Wenn Sie ein Dokument mit gleichartigem Inhalt für mehrere Empfänger erstellen möchten, bietet sich der "Seriendruck" von Word an. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Word 2007/2010 Serienbriefe erstellen.

In unseren Ratgeber erfahren Sie, wie Sie...

• Serienbriefe über das Register "Sendungen"erstellen
• den Seriendruck-Assistent nutzen
• eine Datenquelle für Adressdaten festlegen
• Microsoft Outlook als Datenquelle nutzen
• Kontakte in Word erstellen
• den Serienbrief schreiben und gestalten
• Felder für den Adressblock manuell anpassen
• die Vorschau auf die Felder des Serienbriefes nutzen
• Zusätzliche Felder anlegen
• einen Serienbrief aus dem Dokument erstellen

Tipp 1:  Serienbriefe über das Register "Sendungen"erstellen

Im neuen Word (2007, 2010) finden Sie den "Seriendruck" auf dem Registerblatt "Sendungen". Die Gruppen in diesem Registerblatt bieten Ihnen alles an, was Sie zum Erstellen von Serienbriefen benötigen. Mithilfe dieser Funktionen können Sie Briefe, E-Mail-Nachrichten, Umschläge, Etiketten und Verzeichnisse erstellen.

Das Wichtigste zum Erstellen solcher Serienbrieffunktionen ist eine Datenquelle, aus der das Programm die Empfänger ermittelt, die diesen Serienbrief erhalten sollen. Damit Sie aber nicht alles selbst machen müssen, stellt Ihnen Word einen Assistenten zur Seite, der Ihnen Schritt für Schritt bei der Erstellung eines Serienbriefes weiterhilft.

Tipp 2: Der Seriendruck-Assistent

Aktivieren Sie das Register "Sendungen" und klicken Sie in der Gruppe "Seriendruck starten" auf den gleichnamigen Befehl. Im dann eingeblendeten Menü klicken Sie auf den Befehl "Seriendruck-Assistent mit Schritt für Schritt Anweisungen". Das Fenster für den Seriendruck wird eingeblendet. Aktivieren Sie als Dokumententyp "Briefe". Klicken Sie im unteren Bereich des Assistenten auf den Befehl "Weiter: Dokument wird gestartet".

Daraufhin legen Sie fest, welches Dokument Sie als Startdokument verwenden wollen. Sie haben hier die Auswahl, mit dem aktuellen Dokument zu beginnen. Sie können mit einer bestehenden Vorlage beginnen oder mit einem bereits vorhandenen Dokument. Wählen Sie hier die Option "Aktuelles Dokument verwenden" aus. Klicken Sie anschließend im Assistentenfenster auf den Befehl "Weiter: Empfänger wählen". Jetzt haben Sie die Möglichkeit, eine Liste der Empfänger auszuwählen oder aber eine solche Liste selbst zu erstellen.

Tipp 3: Datenquellefür Adressdaten festlegen

Die Auswahl der Datenquelle ist davon abhängig, wo Sie Ihre Kontaktdaten speichern. Das kann eine Datenbank sein, eine Excel-Liste oder auch eine Word-Datei. Die meisten Anwender besitzen jedoch Outlook und müssen dann die Option "Von Outlook Kontakten wählen" aktivieren. Falls Sie noch keine Kontaktliste besitzen, sehen wir uns auch noch an, wie Sie eine eigene Datenquelle erstellen können. Doch zunächst zu den Outlook-Kontakten.

Tipp 4: Microsoft Outlook als Datenquelle nutzen

Wählen Sie im Assistenten die Option "Von Outlook Kontakten wählen". Klicken Sie anschließend im Bereich "Wählen Sie aus Outlook-Kontakten" auf den Befehl "Wählen Sie einen Kontaktordner". Falls Sie mehrere Profile in Outlook angelegt haben, wählen Sie zunächst das gewünschte Profil aus. Anschließend legen Sie den gewünschten Kontaktordner fest. Mit einem Klick auf "OK" werden Ihnen die Seriendruckfelder eingeblendet. Klicken Sie auch hier auf die Schaltfläche "OK". Schon wird Ihr Dokument mit den Daten aus den Outlook-Kontakten verbunden.

