Best Practice

Warenwirtschaft und Logistik

Der Fahrradgroßhändler Batavus Bäumker ersetzte seine in die Jahre gekommene Individualsoftware durch ein modernes Warenwirtschaftssystem von ABAS. Seitdem hat das Unternehmen seine komplexen Prozesse deutlich besser im Griff und spart vor allem im Logistikbereich viel Zeit und Geld.

So wird der Arbeitsplatz im Jahr 2020

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So wird der Arbeitsplatz im Jahr 2020

Der Fahrradgroßhändler Batavus Bäumker wurde 1931 gegru?ndet. Seither beliefert das in Rheine in Westfalen ansässige Unternehmen den Fahrradfachhandel mit hochwertigen Fahrrädern, Radteilen und Zubehör.

Von nur wenigen Mitarbeitern betreut, wurde dem Bäumker-Management der Betrieb der bis 2006 eingesetzten Individualsoftware zu riskant. Konsequent begab man sich auf die Suche nach einem Standard-Warenwirtschaftssystem mit integriertem Business-to-Business-Webshop. Daru?ber hinaus mussten Branchenerfordernisse wie Mischpreis oder reservierte Mengen im ERP-System abbildbar sein.

Das Systemhaus ComputerKomplett SteinhilberSchwehr erfu?llte mit der abas Business-Software die Anforderungen und erhielt den Zuschlag. Viele Prozesse konnten seit der Einfu?hrung der neuen ERP- und eBusiness-Software gestrafft und automatisiert werden. Zeiteinsparungen, eine höhere Transparenz in allen Unternehmensbereichen und qualitativ hochwertige Informationen fu?hrten unter anderem zu einer gestiegenen Liefertreue und mehr Rentabilität.

Global Player mit familiären Wurzeln

Als Franz Bäumker 1931 die Zweiradfachgroßhandlung Bäumker gru?ndete, war das Fahrrad fu?r die breite Masse Fortbewegungsmittel Nummer 1. Seither hat sich in der Wertschätzung des Objekts einiges getan. Vom ungeliebten "Arme-Leute-Fahrzeug" u?ber Sport- und Fun-Produkt entwickelte es sich bis hin zum Prestigeobjekt und zum beliebten Freizeit- und Wellness-Artikel.

Im Jahr 2010 u?bernahm der global agierende Accell-Konzern die Bäumker & Co. GmbH. Die dadurch größere internationale Produktpalette sorgte fu?r einen Wachstumsschub bei der jetzt unter dem Namen Batavus Bäumker GmbH firmierenden Gesellschaft. Als Grossist und Importeur bietet der Geschäftsbereich Fahrrad internationale Marken wie Batavus, Nishiki und Green's an.

Im hauseigenen Logistikzentrum in Rheine lagern bis zu 8000 Räder, darunter auch viele E-Bikes. Denn der neueste Trend rund ums Rad heißt Elektro. Fu?r viele ist die Akku- unterstu?tzte Art der Fortbewegung ein Stu?ck zuru?ckgewonnene oder neue Lebensqualität. Ein umfangreiches Sortiment von 13.000 Fahrradteilen und Zubehör kann von Rheine aus ebenfalls zeitnah an die Händler geliefert werden.

Birgit Greif, Marketing-Managerin bei Batavus Bäumker und Urenkelin des Firmengru?nders: "Wir sind kein klassischer Grossist. Durch die Übernahme wurden wir professioneller und internationaler, haben uns aber in vielen Bereichen unseren familiären Charakter bewahrt."

Altsystem zwingt zum Handeln

Im Fahrradmarkt findet gerade eine Umstrukturierung statt. Das Geschäft ist beratungsintensiver als noch vor ein paar Jahren. Durch die E-Bikes hat sich dieser Trend weiter verstärkt. Mittelgroße Fachgeschäfte können dem anspruchsvollen Kunden eine qualifizierte Beratung und ein ansprechendes Ambiente bieten und profitieren von diesem Trend. "Wir schulen und qualifizieren die Händler. Unsere Angebote werden stark nachgefragt", erklärt Birgit Greif.

Urspru?nglich hatte man bei Bäumker eine auf die eigenen Anforderungen zugeschnittene Unternehmenssoftware. Über Jahre hinweg wurde sie von einem kleinen Team immer wieder an die Bedu?rfnisse angepasst.

