Blitzsaubere Inbox

Cleveres E-Mail-Management

Hunderte E-Mails täglich, verteilt auf etliche Konten, verschiedenste Programme und Geräte - wie soll man da den Überblick bewahren? Mit den richtigen Tools und Tricks gelingt das scheinbar Unmögliche.

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Cleveres E-Mail-Management

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Cleveres E-Mail-Management

Man müsste meinen, die Informationsüberflutung durch Facebook, Twitter & Co. führe zu einem Rückgang der E-Mail-Nutzung. Doch weit gefehlt: Im Jahr 2010 wurden weltweit mehr als 100 Billionen E-Mails gesendet - fast 300 Milliarden pro Tag. Rund 1,9 Milliarden Menschen nutzten das Medium E-Mail.

Das bedeutet: Im Schnitt verschickte jeder einzelne Anwender mehr als 150 E-Mails täglich! Diese erstaunlichen Zahlen stammen von mehreren renommierten Quellen wie MessageLabs oder der Radicati Group.

Viel schlimmer als die schier unbeherrschbare Menge an Nachrichten ist jedoch die Tatsache, dass nur ein Bruchteil der E-Mails erwünscht ist. Marktforscher des US-Unternehmens Pingdom beziffern den Spam-Anteil auf rund 90 Prozent.

Neun von zehn unerwünschten Nachrichten sind englischsprachig, zwei Drittel betreffen pharmazeutische Produkte. Und auch Phishing-Nachrichten sind trotz intensiver Aufklärung in den vergangenen Jahren noch recht häufig: Etwa jede 450. Spam-Botschaft ist eine Phishing-Mail.

Abfall rausschaffen

Die Kenntnis dieser Zahlen führt zu einem Schluss: Wer cleveres E-Mail-Management betreiben will, muss vor allem dafür sorgen, dass Spam und Phishing außen vor bleiben. Zwar sind heute alle E-Mail-Provider stark bemüht, unerwünschte und gefährliche Post auszusortieren, bevor sie überhaupt beim Anwender landet. Filterung auf dem Mail-Server ist unabdingbar. Doch ohne die richtigen Zusatz-Tools und Einstellungen im E-Mail-Client wandern trotzdem noch genug Spam- und Phishing-Mails in den Posteingang.

Sehr empfehlenswert ist die Freeware Spamihilator . Das Tool funktioniert mit den wichtigsten E-Mail-Clients unter Windows, zum Beispiel Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Eudora, Pegasus Mail oder Opera Mail (Opera Browser). Es schaltet sich zwischen Mail-Programm und Provider und überprüft jede eingehende Nachricht.

Der lernende Filter errechnet für jede E-Mail eine bestimmte Spam-Wahrscheinlichkeit und kann durch manuelles Eingreifen des Anwenders so trainiert werden, dass er bereits nach kurzer Zeit über 98 Prozent aller Spam-Nachrichten zuverlässig identifiziert. Zusätzlich verfügt Spamihilator über einen Wortfilter, der nach Spam-typischen Schlüsselworten sucht. Anwender können eigene Begriffe hinzufügen. Mittels Plug-ins lässt sich Spamihilator funktionell erweitern.

Mac-Anwender bekommen mit SpamSieve ein ähnlich leistungsstarkes Tool wie Spamihilator - es kostet allerdings 30 US-Dollar. SpamSieve arbeitet mit Apple Mail, Mozilla Thunderbird, Entourage, Outlook, Eudora und anderen E-Mail-Clients unter Mac OS X ab Version 10.4 zusammen.

Delphish, software, tools

© Hersteller/Archiv

Delphish erkennt Phishing-Mails und warnt den Nutzer vorm versehentlichen Klicken auf einen gefährlichen Link.

Was Spamihilator im Kampf gegen Spam, das ist Delphish gegen Phishing. Dabei handelt es sich um eine kostenlose Erweiterung für die E-Mail-Clients Outlook, Outlook Express und Mozilla Thunderbird unter Windows.

Das Tool spürt versteckte und gefährliche Links in E-Mails auf und liefert Informationen über Herkunft und Betreiber der verlinkten Webseiten sowie eine Analyse der gesamten Nachricht. Handelt es sich um eine Phishing-Mail, warnt Delphish den Anwender. Er kann entscheiden, ob er die Mail sofort löschen oder die Warnung ignorieren will.

Management-Strategien

Sind ausreichend Maßnahmen gegen Spam und Phishing getroffen, kann man sich Gedanken ums Sortieren der erwünschten Post machen. Es gibt zwei Strategien: Eine ist, man sammelt alle Nachrichten an einem Ort, archiviert sie da und sichert sie mit Backups. Das kann auf dem Computer sein, aber auch in der Cloud. Eventuell kann man auch zwei Speicherorte wählen - für persönliche und berufliche Daten.

Die andere Strategie ist, die Daten zu lassen, wo sie sind, nämlich auf den Servern der E-Mail-Provider. Damit das funktioniert, müssen alle Geräte mit E-Mail-Empfang - Desktop-Rechner, Smartphones, Tablets usw. - richtig vernetzt sein. Der Zugriff auf alle E-Mails erfolgt mittels IMAP. Im Gegensatz zum POP3-Verfahren verbleiben die E-Mails beim Einsatz von IMAP immer auf dem Mail-Server, auch wenn sie von mehreren Clients abgerufen wurden.

Unsere Empfehlung für ein cleveres E-Mail-Management: Kombinieren Sie IMAP und die Archivierung. Sollte Ihr E-Mail-Provider kein IMAP anbieten, behelfen Sie sich mit einem Trick: Leiten Sie die E-Mails auf einen IMAP-Account um. So können Sie diese per IMAP abholen, und die Post wird automatisch auf dem Mail-Server gespeichert. Alternativ nutzen Sie einen POP-Sammeldienst, falls Ihr E-Mail-Provider mit IMAP-Unterstützung einen solchen anbietet.

Schließlich sollten Sie sich einen Rechner aussuchen, auf dem Sie alle wichtigen E-Mails lokal archivieren. Das hat zwei wesentliche Vorteile. Erstens: Sie können auch nach einem Wechsel des E-Mail-Providers noch auf Nachrichten zugreifen. Zweitens: Sie können Ihre Post leicht durchsuchen - selbst dann, wenn einmal keine Internet-Verbindung besteht.

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