Virtuelle Zusammenarbeit

Collaboration @home

Im Team arbeiten, aber die vollständige Kontrolle über das verwendete Tool behalten? Wir zeigen eine Anwendung, die Sie auf Ihrem Server installieren können.

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Schon längst ist "Cloud-Computing" mehr als ein Hype-Thema in Magazinen für IT-Manager und CIOs. Dokumente gemeinsam mit anderen bearbeiten und verwalten zu können, ist zunehmend auch für Privatpersonen interessant, beispielsweise um Feste und andere Ereignisse zu organisieren.Werkzeuge für die Zusammenarbeit über das Internet erweisen sich immer dann als praktisch, wenn zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten an den Daten gearbeitet werden soll. Kostenlose Basisfunktionalitäten stellen zahlreiche Hostinganbieter zur Verfügung. Allerdings stehen deren Server meist in den USA. Sie müssen also darauf vertrauen, dass dort mit Ihren Daten nichts passiert.

Feng Office - Office-Anwendung auf dem eigenen Server

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen und Dokumente mit einer Online-Anwendung im Team bearbeiten möchten, finden Sie in Feng Office eine mit vielen interessanten Funktionen gespickte Open-Source- Lösung vor. Das Programm kann auch auf einem Shared-Hosting-Paket betrieben werden. Voraussetzung sind dabei gute 30 MB Speicherplatz auf dem Server, eine MySQL-Datenbank und PHP in der Version 5.Die Installation ist bequem und auch für Einsteiger möglich. Dazu laden Sie sich die aktuelle Version des Pakets in Form eines Archivs auf Ihren Rechner und entpacken es. Achten Sie darauf, dass die Ordnerstruktur erhalten bleibt. Per FTP kopieren Sie den lokalen Inhalt des Archivs auf Ihren Server.Öffnen Sie nach der erfolgreichen Datenübertragung mit Ihrem Browser die URL "http://<Ihr Server>/<Verzeichnis von Feng Office>/public/install/". Das Installationsprogramm von Feng Office begrüßt Sie. Im zweiten Schritt prüft die Installation, ob alle erforderlichen Komponenten vorhanden sind. Stehen alle Zeichen auf grün, fahren Sie fort. Es folgt damit bereits der wichtigste Teil des Setups. In diesem Schritt legen Sie die Datenbank fest, die verwendet werden soll. Dabei spielt der Hostname eine wichtige Rolle.In den meisten Fällen dürfte die Angabe von "localhost" allerdings ausreichen. Im Anschluss legt die Routine die notwendigen Tabellen in der Datenbank an. Sofern es zu Problemen kommt, prüfen Sie Ihre Angaben oder lesen Sie noch einmal in den Unterlagen Ihres Providers nach.Folgen Sie dem in der Zusammenfassung angezeigten Link, um zu Ihrer Installation zu gelangen. Feng Office bittet Sie jetzt, das Benutzerkonto für den Administrator einzurichten. Ist dieser Schritt abgeschlossen, werden Sie zum Login geführt.