Birgit Greif erinnert sich: "Durch das hoch angepasste System war die Abhängigkeit vom Wissen Einzelner zu groß. Fu?r uns wäre ein Stillstand der Unternehmens-IT geschäftskritisch gewesen. Irgendwann wurde uns die Sache zu riskant und wir haben uns auf die Suche nach einem Standard-Warenwirtschaftssystem mit integriertem Web- Shop gemacht."

Alles zusammen - das Warenwirtschaftssystem, der Shop, Dienstleistung und Beratung - sollte dabei aus einer Hand kommen. Mit dem Partner ComputerKomplett SteinhilberSchwehr und der abas Business-Suite fand man die passende Lösung.

ERP-System

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Alle Auslieferungsaufträge werden auf "Picklisten" festgehalten, die aus dem ERP-System stammen.

Maßgeschneiderte Abläufe erhöhen die Geschwindigkeit

Im Fahrradfachhandel zählt jede Minute. Wird ein Teil bestellt, soll es möglichst am nächsten Tag beim Kunden sein.

Birgit Greif: "Im Mittelstand ist vor allem Flexibilität gefragt. Immer komplexere Liefermöglichkeiten, Rabatte und Preisgestaltungen mu?ssen schnell in der Software abbildbar sein. Bei uns werden zum Beispiel alle Auslieferungsaufträge auf Picklisten festgehalten, die aus unserem ERP-System kommen. Aufträge, die auf den Listen oben stehen haben Priorität und werden zuerst bearbeitet. Hat ein Kunde mehrere Aufträge erteilt, werden sie vom System automatisch zusammengefasst und gemeinsam verschickt".

Logistikzentrum

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Im hauseigenen Logistikzentrum in Rheine lagern bis zu 8.000 Räder, darunter auch viele E-Bikes.

Integrierter B2B-Webshop

Batavus Bäumker bietet seinen Kunden vielfältige Bestellmöglichkeiten: von Telefon, Fax bis hin zum in der ERP-Software integrierten B2B-Webshop.

Dieser wird laut Birgit Greif von den Händlern besonders häufig genutzt: "Bestellt ein Händler im Shop, erhält er viele Informationen auf einen Blick. Ein Ampelsystem beispielsweise teilt ihm mit, ob ein Artikel lieferbar ist oder nicht. Die Maske kann auch so eingestellt werden, dass nur der Verkaufspreis eines Artikels angezeigt wird. Das ist dann sinnvoll, wenn der Händler einem Kunden ein Bild zu einem Artikel zeigen will ohne dass der Einkaufspreis zu sehen ist. Natu?rlich gibt es auch eine Ansicht, in der er seine individuellen Konditionen, also Verkaufs- gegen Einkaufspreis, einsehen kann. Jeder unserer Händler erhält u?ber seinen Login im Webshop die fu?r ihn geltenden Konditionen angezeigt."

Trends: Unternehmensberater

Um schnell zu bestellen, kann ein Händler die Einkaufsliste auch in seinem Warenwirtschaftssystem erzeugen und per Exportfunktion als CSV-Datei an abas-Handel u?bertragen. Die Bäumker- IT generiert dann automatisch einen Auftrag aus den Daten. Der Außendienst ist ebenfalls per UMTS mit dem ERPSystem verbunden. Je nach zugewiesenen Rechten können die Mitarbeiter Bestellungen eingeben und sich Kundeninformationen oder den Lieferstatus von Artikeln anzeigen lassen.

Besondere Anforderung: reservierte Menge

Batavus Bäumker hat einige Besonderheiten in dem ERP-System abgebildet. Bei Hunderten Bestellungen täglich ist beispielsweise der im ERP-System angezeigte physische Bestand eines Artikels nicht immer der tatsächlich verfu?gbare.

Wird ein Artikel mit dem Bestand "1" zeitgleich per Shop und Telefon bestellt, kann es zu Konflikten kommen. Batavus Bäumker hat deshalb ein Feld in der Maske des ERP-Systems hinzugefu?gt, das den tatsächlich verfu?gbaren Bestand anzeigt.

Alle Bestellungen, die bei den Rheiner Fahrradspezialisten eingehen, werden sofort ins ERP-System eingepflegt oder, falls sie u?ber den Webshop erfolgen, automatisch damit abgeglichen. Da sich der verfu?gbare Bestand im Falle einer Bestellung ändert, kann jeder Mitarbeiter Auskunft u?ber die Lieferbarkeit der Artikel geben.