Der Assistent bietet Ihnen jetzt die Möglichkeit an, eine andere Liste auszuwählen. Das ist für den Fall sinnvoll, wenn Sie sich da vertan haben und einen falschen Kontaktordner ausgewählt haben. Außerdem haben Sie noch die Möglichkeit, Ihre Kontaktliste nachträglich zu bearbeiten. Im Dialogfenster "Seriendruckempfänger" können Sie nicht nur Ihre Kontakte sortieren und filtern, Sie haben auch die Möglichkeit, nach Duplikaten zu suchen. Und das sollten Sie vor einem Seriendruck unbedingt tun. Wenn das Programm Duplikate entdeckt, entfernen Sie das Häkchen aus den Kontrollkästchen, die nicht zum Seriendruck zur Verfügung stehen sollen. Sie haben auch später noch die Möglichkeit, die Empfänger zu bearbeiten. Änderungen an den Kontaktdaten können Sie allerdings nur über Outlook selbst vornehmen.

Tipp 5: Kontakte in Word erstellen

Um Kontakte in Word selbst zu erstellen, klicken Sie im Assistenten auf die Option "Neue Liste erstellen". Im Bereich "Neue Liste eingeben" klicken Sie auf das Symbol "Erstellen". Das Dialogfenster "Neue Adressliste" wird eingeblendet. Um die vorgegebenen Spalten zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche "Spalten anpassen". Das Dialogfenster "Adressliste anpassen" wird eingeblendet. Hier löschen Sie nicht benötigte Spalten.

Mit der Schaltfläche "Hinzufügen" fügen Sie neue Felder hinzu. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK" werden die Felder angepasst und Sie können die Kontaktdaten eingeben. Nach Eingabe der Kontakte klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". Danach erscheint ein Dialogfenster zum Speichern Ihrer Kontakte. Geben Sie hier einen Namen für die Kontaktdatei ein und betätigen Sie dann die Schaltfläche "Speichern".

Tipp 6: Den Serienbrief schreiben und gestalten

Klicken Sie nach der Festlegung der Empfängerliste im Assistenten auf den Befehl "Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief". Zunächst legen Sie den Bereich der Adresse fest. Klicken Sie dazu im Assistenten auf den Befehl "Adressblock". Das Dialogfenster "Adressblock einfügen" wird eingeblendet. Hier haben Sie die Möglichkeit, Empfängernamen in einem bestimmten Format zu erstellen.

Die Auswahlliste bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten an, welche Sie auswählen können. Das jeweilige Ergebnis wird im Vorschaufenster auf der rechten Seite des Dialogfensters dargestellt. Hier können Sie im oberen Bereich die Datensätze mit den Schaltflächen zur Datensatznavigation einzeln durchblättern, das jeweilige Ergebnis wird sofort dargestellt. Sie erkennen in diesem Vorschaufenster auch sehr gut, ob Sie noch Empfängerdaten nachbearbeiten müssen. Sie haben auch die Möglichkeit, Firmennamen einzufügen. Falls die Vorschau auf dem Adressblock merkwürdig aussieht, kann es sein, dass einige Felder nicht richtig zugeordnet sind. 

Tipp 7: Felder für den Adressblock manuell anpassen

Klicken Sie in diesem Fall im Dialogfenster auf die Schaltfläche "Felder wählen". Felder, für die der Adressblock keine Übereinstimmungen gefunden hat, werden mit dem Hinweis "Nicht übereinstimmend" dargestellt. Klicken Sie dann auf dem Auswahlfeld neben diesem Feld.

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Daraufhin werden alle Feldnamen aus Ihrer Datenquelle angezeigt und Sie können das zugehörige Feld auswählen. Weisen Sie alle erforderlichen Felder Ihrem Adressblock zu. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche "OK". Wenn jetzt die Darstellung Ihrer Kontakte in Ordnung ist, klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche "OK".

Jetzt wird Ihr Adressblock eingefügt. Bekommen Sie keinen Schreck, wenn im Dokument nur "Adresse" in Doppelklammern steht. Das ist der Platzhalter für den Adressblock, den wir gleich in voller Ausprägung darstellen werden.

