Mobile Business

BYOD und mobiles Drucken

Bei der mobilen Revolution wurde die Druckfunktion zunächst schlicht vergessen. Doch langsam nimmt das Mobile Printing Fahrt auf.

Ausdrucken von Mobilgeräten

© Hersteller/Archiv

Ausdrucken von Mobilgeräten

Lange bevor Smartphones und Tablets zum Alltag gehörten, war das Drucken außerhalb des eigenen Netzwerks bereits ein Problem. Man erinnert sich noch an die Zeiten, als man Dokumente auf einen USB-Stick zog, um diesen jemandem zu geben, der Zugriff auf einen Drucker hatte, etwa in der Rezeption im Hotel.

Die Herausforderung Mobile Printing hat in Zeiten der "Consumerization of IT" und von "Bring Your Own Device" allerdings ganz neue Ausmaße erreicht, da Tablets und Smartphones anfangs nicht zum Drucken ausgerichtet waren. Drucken, insbesondere mobiles Drucken, ist also noch komplexer geworden.

Zu den alten Fragen beim mobilen Drucken kommen nun neue Fragen hinzu: Wo wird der Druck gerendert? Wie wird der Drucker erkannt und angesprochen? Wie gelangt der Druckbefehl zum Drucker? Und nicht zuletzt: Wie wird die Benutzerführung gestaltet, damit sie den Gewohnheiten von Smartphone- und Tablet-Usern entspricht? Ob es für mobiles Drucken überhaupt einen Bedarf gibt, steht dagegen kaum noch infrage, seitdem das iPad auch in Unternehmen angekommen ist. Jedoch wird die Druckunfähigkeit mobiler Geräte zu einem Problem, das auf eine Lösung drängt.

Nahezu alle Fortune-500-Unternehmen haben iPads im Einsatz und in den USA ist es an Universitäten mittlerweile sogar üblich, vorlesungsbegleitende Arbeiten über Apples Tablet abzuwickeln. Auch Anwälte, Immobilienmakler und Vertriebsmitarbeiter gehen heute bereits häufig nur mit einem iPad zu Terminen und auf Geschäftsreisen und wollen dennoch gelegentlich über das Gerät drucken.

FedEx und AT&T haben diesen Trend in den USA bereits erkannt und begonnen, die Dienstleistung "Drucken" in ihren Niederlassungen anzubieten. Auch führende Hotelketten wollen in ihrer Lobby einen einfachen Zugang zu einem Drucker für Gäste bereitstellen. 

Typische Einsatzzwecke für Mobile Printing

IDC hat den Trend schon früh erkannt und folgende Nutzungsszenarien fürs mobile Drucken beschrieben (The Mobile Business Printing Landscape: Assessing the Opportunity, IDC, Mai 2011):

  • einen Boarding Pass im Hotel ausdrucken,
  • beim Kunden einen Vertrag zur Unterzeichnung ausdrucken,
  • zu Hause eine E-Mail erhalten und sie ohne Hilfe eines PCs ausdrucken,
  • in einer beliebigen Unternehmensniederlassung ohne IT-Unterstützung drucken,
  • vor einer Präsentation in letzter Sekunde eine wichtige Änderung direkt vom Handy ausdrucken,
  • von unterwegs Dokumente im Büro ausdrucken, damit diese vorliegen, wenn man zurückkehrt. 
Ein Anwender mit mobilem Endgerät muss auf dem Weg zum gedruckten Dokument bisher in der Regel mühselige Hürden überwinden: Druckertreiber installieren, die Datei in die Cloud laden, sich authentifizieren oder registrieren, Zugang zu einem WLAN-Netzwerk erhalten, einen Drucker über WLAN lokalisieren oder über eine E-Mail-Adresse oder andere Merkmale identifizieren oder eine Applikation installieren.

Den perfekten Standard, mit dem alle diese Hürden spielend zu bewältigen wären, gibt es bisher noch nicht. Stattdessen gibt es unterschiedliche Ansätze, das Problem für verschiedene Nutzergruppen zu lösen. 

Strategien der Druckerhersteller

Fast alle Druckerhersteller bieten mittlerweile einen E-Mail-basierten Druckservice an. Der erste und heute wohl am weitesten ausgereifte Service ist ePrint von HP, andere Beispiele sind E-Mail Print von Epson oder Mobile Print von Xerox.

Die Netzwerk-Drucker erhalten beim E-Mail-basierten Drucken mittels Registrierung eine E-Mail-Adresse. Sendet man eine Datei an diese Adresse, so wird diese in der Cloud gerendert, die Druckdatei an den betreffenden Drucker gemailt und anschließend ausgedruckt.

E-Mail-basiertes Drucken hat unter anderem den Vorteil, dass die Druckertreiber in der Cloud vorgehalten werden und dass die Last des Renderings vom Endgerät genommen wird. E-Mail stellt einen sehr einfachen und universellen Weg dar, die Daten zu transportieren. Der wesentliche Nachteil besteht darin, dass der Weg über die Cloud relativ viel Zeit beanspruchen kann.

Die Druckerhersteller haben gemerkt, dass sie mit Lösungen, die nur die eigenen Drucker ansprechen, in den Unternehmen nicht weit kommen. Zunehmend versuchen sie daher auch, Drucker anderer Fabrikate in ihre Lösungen zu integrieren - auch wenn der Funktionsumfang dann oftmals eingeschränkt ist.

