Seriendruck mit Word: Klasse trotz Masse

Brief abschließen

6. Brief vervollständigen und abschließend prüfen

Jetzt fehlt nur noch der eigentliche Brieftext, den Sie wie gewohnt eingeben und editieren. Selbstverständlich können Sie den Text beliebig formatieren und mit eingefügten Grafiken ausstatten. Wenn Sie im Dokument noch einzelne Seriendruckfelder einfügen wollen, positionieren Sie erst die Einfügemarke und öffnen dann das Aufklappmenü der Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen", in dem Sie das gewünschte Feld auswählen können. Nachdem Sie das Dokument vervollständigt haben, klicken Sie auf "Vorschau Ergebnisse". Jetzt werden zum ersten Mal anstelle der Seriendruckfelder die Empfängerdaten in Ihr Dokument eingefügt und Sie sehen den ersten Serienbrief. Mit den Navigations-Schaltflächen der Gruppe "Vorschau Ergebnisse" können Sie zwischen den einzelnen Datensätzen hin- und herschalten und prüfen, ob Daten und Text gut zusammenpassen. Um den Vorschaumodus wieder zu verlassen, klicken Sie die Schaltfläche "Vorschau Ergebnisse" erneut an.

7. Serienbriefe erzeugen und letzte Anpassungen vornehmen

Ihr Serienbrief ist damit so gut wie fertig. Für den letzten Schritt klicken Sie die Schaltfläche "Fertig stellen und zusammenführen" an und müssen sich dann nur noch für eine der drei folgenden Varianten entscheiden:

Workshop: Serienbriefe

© Archiv

- Wenn Sie den Befehl "Einzelne Dokumente bearbeiten" wählen, schickt Word die Serienbriefe nicht direkt zum Drucker, sondern schreibt sie in ein Dokument. In diesem Dokument befinden sich die einzelnen Briefe jeweils in einem eigenen Abschnitt. Sie können dann bei einzelnen Briefen noch Änderungen vornehmen und anschließend das gesamte Dokument ausdrucken.

- Der Befehl "Dokumente drucken" schickt die einzelnen Briefe direkt zum Drucker.- Mit dem dritten und letzten Befehl können Sie die Briefe per E-Mail verschicken. Dies ist wesentlich eleganter als der Versand per Verteilerliste, da so vermieden wird, dass jeder Empfänger der E-Mail alle Adressen der anderen Empfänger zu sehen bekommt. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sie Ihre E-Mails per Outlook verwalten. Andere E-Mail-Programme werden von Word leider nicht unterstützt. Unabhängig davon, für welche der drei besprochenen Varianten Sie sich schließlich entscheiden, erscheint zuvor noch ein Dialogfeld, in dem Sie zusätzlich steuern können, ob Sie alle oder nur bestimmte Empfänger anschreiben wollen.

Bildergalerie

Workshop: Serienbriefe
Galerie
Software:Büro-Software

Mehr zum Thema

Word - Text um Bild
Office-Tipp

In Word 2010 und 2013 gibt es Bilderrahmen mit einer pfiffigen Funktion für das Freistellen von Bildinhalten. Wir zeigen, wie es geht.
Wir zeigen den normgerechten Aufbau bei Briefen mit Microsoft Word.
Anleitung

Ein DIN-gerechter Aufbau erleichtert dem Lesenden die Übersicht. Word bietet dafür mit seinen Vorlagen und Funktionen alle Voraussetzungen.
Excel - Nettoarbeitstage
Office-Tipp

Wir erklären, wie Sie in Excel etwa für eine Arbeits- oder Urlaubsplanung die Wochenenden herausrechnen und die Nettoarbeitstage berechnen.
Kalender synchronisiert auf iPad
Zeit-Management

Kalender auf dem Smartphone, PC und im Web synchronisieren - mit unseren 9 Tipps schaffen Sie genau das. Verpassen Sie keinen Termin mehr!
Outlook - Logo
Office-Tipp

Wir zeigen, wie Sie in Outlook die Kalenderwoche anzeigen lassen können. Unser Office-Tipps sorgt für Durchblick bei der Terminplanung.