Unternehmensführung

Enterprise Resource Planning

Um IT-technisch für das weitere Wachstum gerüstet zu sein, entschied sich die Globetrotter Ausrüstung GmbH dafür, eine in die Jahre gekommene Eigenentwicklung durch ein modernes SAP-System zu ersetzen. Ein anspruchsvolles Projekt, das der Spezialist für Outdoor-Equipment mithilfe des Dienstleisters Ciber aber ohne Probleme meistern konnte.

Enterprise Resource Planning

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Enterprise Resource Planning

Seit 1979 überzeugt Globetrotter Ausrüstung mit hochwertigem Outdoor-Equipment und hat es über die Jahre geschafft, zum größten europäischen Outdoor-Händler heranzuwachsen. Heute ist der Firmenname ein Synonym für Qualitätsausrüstung im Reisebedarf. Neben den mittlerweile zehn Filialen betreibt Globetrotter in Hamburg ein 16000 Quadratmeter großes Logistikzentrum und eine fast ebenso große Verwaltung, von der aus der Versand des umfassenden Online-Shops erfolgt.

Von der Karteikarte zur modernen ERP-Lösung

Ebenso wie das Unternehmen selbst, das von zunächst einem Ladengeschäft in Hamburg Wandsbek im Jahre 1979 auf mittlerweile acht Standorte mit rund 1600 Mitarbeitern gewachsen ist, entwickelte sich auch der Bedarf an IT-Unterstützung. Der erste Schritt wurde 1983 getan, als PCs die bisher genutzten Karteikarten ersetzten und die Kundendaten von da an auf Commodores verwaltet wurden. Seit der Einführung des ersten Firmencomputers nutzte Globetrotter eine ERP-Lösung, die einst in Eigenprogrammierung entwickelt worden war, und nun, mehr als 25 Jahre später, das Ende ihres Lebenszyklus erreicht hatte.

Die in die Jahre gekommene Software-Lösung konnte schließlich mit der geplanten weiteren Expansion des Outdoor-Spezialisten nicht mehr Schritt halten. Auch eine Weiterentwicklung der Lösung war keine sinnvolle Option, da Globetrotter nicht über die notwendigen Softwareentwickler verfügte. In der Folge fiel im Spätsommer 2008 die Entscheidung das bestehende System abzulösen und durch eine moderne ERP-Lösung zu ersetzen.

"Nachdem die Entscheidung einmal gefallen war, hatte die Kugel den Lauf verlassen - es gab kein Zurück mehr. Das Projekt musste schnell und sicher umgesetzt werden", erinnert sich Thomas Lippke, geschäftsführender Gesellschafter von Globetrotter Ausrüstung. Dabei hatte es dieses Projekt durchaus in sich: "Die Umstellung war eine echte Herausforderung, denn die alte Software war ein großer monolithischer Block, der nicht in Teilen, sondern nur in einem großen Schritt auf einmal abgelöst werden konnte", so Lippke weiter.

Tiefer Eingriff in die Unternehmensstruktur

Zudem umfasste dieses Projekt auch die Umstellung der 70 Ladenkassen und des gesamten Versandbereichs sowie des Onlineshops. Komplettiert wurde es noch durch die Umstellung auf ein neues Artikelnummernsystem. Insbesondere für den Internethandel war es entscheidend, dass Website und Onlineshop jederzeit zur Verfügung standen und alle Transaktionen problemlos durchgeführt werden konnten.

Daher musste die Umstellung an einem einzigen Wochenende erfolgen. Schließlich mussten mehrere Hundert Mitarbeiter geschult und ein neuer Katalog mit neuen Artikelnummern gedruckt werden. Alles in allem bedeutete diese Systemumstellung einen extrem tiefen Eingriff in die gesamte Struktur des Unternehmens und war damit ein Projekt von enormer Bedeutung für Globetrotter.

Umso wichtiger war es, einen zuverlässigen und kompetenten Partner zu finden, der die enormen Anforderungen sicher und erfolgreich erfüllen konnte. "Die erste Entscheidung war aber zunächst für SAP als Software", erklärt Globetrotter-Geschäftsführer Philipp von Melle.

"Nach der Auswahl der richtigen Lösung konnten wir dann den dazu passenden Partner suchen. Wir haben verschiedene Unternehmen evaluiert, uns aber schnell für Ciber entschieden. Die nachweisbaren Referenzen im Versandhandelsbereich und die Möglichkeit, uns mit Ciber-Kunden zu unterhalten, waren überzeugende Argumente", ergänzt von Melle. Für Ciber sprach außerdem, dass die Zusammenarbeit eine Partnerschaft auf Augenhöhe sein würde, bei der beide Partner mit gleichermaßen hohen Ansprüchen auch ebenso hohes Interesse am Erfolg des Projektes haben würden.

