische Sortierung im Explorer möglich ist, das erleichtert die Orientierung ungemein. Die Monatsnamen alleine genügen dafür nicht, stellen Sie wie im Beispiel 01-, 02-etc. davor. Es ist wichtig, bei einstelligen Zahlen eine 0 voranzustellen, sonst stimmt die Sortierung nicht. Wollen Sie dreistellige Zahlen, müssen Sie natürlich bei der 1 zwei Nullen voranstellen, also 001 etc.

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