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lexoffice: Einmal Büro zum Mitnehmen, bitte!

Freiberufler und Selbstständige kennen keinen Feierabend. Warum sich also ans Büro fesseln? Mit lexoffice kann man Rechnungen schreiben und Bankgeschäfte erledigen, wann und wo es gerade passt. Mehr als ein Internetanschluss ist dafür nicht erforderlich.

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© Lexware

Freiberufler, Selbstständige und Kleinbetriebe stellen andere Anforderungen an kaufmännische Lösungen als beispielsweise mittelständische Betriebe. Kleine Unternehmen arbeiten längst nicht so arbeitsteilig, sie sind weniger stark strukturiert und organisatorisch flexibel.

Oft fehlen ausgewiesene Spezialisten, sodass ein Mitarbeiter mehrere Aufgabenbereiche übernimmt oder der Chef Buchhaltung und Abrechnung nach Feierabend erledigt. Dass dabei Privat und Berufsleben nahtlos ineinander übergehen, ist eher Regel als Ausnahme.

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  Kurzprofil: lexoffice www.lexoffice.de

  • Merkmale: Web-basierte Auftragsbearbeitung inklusive Online-Banking und Finanzplanung. Die einzelnen Module sind eng miteinander verzahnt, sodass Anwender von einer weitreichenden Automatisierung profitieren. Das Leistungsspektrum des noch jungen Cloud-Services wird ständig erweitert.
  • Schnittstellen: Kunden- und Artikeldaten können mithilfe einer Textdatei importiert werden.
  • Zielgruppe: Freiberufler und Selbstständige.
  • Vorteile: lexoffice ist ein transparenter und absolut einfach zu bedienender Cloud-Service. Angebote und Rechnungen können flexibel an jedem Ort zu jeder Zeit geschrieben werden. Das enge Zusammenspiel zwischen Auftragsbearbeitung und Online-Banking sorgt für einen schnellen, transparenten Blick auf die Geschäftslage.

Für Kunden stets erreichbar zu sein und auch ungewöhnliche Aufträge zu ungewöhnlichen Rahmenbedingungen anzunehmen ist für viele Freiberufler und Selbstständige ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.

Flexibler arbeiten

Die meisten kaufmännischen Lösungen im Einstiegssegment orientieren sich jedoch eher an mittelständischen Strukturen. Sie sind relativ starr, laufen in festen Client-Server-Umgebungen oder sind an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden.

Nicht selten setzt ihr Einsatz mehr oder weniger umfangreiche kaufmännische Kenntnisse voraus. Das trifft nicht unbedingt die Lebenssituation vieler Selbstständiger, die häufig selbst vor Ort beim Kunden arbeiten, Bankgespräche führen und den Papierkram am Wochenende zu Hause erledigen. Je flexibler eine kaufmännische Lösung ist, umso einfacher ist es für Selbstständige, Privat- und Berufsleben miteinander zu verbinden.

Cloud-Anwendungen sind hierfür geradezu prädestiniert. Sie ersparen Anwendern die Software-Installation und stellen Geschäftsdaten dort zur Verfügung, wo sie gerade benötigt werden: im Büro, zu Hause oder unterwegs auf dem Smartphone. Allerdings gibt es auch hier Einschränkungen: Die meisten Cloud-Lösungen unterscheiden sich bei der Benutzerführung nicht wesentlich von herkömmlicher kaufmännischer Software.

Doch Ausnahmen bestätigen die Regel: Bei der Cloud-Lösung lexoffice ist es Hersteller Lexware gelungen, die eingetretenen Pfade zu verlassen. Sowohl Aufbau als auch Struktur heben sich erheblich von gewohnten kaufmännischen Standards ab. Dabei profitierte das Software-Haus bei der Entwicklung von der tatkräftigen Unterstützung von mehreren Hundert Anwendern, die sich mit praktischen Tipps und Ideen in den Entwicklungsprozess eingebracht haben. Herausgekommen ist ein optisch ansprechendes, schlankes und transparentes System, das auch ohne kaufmännische Kenntnisse beherrschbar ist.

Lexware lexoffice - Rechnungssoftware mit der Buchhaltung Spaß macht

Quelle: lexoffice
1:56 min

Einfach, komfortabel, informativ

lexoffice begleitet das operative Geschäft. Hierfür ist die Cloud-Lösung mit Modulen zu Auftragsbearbeitung, Online-Banking und Finanzplanung ausgestattet. Da das betriebliche Rechnungswesen fehlt, ist lexoffice vor allem für jene Unternehmen gedacht, die ihre Buchhaltung lieber dem Steuerberater überlassen. Die monatlichen Kosten liegen derzeit bei knapp fünf Euro pro Monat - Updates und Datensicherung inklusive.