Der Abschied war nicht so schwer

Der Abschied vom althergebrachten System bedeutet immer auch, dass einige klare Vorteile erstmal aufgegeben werden müssen: Die Mitarbeiter kennen sich mit der alten Lösung aus, bestimmte Ablaufverfahren sind etabliert. Dies sollte nun durch eine Standard-Software abgelöst werden, die nicht mehr die Flexibilität einer Eigenentwicklung haben würde. 

Zudem gab es auch Unsicherheiten, weil keiner so recht wusste, ob bestimmte Wünsche überhaupt mit der Standardsoftware umgesetzt werden konnten. Sonderwünsche kamen kundenintern zunächst auf den "Ideenparkplatz", der auch schon mal als "Ideenfriedhof" verunglimpft wurde. "Diese Befürchtungen waren allerdings unbegründet, denn am Ende hat alles bestens funktioniert - alle Wünsche wurden abgearbeitet, nichts musste beerdigt werden", freut sich von Melle über das erfolgreiche Projekt.

Die eigentliche Implementierung der neuen Software erfolgte dann in zwei Schritten. Der erste Schritt war die Ablösung des Bereichs Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung. 18 Monate später war dann die sehr viel umfangreichere Ablösung des gesamten Warenwirtschafts- und Logistikteils inklusive der Warenkassen an der Reihe. Für das Projekt wurden über 30 Ciber-Mitarbeiter eingesetzt, die während der anderthalbjährigen Implementierungsphase ein Teil des Unternehmens wurden.

Heute profitiert Globetrotter von einer skalierbaren und leistungsfähigen ERP-Lösung, die zwar auf einem Standard aufbaut, aber dennoch erweiterbar ist. "Mit der Systembetreuung durch Ciber Managed Services skalieren wir gut und können neue Anforderungen schnell umsetzen, ohne den üblichen ,Anwendungsrückstau'", erläutert Geschäftsführer von Melle und fügt noch hinzu, dass auf der neuen Plattform nun alle Anforderungen umgesetzt seien. Darüber hinaus sei ein weiterer Wachstumskurs - etwa die Anbindung der neuen Filiale in München und eine Internationalisierung - mit der alten Software gar nicht mehr möglich gewesen.

Weitere Vorteile sind eine klarere Bestandsführung, bessere Logistikunterstützung, eine verbesserte Abwicklungsgeschwindigkeit in der Logistik und Abrechnung und damit eine optimierte Kostenstruktur. Für Globetrotter bestehen die positiven Auswirkungen zudem in einer einfacheren Sortimentspflege und -erweiterung und mehr Transparenz bei der Kaufabwicklung.

Das Unternehmen Globetrotter Ausrüstung

führenden Outdoor-Händler Abenteuerlust 250 Millionen Euro Begeisterung für Reisen

Fazit

"Ein Projekt dieser Größe lässt sich normalerweise nicht ohne Spannungen umsetzen. Bei uns war aber eher das Gegenteil der Fall: Wir nennen das den Ponyhof-Effekt, wenn Berater und Kunde so gut harmonieren, dass wir teilweise befürchteten, die sachliche Schärfe könnte ein wenig zu kurz kommen. Da wurde aber von beiden Seiten sehr schnell gegengesteuert, sodass das Projekt stets professionell vorangebracht wurde", resümiert Lippke.

So erfolgreich, dass die Zusammenarbeit auch nach Abschluss der Software-Einführung fortgeführt wird, und zwar im Bereich Managed Services und im Operations-Bereich: Ciber ist weiterhin für den SAP-Betrieb bei Globetrotter verantwortlich und kommt diesem remote aus Freiburg nach. Darüber hinaus unterstützt Ciber Globetrotter in der Weiterentwicklung der SAP-Applikation. In diesem Umfeld gibt es permanent kleinere und größere Projekte, wie beispielsweise die Anbindung des neuen Logistikzentrums oder die Eröffnung des neuen Standortes München, die gerade umgesetzt werden.

Thomas Lippke geschäftsführender Gesellschafter von Globetrotter

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Thomas Lippke - geschäftsführender Gesellschafter von Globetrotter
Philipp von Melle Geschäftsführer von Globetrotter Ausrüstung

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Philipp von Melle - Geschäftsführer von Globetrotter Ausrüstung

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