Kommunikation

Telefonkonferenzen im Unternehmen

Um sich mit Kollegen, Partner oder Kunden auszutauschen, braucht man nicht unbedingt am Arbeitsplatz zu sein. Man kann beispielsweise Telefonkonferenzen nutzen. Wir stellen die Vorteile und Nachteile der Audiokommunikation dar.

Meeting auf Knopfdruck

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Meeting auf Knopfdruck

Meetings spielen in der Geschäftswelt eine wesentliche Rolle. Die meisten Unternehmen würden ohne sie nicht funktionieren - seien es Gespräche mit Kunden und Partnern oder mit Mitarbeitern, oft über mehrere Niederlassungen hinweg. Erschreckend ist jedoch, wie viel Zeit und Geld in persönliche Treffen investiert wird, die oft genug zu keinem Ergebnis führen. Alleine in Großbritannien verbringen Geschäftsleute jährlich insgesamt 26 Arbeitstage in unnötigen Meetings, so das Ergebnis einer Studie des britischen Telefonkonferenzanbieters Powwownow.

Hinzu kommt, dass Präsenzmeetings durch die damit verbundene Reisezeit sowie die meist längere Konferenzdauer höhere Kosten verursachen. Zudem hat sich das Kommunikationsverhalten sowohl im Privat- als auch im Arbeitsleben durch Smartphones und Tablet-PCs weltweit drastisch verändert: Das mobile Endgerät ist zum ständigen Begleiter der modernen Menschen geworden.

Insbesondere Mittelständler, kleinere Betriebe, Handwerker und Selbstständige, aber auch Außendienstmitarbeiter größerer Unternehmen und vielreisende Manager profitieren von dieser Entwicklung.

Effizienter kommunizieren

Sie sind durch die neuen Kommunikationsmöglichkeiten flexibler geworden und leichter erreichbar, können ihrerseits wiederum ihre Arbeitszeit besser einteilen und effizienter nutzen. Geschäftsreisende arbeiten von unterwegs aus und die Büroarbeiter sind vermehrt im Home Office tätig - und bleiben dennoch mit Kunden und Kollegen in engem Kontakt.

Der einfachste und schnellste Weg für die Kommunikation mehrerer Beteiligter sind Telefonkonferenzen. Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) bestätigt, dass diese sogar schneller und effizienter zu Ergebnissen führen als beispielsweise Videokonferenzen. Auch im Vergleich mit Social-Collaboration- Lösungen punkten telefonische Sofortkonferenzen.

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Denn der Nutzer benötigt nur ein Telefon, keinen Internetanschluss oder neue Software. Weitere Vorteile: Unternehmen sparen deutlich an Reisekosten und Angestellte sind danach wieder schneller produktiv am Arbeitsplatz. Hinzu kommt, dass mit Audio-Meetings alle Beteiligten zeitlich und räumlich flexibel sind, was grundsätzlich zu einer höheren Effizienz führt. Entsprechend hoch ist das Angebot an Anbietern. Auf welche Punkte sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?

Qual der Wahl im Angebotsdschungel

Für Unternehmen ist es heute nicht leicht, sich im Angebotsdschungel der Telefonkonferenz-Anbieter zurechtzufinden. Festnetz-Telefonanbieter erheben für ihre Konferenz-Services teilweise erhebliche Grundgebühren und binden Kunden mit langfristigen Verträgen. Dagegen besteht bei so manchem günstig wirkenden Nischenanbieter der "Preis" vor allem darin, Einbußen in Sprachqualität, Funktionsumfang und Verfügbarkeit akzeptieren zu müssen.

Ein ähnliches Phänomen an trickreichen Gebühren- und Vertragsbedingungen zeigen viele auf dem Internet-Protokoll (IP) basierende Web- und Videokonferenz-Angebote. Erschwerend hinzu kommen zumeist technische Fallstricke. Etwa, dass jeder Konferenzteilnehmer eine Software installieren beziehungsweise einen eigenen Account registrieren muss.