Strategien von Google und Apple

Ganz andere Produktansätze haben die Lösungen der Smartphone-Schwergewichte Google und Apple. Google setzt mit seinem Google Cloud Print voll auf die Wolke. Über eine App sendet das Endgerät die Datei über eine HTTPS-Verbindung in die Cloud. Von dort sendet der Service die Druckdatei entweder an einen Google-Cloud-fähigen Drucker oder an einen Rechner mit Chrome, der wiederum als Druckerserver dient und den Druck veranlasst. Im Gegensatz zu anderen Cloud-Services verwendet Google also nicht Tausende von Druckertreibern, sondern ein Standardverfahren und gegebenenfalls die Druckertreiber auf dem PC.

Auf dem Endgerät sind keine Druckertreiber erforderlich, der User benötigt nur ein Google-Konto. Doch selbst auf Android-Geräten ist eine eigene Druck-App notwendig, um Google Cloud Print zu nutzen. Zu den Nachteilen des Dienstes gehört auch, dass nur neue Drucker den Standard unterstützen. In den USA können User von Google Cloud Print Dateien auch an einer FedEx-Station ausdrucken.

Der Google-Service existiert bis heute nur in einer Beta-Version, doch auch Apple hat sich vergleichsweise spät um das Thema Drucken gekümmert: Erst seit der iOS-Version 4.2 gibt es AirPrint, ein ins Betriebssystem eingebundenes Protokoll, das keinerlei Downloads oder Treiber benötigt.

Der Vorteil ist hier, dass Apps den Druck direkt über das native iOS-Menü anbieten können und der Umweg über die Cloud vermieden wird. Sofern der Entwickler der jeweiligen App an das Thema Drucken gedacht hat, muss der User keine zusätzliche Druck-App öffnen, um den Druck vorzunehmen.

Die Kehrseite der Medaille ist, dass AirPrint kaum Optionen zur Gestaltung oder Optimierung des Ausdrucks bietet. Beispielsweise lässt sich weder die Auflösung noch die Papierart definieren. Aber die größte Herausforderung in der Praxis ist - ähnlich wie bei Google Cloud Print -, dass die in Unternehmen heute vorzufindenden Drucker eine lange Lebensdauer haben und trotz breiter Herstellerunterstützung AirPrint-fähige Drucker noch rar sind. 

Printserver und Apps

An der mangelhaften Verfügbarkeit von AirPrint-Druckern setzen Printserver-Lösungen an, die gewöhnliche USB- und Netzwerkdrucker AirPrint-fähig machen. Der xPrintServer von Lantronix beispielsweise erkennt Netzwerkdrucker und angeschlossene USB-Drucker per Plug and Play und kann Airprint-Befehle an sie weitergeben, ohne dass dafür neue Software installiert werden muss. iOS-Geräte sprechen den Printserver per WLAN an, das heißt, das Endgerät muss im gleichen Netzwerk wie Drucker und Printserver angemeldet sein.

Ein Printserver bietet im besten Fall auch zusätzliche Management-Funktionen über ein Web-Interface. Dazu gehören Authentifikationsmöglichkeiten über Active Directory, das Schützen eines Druckers mittels Authentifizierungsabfrage sowie Drucker-Logs, die dokumentieren, wer wann gedruckt hat. Die Kosten liegen etwa bei denen eines günstigen Druckers für den Privatgebrauch und der Stromverbrauch beträgt weniger als ein Watt.

Zu den weiteren Ansätzen für das Mobile Printing gehören insbesondere Apps wie printMe oder printerShare, die Drucker im genutzten WLAN-Netz orten und nutzen können. Ebenfalls erwähnenswert ist die Lösung von Cortado. Die Firma bietet mit seiner herstellerübergreifenden ThinPrint Server Engine das Drucken über Remote-Desktops in physischen und virtuellen Umgebungen an.

Ausblick

So wie heute zahlreiche öffentliche WLANs angeboten werden, könnte in Zukunft "Mobile Printing" ein gängiger Service werden. In Umgebungen, die sich an Geschäftsreisende richten, wie Hotel-Lobbys, Business Center und Flughäfen, wird es zum Service gehören, dass die Kunden ohne Umwege drucken können.

An Universitäten und in Firmen mit Kundenverkehr dürfte es sich durchsetzen, mittels WLAN ein Gastnetzwerk einzurichten, das vom Unternehmensnetzwerk getrennt ist, aber einen Drucker enthält, der Aufträge von AirPrint und Google Cloud Print empfangen kann. In Umgebungen wie Cafes, Schulen oder Bibliotheken dürfte das mobile Drucken ein kostenpflichtiger Zusatzservice werden, über den sich die Betriebskosten des Funknetzwerks teilweise refinanzieren lassen.

Auch Postfilialen, Paketannahmestellen, Kaufhäuser und Schreibwarenläden sowie klassische Copy-Shops könnten sich zu typischen Anlaufpunkten entwickeln. Verbreiten wird sich Mobile Printing jedoch nur, wenn sich Plug-and-Play-Systeme durchsetzen, die auch von nicht-spezialisiertem Personal bedient werden können.

Umweg über Cloud

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Der Umweg über die Cloud ermöglicht geräteübergreifende mobile Drucklösungen.
Daryl Miller - Vice President of Engineering bei Lantronix

© Hersteller/Archiv

Daryl Miller - Vice President of Engineering bei Lantronix

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