Mit lexoffice kann man sofort starten. Stammdaten wie Artikel oder Kunden lassen sich direkt bei der Angebots- oder Rechnungseingabe erfassen. Die Eingabemasken sind auf das Allernotwendigste beschränkt, sodass neue Daten schnell eingegeben sind. Die Auftragsbearbeitung orientiert sich konsequent am Schubladenprinzip: Neben Artikeln und Kunden lassen sich auch Ansprechpartner oder Texte einfach per Auswahlmenü zuweisen. Das geht schnell und sorgt gleichzeitig für Sicherheit.

Integriertes Online-Banking

lexoffice unterstützt den gängigen Vertriebs-Workflow. Das bedeutet, Angebote sind mit wenigen Handgriffen in Aufträge oder Rechnungen verwandelt, Rechnungen in Gutschriften oder Lieferscheine. lexoffice behält den Status der kaufmännischen Belege stets im Blick und erinnert an unbeantwortete Angebote oder offene Rechnungen.

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© Lexware

lexoffice: Mit dem Modul für Online-Banking haben Sie beliebig viele Geschäftskonten im Griff.

Die Informationen aus der Auftragsbearbeitung werden auch in der Kundenakte aufgegriffen. Verweilt man mit der Maus auf einen Eintrag in der Kundenliste, liefert ein Kurzdialog aktuelle Kennzahlen zu Umsätzen, Außenständen und dem Zahlungsverhalten.

Das zweite wichtige Modul ist das Online-Banking. lexoffice verwaltet beliebig viele Geschäftskonten. Anders als bei einer klassischen Homebanking-Software werden neue Umsätze automatisch geladen. Der Kontoabruf ist damit überflüssig. lexoffice verfügt über ein intelligentes Auszifferungsmodul. Stimmen die Parameter einer eingehenden Überweisung mit einem offenen Posten überein, wird die Zahlung automatisch der betreffenden Ausgangsrechnung zugeordnet. Später können Anwender zu jeder Transaktion per Mausklick den betreffenden Beleg einsehen.

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© Lexware

lexoffice: Das Dashboard zeigt Umsatzentwicklung, Kontostände oder vieles mehr.

Abgesehen davon lassen sich auch Überweisungen direkt mit lexoffice erledigen. Für den notwendigen Durchblick sorgt ein grafisches Dashboard, das über die Umsatzentwicklung, aktuelle Kontostände oder die Zahl der offenen Rechnungen und Angebote informiert.

Systemausbau fest eingeplant

lexoffice ist ein sehr junges Produkt, dessen Leistungsspektrum ständig erweitert wird. Deshalb standen einige Funktionen, die in Kürze veröffentlicht werden, bei Redaktionsschluss noch nicht zur Verfügung. Hierzu gehört beispielsweise der Rechnungseingang: Künftig lassen sich Eingangsrechnungen am Schreibtisch scannen und direkt als Belege in lexoffice speichern. Die Cloud analysiert den Inhalt der Rechnung und übernimmt die Informationen bei Bedarf in vorbereitete Überweisungsträger. Liegen alle erforderlichen Angaben vor, genügt ein Klick, um zu bezahlen.

Start-Ups reden über Unternehmenssoftware - www.lexoffice.de von Lexware

Quelle: lexoffice
2:56 min

Ebenso ist geplant, die Zahlungsströme auf verschiedenen Konten zu kategorisieren. Die gesammelten Finanzdaten lassen sich dann etwa für Business-Pläne, Bankenmappen oder für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung verwenden. Die Auswertung der Daten übernimmt ein neues Planungsmodul, das ebenfalls bereits angekündigt ist.

Ein großer Vorteil der Web-basierten Cloud-Lösung ist der einfache Zugang von allen erdenklichen Endgeräten. Doch auf kleinen Tablets und Smartphones ist der Browser mitunter etwas unkomfortabel. Anwender von iPhone und iPad können bei lexoffice in absehbarer Zeit aufatmen. In Kürze werden entsprechende mobile Apps erscheinen.

Fazit

lexoffice bedeutet für Freiberufler und Selbstständige ein großes Stück Freiheit. So kann beispielsweise ein Dozent, der gerade von einem Vortrag zurückkommt, noch in der Bahn die dazugehörige Rechnung schreiben. Ebenso könnte ein Anwalt beim Abendessen den Status der offenen Posten überprüfen.

Die zahlreichen Automatikfunktionen entlasten Anwender erheblich. Vor allem die komfortable Zuordnung eingehender Zahlungen zu offenen Rechnungen ist eine große Entlastung. Ein weiterer Pluspunkt ist die schlanke, transparente Struktur: So sind selten mehr als drei Klicks erforderlich, um sich über einen bestimmten Sachverhalt zu informieren.

Da lexoffice inhaltlich auf das Wesentliche reduziert ist, gibt es kein langes Suchen. Die Arbeit ist schnell erledigt und macht einfach Spaß.

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