Dokumentenmanagement

Office-n-PDF 2.0 mit Scan-Modul und OCR-Texterkennung

Auch Akten werden heutzutage elektronisch geführt: Das Dokumentenmanagement-System Office-n-PDF 2.0 fasst Dokumente, E-Mails und sonstigen Dateien zusammen und legt sie als PDF-Dateien ab. Die neue Version scannt papierne Vorlagen und macht sie durchsuchbar.

Office-n-PDF 2.0 mit Scan-Modul und OCR-Texterkennung

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Office-n-PDF 2.0 mit Scan-Modul und OCR-Texterkennung

Office-n-PDF ist ein Dokumentenmanagementsystem für Dokumente jeglichen Formats, das seine Daten hierarchisch organisiert und in einer visualisierten Ordnerstruktur ablegt, in der man ein eigenes Gliederungssystem aufbauen kann.

Das Programm importiert Texte und Dateien aus beliebigen Windows-Anwendungen und übernimmt E-Mails direkt aus Microsoft Outlook. Die Datensätze werden dabei einheitlich ins PDF-Format umgewandelt. Bereits vorhandene PDF-Dokumente können in das Programm übernommen werden und die verwalteten Daten lassen sich jederzeit im Originalformat inklusive Versionshistorie überarbeiten.

Das Programm bietet ein Checkin- und Checkout-Verfahren, kümmert sich um eine Validierung, setzt eine vollständige Indexierung für die Volltextsuche um und stellt Notiz-, Zeichen- und Kommentarfunktionen bereit. AES-Verschlüsselung und Passwortabfrage schützen die Daten vor dem Zugriff Unbefugter.

Die neue Version 2.0 von Office-n-PDF bringt ein Scan-Modul mit, das analog vorliegenden Dokumente digitalisieren kann. Die OCR- Texterkennung wandelt den statischen Scan in einen durchsuchbaren Text um. So können die eingescannten Dokumente noch weiterbearbeitet und neu verwendet werden.

Ab sofort lassen sich Dokumente nicht nur aus Word, sondern auch aus Outlook, PowerPoint und Excel direkt in die Dokumentenverwaltung übernehmen. Ein neuer generischer Druckertreiber generiert aus jeder Windows-Anwendung heraus neue PDFs. Bilder, Grafiken, Web-Dateien - nichts bleibt mehr "un-importiert". Ab der Version 2.0 können auch Windows-fremde Formate eingelesen werden. Ein neuer Import-Assistent kümmert sich um das Erfassen größerer Datenmengen, gern auch von ganzen Ordnerstrukturen.

Über die integrierte Volltextsuche können sekundenschnell Recherchen nach Dokumententitel, Inhalt, Beschreibung, Verfasser, Kommentaren, Schlagworten usw. durchgeführt werden. Bilder und PDF-Dokumente können ab der Version 2.0 ebenfalls mithilfe der integrierten Texterkennung durchsucht werden.

Die in einem PDF-Dokument vorhandenen anklickbaren Lesezeichen können in Office-n-PDF weiterhin genutzt werden, um eine Navigation innerhalb des Dokuments zu erleichtern.

Office-n-PDF gibt es in drei Editionen: Heimanwender nutzen die Private-Edition für 39 Euro. Für den Anwender aus dem Business-Bereich kommt die Small-Business-Edition ab 59 Euro zum Einsatz. Sie kann an maximal fünfzehn Arbeitsplätzen eingesetzt werden. Die Professional-Edition kostet 99 Euro, unterstützt den Einsatz des Microsoft SQL-Server und bietet zusätzlich ein Administrationsmodul zur Benutzer- und Gruppenverwaltung für ein effektives Rechtemanagement.Eine Demoversion darf 30 Tage lang auf dem eigenen Rechner ausprobiert werden.

Office-n-PDF - Elektronische Dokumentenverwaltung (DMS, PDF-Verwaltung)

Quelle: JBSoftwareDE
1:41 min

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