"Das ,Picken' der Aufträge erfolgt u?ber Barecode-Scanner. Dabei fu?hrt die vom Warenwirtschaftssystem erzeugte Pickliste den Mitarbeiter wegeoptimiert durch das Lager. Das spart viel Zeit. Die Kommissionierung wird dann durch unsere Endkontrolle abgeschlossen. Dort werden alle Aufträge nochmals von erfahrenen Mitarbeitern auf Richtigkeit u?berpru?ft. Erst danach erfolgt die Übergabe an die Versandabteilung", beschreibt Birgit Greif weitere in der Software abgebildete Prozesse.

Die Lösung hält auch fu?r den Mitarbeiter in der Versandabteilung maßgeschneiderte Informationen parat. So werden nach dem Scannen der Pickliste die Menge der zum Versand der Artikel benötigten Kartons angezeigt und entsprechende Versand-Labels ausgedruckt. Nach dem Verpackt-Melden der Pickliste generiert das Warenwirschaftssystem den Lieferschein und gibt die Daten an das Rechnungswesen weiter.

Batavus Bäumker verwaltet seine Touren ebenfalls in abas-Handel. Dafu?r wurde eine eigene Tabelle entwickelt. Voreingestellt auf eine Standard- Tour - beispielsweise Anlieferung per LKW montags zwischen 13 und 16 Uhr - können weitere Möglichkeiten ausgewählt oder ergänzt werden. Eine Tour hat immer auch Auswirkungen auf die Picklisten, denn die eingetragene Auslieferungszeit steuert die Priorität beim "Picken".

hochwertigen Fahrrädern

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Batavus Bäumker beliefert den Fachhandel mit hochwertigen Fahrrädern, Radteilen und Zubehör.

Integrierte Software bietet viele Vorteile

"Zeiteinsparungen, Fehlerreduktion, die Möglichkeit, Lagerplätze mehrfach zu belegen" - Birgit Greif muss nicht lange u?berlegen, um nur die wichtigsten Vorteile des aktuellen Warenwirtschaftssystem zu nennen.

"Bei unserer Inventur gibt es seit dem Einsatz von abas-Handel keine Fehler mehr. Das Unternehmen wächst, da ist Lagerplatz kostbar. Durch die Möglichkeit, in unserem chaotischen Lager Plätze mehrfach zu belegen, können wir den vorhandenen Raum optimal ausnutzen. Hinzu kommen die zahlreichen Auswertungen, die uns das ERP-System liefert. Wir haben auf Knopfdruck die Übersicht u?ber alle Artikel. Wie oft drehen sie sich oder welche Preisveränderungen gab es in den vergangenen 12 Monaten? Rentabilitätsberechnungen sind ebenfalls schnell erstellt", erläutert Birgit Greif.

Und die Marketing-Managerin nennt weitere Vorteile: "In der Software ist das komplette Rechnungswesen enthalten. Durch die hohe Integration der einzelnen Funktionsbereiche lassen sich unterschiedlichste Daten miteinander verknu?pfen. Wir haben beispielsweise durch ein Kreditlimit im Kundenstamm die Ausfallquote im Finanzbereich auf nahezu null reduziert. Ein weiter Punkt, der fu?r unser ERP-System spricht, ist die seit dem Einsatz gestiegene Transparenz und Auskunftsfähigkeit im Unternehmen. Jedem stehen heute maßgeschneiderte Masken fu?r seinen Arbeitsplatz zur Verfu?gung. Wir können unser Business immer wieder neu in unserer Software abbilden."

Das Unternehmen Batavus Bäumker GmbH

Die Batavus Bäumker GmbH bietet als Spezialist im Bereich Fahrrad, Radteile und Zubehör ein hochwertiges Sortiment fu?r den Fahrradfachhandel. Seit 2010 gehört das Unternehmen zum Accell-Konzern. Als Grossist und Importeur bietet der Geschäftsbereich Fahrrad internationale Marken wie Batavus, Nishiki und Green's - ergänzt um Marketing, Service, Beratung und Logistik.

Im hauseigenen Logistikzentrum in Rheine stehen in der Saison bis zu 8 000 Räder täglich fu?r die Kunden zur Verfu?gung. Der Geschäftsbereich Fahrradteile und Zubehör greift auf ein umfangreiches Sortiment von u?ber 13.000 Artikeln im Lager in Rheine zu. Das Unternehmen setzt seit 2006 abas-Handel mit integriertem B2B-Webshop ein.

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