Firma und Team einrichten

Nach dem Einloggen erscheinen alle Menüs und Anweisungen noch in englischer Sprache. Die verwendete Sprache kann jedes Teammitglied in seinen Einstellungen ändern. Als Administrator dürfen Sie allerdings eine Vorauswahl treffen. Dazu klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf "Administration". Auf der nachfolgenden Bildschirmseite wählen Sie "Configuration" aus und dort "Default User Preferences".Unter "General, Localization" treffen Sie Ihre Auswahl. Vergessen Sie nicht, am unteren Bildschirmrand den Schalter für das Speichern zu drücken. Laden Sie die Seite in Ihrem Browser neu, präsentiert sich die Oberfläche in deutscher Sprache.Folgen Sie dem Link "Eigenes Firmenprofil erzeugen", der sich direkt auf der Startseite befindet. In diesem Bereich definieren Sie die grundlegenden Angaben Ihres Systems. Dazu gehören etwa die Anschrift aber auch die verwendete Zeitzone. Im nächsten Schritt sollten Sie Arbeitsbereich und Teammitglieder einrichten.Die Arbeitsbereiche können nach Themen, Projekten oder auch Kunden organisiert werden, und geben damit einen Rahmen für die Ablage von Dokumenten vor. Somit kann sich eine Installation von Feng Office in mehrere Firmen mit unterschiedlichen Arbeitsbereichen gliedern. Wechseln Sie in den Administrationsbereich und klicken Sie dort auf "Arbeitsbereiche". Auf der nachfolgenden Seite markieren Sie "Arbeitsbereich hinzufügen".Unter Administration befindet sich auch die Benutzerverwaltung. Hier legen Sie einen neuen Nutzer an. Dazu muss dessen Name sowie seine aktuelle Mailadresse hinterlegt werden. Außerdem können Sie den Nutzer einer eingerichteten Firma zuweisen. Über die "Berechtigungen" weisen Sie dem Benutzer auch einen Arbeitsbereich zu.

Texte und Präsentationen

Innerhalb des Bereichs "Dokumente" legen Sie Textdokumente und Präsentationen an. Texte werden als reine HTML-Dateien gespeichert und lassen sich über die Dateiverwaltung auch wieder herunterladen.Statt Powerpoint oder anderer Binärformate liegen Präsentationen als Dateien vor, die mit S5 kompatibel sind. Klicken Sie im Abschnitt "Dokumente" und anschließend auf "Neu". Entscheiden Sie sich hier für "Dokument", wenn Sie einen Text schreiben wollen.Feng Office startet damit seinen integrierten Editor, der auch mit Formatvorlagen ausgestattet ist und den Anwender vor keine weiteren Probleme stellen sollte. Dabei haben die Entwickler dankenswerterweise sogar eine Rechtschreibprüfung integriert. Für die direkte Kommunikation in einem Projekt oder der gemeinsamen Arbeit an Spezifikationen genügen die angebotenen Funktionen vollkommen.Etwas rudimentär sind die Funktionen des Präsentationsprogramms. Dies gilt allerdings auch für Google Office, das aber wenigstens Powerpoint-Dateien verarbeiten kann. Vorteil der S5-Präsentationen aus Feng Office: Sie können direkt im Browser vorgeführt werden.

Dokumente verwalten

Feng Office verwaltet nicht nur die Dokumente, die mit den integrierten Modulen erstellt wurden, sondern kümmert sich auch um hochgeladene Dateien. Wenn Ihnen die maximale Dateigröße für den Upload nicht ausreicht, müssen Sie die PHP.ini Ihres Servers manuell korrigieren.

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Suchen Sie dort nach dem String "upload_max_filesize" und ändern Sie den Wert entsprechend Ihren Wünschen ab. Eine neue Datei laden Sie über "Dokumente, Neu, Datei hochladen" auf den Server. Sie wählen anschließend das lokale Dokument auf Ihrem System aus und übertragen es. Feng Office kümmert sich dabei sogar um Revisionen.Versuchen Sie eine Datei hochzuladen, deren Name bereits existiert, erhalten Sie eine Warnmeldung. Das Programm möchte von Ihnen in diesem Fall wissen, ob der Dateiname dupliziert werden soll oder ob Sie eine neue Revision wünschen. Bei der Revisionierung bleiben alle Versionen auf dem Server verfügbar.Die Versionen lassen Sie sich anzeigen, indem Sie auf den Dateinamen in der Liste klicken. Über diese Detailansicht sperren Sie ein Dokument bei Bedarf. Dieses Sperren ist dann wichtig, wenn Sie an der Datei arbeiten wollen, zugleich aber Änderungen durch andere Teammitglieder vermeiden möchten. Die anderen Benutzer erhalten einen deutlichen Hinweis auf die Sperre.