Tipp 8: Die Vorschau auf die Felder des Serienbriefes

Damit Sie nicht länger bei der Feldverteilung im Dunkeln herumstochern müssen, sollten Sie bereits jetzt die Serien-Druckfelder sichtbar machen. Klicken Sie dazu in der Gruppe "Vorschau Ergebnisse" auf das gleichnamige Symbol. Jetzt haben Sie eine Vorschau auf die tatsächlichen Daten im Adressblock. Mit den Navigationsschaltflächen in der Gruppe "Vorschau Ergebnisse" bewegen Sie sich zu den einzelnen Empfängern vor oder zurück. Gehen Sie jetzt mit der Schreibmarke an die Stelle, an der die Anrede zu Ihrem Seriendruck stehen soll. Klicken Sie dann im folgenden Anredeassistenten auf das Symbol "Grußzeile".

Das standardmäßig angebotene "Format für Grußzeile" ist meistens passend, Sie müssen nur noch eine passende "Grußzeile für ungültige Empfängernamen" auswählen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK" wird die Grußzeile eingefügt. Auf Basis der Anrede ("Herr" oder "Frau") wird die entsprechende Endung von "geehrte" generiert. Empfänger ohne einen Eintrag in dem Feld "Anrede" enthalten ein vorsorgliches "(r)". Ungültige Empfängernamen erhalten die Anrede, die Sie in dem entsprechenden Auswahlfeld in Ihrer Kontaktdatenbank festgelegt haben. 

Tipp 9: Zusätzliche Felder anlegen

Es kann nötig sein, im Serienbrief weitere Felder festzulegen. Dabei kann das Programm grundsätzlich nur auf Felder zugreifen, die Sie in den Kontaktdaten festgelegt und gepflegt haben. Dass könnte zum Beispiel der Satz sein: "ich freue mich, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Auf eine gute Zusammenarbeit xx xx". Für die x Zeichen sollen die Felder "Anrede" und "Nachname" erscheinen. Setzen Sie die Schreibmarke hinter "Zusammenarbeit" und betätigen dann einmal die "Leertaste". Klicken Sie dann in der Gruppe "Felder schreiben und einfügen" auf das Symbol "Seriendruckfeld einfügen".

Alle zur Verfügung stehenden Seriendruckfelder werden angezeigt. Klicken Sie hier auf das Feld "Anrede", betätigen wieder die Leertaste und wählen Sie dann aus dem Befehl "Seriendruckfeld einfügen" das Feld "Name" aus. Abschließend fügen Sie dann noch einen Punkt ein und schon haben Sie Ihren Serienbrief weiter personalisiert. Um zu sehen, welche Eintragungen in Ihrem Serienbrief aus Feldern erzeugt werden, aktivieren Sie den Befehl "Seriendruckfelder hervorheben", den Sie auch in der Gruppe "Felder schreiben und einfügen" finden.

Tipp 10: Serienbrief aus dem Dokument erstellen

Was Sie letztendlich nach den ganzen Bearbeitungsschritten vor sich sehen, ist das Dokument zur Serienbrieferstellung und nicht das fertige Seriendokument. Um den Seriendruck zu starten, klicken Sie auf das Symbol "Fertig stellen und zusammenführen". Im dann eingeblendeten Menü wählen Sie den Befehl "Einzelne Dokumente bearbeiten" aus. Über den Befehl "Dokumente drucken" werden Ihre Dokumente nämlich direkt an den Drucker gesandt und sofort ausgegeben. Über den Befehl "Einzelne Dokumente bearbeiten" hingegen erzeugt das Programm ein mehrseitiges Dokument. Für jeden Empfänger wird eine oder, je nach Umfang des Serienbriefes, mehrere Seiten erzeugt. Sie haben dann die Möglichkeit, dieses Dokument noch einmal zu überprüfen, eventuelle Änderungen vorzunehmen und es erst dann zu drucken.

Fazit

Die Seriendruckfunktion von Word ist nicht nur etwas für das Büro. Denken Sie an Party- oder sonstige Einladungen. Einmal ein Dokument entworfen und mit Ihrer Kontaktdatenbank abgeglichen, ist es ein leichtes 10 oder 100 Briefe zu versenden.