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Dank entsprechender Angebote lassen sich Audiomeetings auch unterwegs durchführen.

Davor schrecken Anwender in Zeiten der Datenspionage zu Recht zurück. Ein weiterer, lästiger Schritt, bevor es losgehen kann, ist die gegenseitige Autorisierung der Gesprächsteilnehmer über Kontaktanfragen und -bestätigungen.

Zunehmende Komplexität

Diese mitunter sehr aufwendige Vorgehensweise blockiert nicht nur den spontanen Austausch über Unternehmensgrenzen hinweg. Häufig verstößt die Installation von Drittsoftware in Unternehmen gegen die Regeln der IT-Sicherheit und Compliance oder wird von vornherein technisch unterbunden. In weniger sensiblen Umgebungen zeigt sich ein umgekehrtes Problem: Es sammelt sich im Laufe der Zeit auf Laptops, Tablets und Smartphones eine erhebliche Vielfalt an diversen Konferenz- und Chat-Anwendungen an, die gepflegt und auf dem neuesten Stand gehalten werden will. So unterschiedlich die Gesprächspartner im Geschäftsleben sind, so variabel sind auch ihre bevorzugten Kommunikationssysteme.

Die vermeintlich produktive und effiziente "Collaboration" auf Basis von innovativen Technologien wird schnell zum verwaltungsintensiven Selbstzweck und - schlimmer noch - zum großen Datenleck von Unternehmen.

Schließlich gilt es, über die Konditionen und Verträge, Software-Updates, Account-Namen und zugehörige Passwörter sowie die Sicherheitsanforderungen aller Kommunikationskanäle den Überblick zu behalten. Aufgrund der rechtlichen und finanziellen Verpflichtungen ist das heute eine wichtige Compliance-Aufgabe.

Audio statt Video

Deshalb müssen Unternehmen bei der Auswahl des Anbieters einige Kriterien beachten. In den meisten Fällen reicht eine Audiokonferenz aus - Videos oder Chat-Funktionen sind für viele Gesprächsthemen nicht nötig. Doch dafür sollten Telefonkonferenzen möglichst unkompliziert durchzuführen sein sowie höchste Zuverlässigkeit und Qualität bieten - sprich ohne langwierige Anmeldung, versteckte Kosten oder Extrarechnungen.

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Sofortkonferenzen können selbst von zu Hause aus problemlos einberufen werden.

Das Angebot der Telekommunikations-Provider ist reichhaltig, der Kunde kann aus dem Vollen schöpfen. Gerade darin liegt aber die Crux. Hier setzt beispielsweise Powwownow an. "Ein Dienst für alle" lautet das Credo des Kommunikationsspezialisten, der auf einfache Bedienbarkeit, niedrige Kosten und hohe Gesprächsqualität setzt.

Schnell und ohne großen Aufwand können sich Großunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen, Selbstständige, aber auch private Nutzer anmelden, eine PIN anfordern und eine Sofortkonferenz aufsetzen und durchführen.

Überarbeitung der Geschäftsmodelle

Aufwendige Konferenztechnik ist nicht notwendig, es reicht ein Festnetztelefon oder ein Handy. Damit kommt das Unternehmen nicht zuletzt den Forderungen der Marktanalysten nach, die Telekommunikations-Anbietern dringend zu einer Überarbeitung ihrer Geschäftsmodelle und zu mehr Einfachheit raten.

Ein solcher Telefonkonferenz-Service ohne Vertragsbindung und feste Grundkosten eignet sich für jedes professionelle Umfeld, für Unternehmen jeder Größe und Branche: Sie verfügen damit über professionelle Konferenzschaltungen, die kaum teurer sind als gewöhnliche Telefongespräche. Für Mitarbeiter großer Unternehmen ist dieser Service attraktiv, weil sie ohne weitere Prozesse für Verträge, Kostenfreigabe oder Konferenzraumbuchung jederzeit und einfach Telefonkonferenzen durchführen können.

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