Kalender und weitere Extras

Ein Rundgang durch die Oberfläche von Feng Office zeigt, dass die Anwendung zahlreiche Funktionen abdeckt, die sich in der Teamarbeit bewähren. Dies beginnt mit einem gemeinsamen Kalender. Um den Umstieg aus anderen Lösungen zu erleichtern, kann Feng Office sowohl Kontakte als auch bereits vorhandene Kalender leicht importieren.

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Durch den integrierten Mailclient haben Sie alle Informationen an einer zentralen Stelle. Das Modul ist einfach einzurichten und funktioniert am besten mit einem IMAP-Konto.

Nach dem Aufruf des entsprechenden Moduls finden Sie am oberen Rand der Symbolleiste die entsprechende Funktion. Anschließend wählen Sie lediglich die lokal vorliegende Datei aus und warten den Import ab.Wie es sich für eine Lösung für die Teamarbeit gehört, vereinbaren Sie Besprechungen direkt aus dem Kalender heraus. Voraussetzung dafür ist, dass die Teilnehmer zum gleichen Arbeitsbereich gehören. Wechseln Sie im Kalender zum gewünschten Datum. Über die Symbolleiste oder durch Klicken und ziehen in der Tagesansicht legen Sie den Termin an.Über die Links unter dem Feld für die Terminbeschreibung erreichen Sie den Abschnitt "Einladungstermin". Anschließend markieren Sie die gewünschten Teilnehmer durch Anklicken. Diese erhalten an die mit ihrem Benutzernamen verknüpfte Mailadresse eine Einladung, die mit einem Mausklick angenommen werden kann.Zu den Vorzügen von Feng Office gehört auch, dass Sie damit zugleich Ihre Mails verwalten können. Besonders elegant funktioniert dies, wenn Sie ein IMAP-Postfach nutzen. Wechseln Sie in das Modul "E-Mail" und klicken Sie dort auf "Konten".Auf der nachfolgenden Bildschirmseite tragen Sie anschließend die Details zu Ihrem Benutzerkonto ein. Nach der Einrichtung rufen Sie neue Nachrichten direkt aus dem Posteingang über die gleichnamige Schaltfläche ab.

Besondere Aufgaben

Feng Office hat sich in den vergangenen Jahren zu einer vollständigen Lösung für die Teamarbeit gewandelt. Zwei Spezialgebiete sind derzeit allerdings noch nicht hinreichend gelöst. Die Softwareentwicklung setzt stark auf definierte Arbeitsabläufe. Fehlerbeschreibungen oder auch Änderungswünsche werden dort meist an sogenannte Tickets geknüpft, die dann abgearbeitet werden müssen. Für diese Aufgaben ist Feng Office weniger geeignet.

Links

www.fengoffice.com/web/ www.fengoffice.com/web/wiki/doku.php www.dokuwiki.org/dokuwiki www.redmine.org/

Mit dem Programm Redmine, das ebenfalls kostenlos und auf die gleiche Art wie Feng Office installiert werden kann, gibt es eine leistungsstarke Lösung, die sich optimal für Projektplanung und Ticketverwaltung eignet.Es muss nicht immer gleich ein vollständiges Office-Paket sein, wenn es um Teamarbeit geht. Häufig kann bereits ein Wiki ausreichen, um gemeinsam an Thesen zu arbeiten oder das Wissen in einer Arbeitsgruppe strukturiert zu erfassen. Besonders geringe Anforderungen an den eingesetzten Server stellt Dokuwiki. Es verfügt über einen sehr guten Editor und lässt sich dank einer breiten Auswahl an Plugins funktional an die eigenen Wünsche anpassen.Dokuwiki kommt vollständig ohne Datenbank aus und speichert Texte und Versionen in einfachen Textdateien. Dies erweist sich gerade auch im Falle eines Backups als sehr nützlich. Funktionen für die Teamorganisation wie bei Feng Office suchen Sie hier allerdings vergeblich.Wer auf die direkte Online-Bearbeitung von binären Office-Formaten verzichten kann, die Sicherheit seiner Daten in der Hand behalten möchte und eine übersichtliche Gruppenlösung sucht, findet in Feng Office auf jeden Fall den passenden Begleiter.

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