Zukunftsvision

So wird der Arbeitsplatz im Jahr 2020

E-Mail ist nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel in und zwischen Firmen. Doch das dürfte sich in den nächsten Jahren ändern: Auch im Geschäftsleben wird Social Media eine immer größere Rolle spielen.

So wird der Arbeitsplatz im Jahr 2020

© Sergey Nivens - shutterstock.de

So wird der Arbeitsplatz im Jahr 2020

Der Hype um soziale Netzwerke reißt nicht ab. Neue Plattformen schießen wie Pilze aus dem Boden, während etablierte Netzwerke weiterhin stetig wachsen. Nicht nur das Nutzerverhalten im Internet wird von dieser Entwicklung verändert, auch die Arbeitswelt wird über kurz oder lang vor Social-Media-spezifischen Kommunikationsprozessen nicht haltmachen.

Eine Herausforderung wird sein, die neuartigen Prozesse in traditionellen Strukturen wie der klassischen E-Mail-Kommunikation zu integrieren. Die IT-Verantwortlichen in Unternehmen müssen deshalb schon heute Strategien und Konzepte entwickeln, um die richtigen Investitionen zu tätigen und den Arbeitsplatz der Zukunft mit den Bedürfnissen von heute technologisch in Einklang zu bringen.

Neue Arbeitnehmer-Generation

Für das laufende Jahr wird erwartet, dass 400 Millionen Menschen Google+ nutzen werden und Facebook sogar die Milliarden-Grenze überschreitet. Das Nutzungsverhalten der Jugend, also der Arbeitnehmer von morgen, verändert sich dadurch zusehends. Der aktuellen Social-Media-Studie des BITKOM zufolge sind 90 Prozent der unter 30-Jährigen in sozialen Netzwerken aktiv.

Vor allem Kommunikationsmöglichkeiten wie Chat und SMS werden dabei intensiv eingesetzt. Steigen diese sogenannten Digital Natives ins Berufsleben ein, erleben sie zunächst einmal ihr blaues Wunder.

E-Mail ist dominant

Hier treffen sie auf ein Kommunikationsmittel, das für sie fast steinzeitlich anmutet: E-Mail. Dieses ist als geschäftliches Kommunikationswerkzeug nach wie vor dominant - nicht zuletzt, weil es sich mittlerweile mit einer Reihe nützlicher Organisationsquellen wie Kalender- und Kontaktdaten verknüpfen lässt.

Zwar werden die zurzeit beschäftigten Mitarbeiter - vor allem die älteren - normalerweise keine Digital Natives mehr, sondern kommunikationstechnisch so weitermachen wie zuvor. Dennoch müssen Unternehmen im Zuge der neuen Arbeitnehmer-Generation, die innerhalb der nächsten Jahre in die Unternehmen strömen wird, schon heute damit anfangen, die "neuen" Kommunikationsgewohnheiten in bestehende Systeme zu integrieren.

Darüber hinaus ist dies für sie eine Chance, ihre Arbeits- und Kommunikationsprozesse zu modernisieren und an neue Rahmenbedingungen anzupassen. So sorgt die globalisierte Wirtschaft schon heute dafür, dass Angestellte über mehrere Städte, Länder oder Kontinente hinweg miteinander arbeiten - und Inhalte vor allem über virtuelle Plattformen teilen müssen.

Technologisch betrachtet, heißt das, dass vorhandene Systeme flexibel genug sein müssen, um sich nicht nur heute, sondern auch in zwei oder drei Jahren um innovative, neue Anwendungen und Infrastrukturen ergänzen zu lassen.

Firmenkommunikation 2.0

Unternehmensgerechte Social-Collaboration-Systeme können die Antwort auf diese Herausforderungen bilden. Lösungen wie beispielsweise die 2012er-Version von Novell GroupWise integrieren als professionelle Kommunikationsplattformen auch Social-Media-Elemente, die sowohl die alten als auch die neuen Formen der Zusammenarbeit ermöglichen. In ihrer Grundidee ähneln sie den bekannten sozialen Netzwerken XING, LinkedIn und Facebook, sind aber auf die Anforderungen der Arbeitswelt abgestimmt.

Wie bei öffentlichen sozialen Netzwerken auch sind der intuitive Umgang und der Zuschnitt der Inhalte bei einer Social-Collaboration-Plattform von entscheidender Bedeutung. Für die Enterprise-Anwendungen ist aus Sicherheitsgründen auch ein umfassendes und kontinuierlich gepflegtes Identitätsmanagement wichtig.

Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass das kollektive Wissen der Mitarbeiter immer im Unternehmen verbleibt. Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, muss das gesammelte Wissen im Teamarbeitsbereich liegen und für neue Mitarbeiter zugänglich sein.

Wie sich die zukunftsweisenden Arbeitsplätze schon heute technisch realisieren lassen, soll an einem Beispiel verdeutlicht werden.

Globales Wissen lokal nutzen

Die Teamarbeitsbereiche von Social-Enterprise-Plattformen können schon heute als "digitale Gruppenbüros" fungieren - mit virtuellen Flipcharts, Posteingängen, Aktenschränken und Konferenzräumen. Sie bilden den Kernbereich der Collaboration-Plattformen und stiften gleichzeitig den größten Nutzen.

Hier befindet sich die zentrale Sammlung aller relevanten Informationen, und von hier lassen sich die Teamarbeit koordinieren sowie die Kreativität, Innovation und Produktivität von einzelnen Teams gebündelt fördern. Ein Teamarbeitsbereich kann Zielsetzungen, zeitliche Vorgaben, Aufgaben, Dokumente, Grafiken, Blogs, Wikis, selbst erstellte Formulare und vieles mehr umfassen.

In diesem virtuellen Gruppenbüro hat jeder Mitarbeiter seinen eigenen virtuellen Schreibtisch: den sogenannten persönlichen Arbeitsbereich. Dieser kann - wie man es beispielsweise von Outlook-Kalendern kennt - anderen Kollegen oder ganzen Teams zugänglich gemacht werden. Außerdem kann von hier auf die Informationen aus den anderen Arbeitsbereichen, wie dem Teamarbeitsbereich und dem globalen Arbeitsbereich, zugegriffen werden.

Der globale Arbeitsbereich entspricht am ehesten den heutigen Firmen-Intranets. Er bietet aber neben den statischen Informationen des Managements für die Mitarbeiter auch dynamische Module wie Blogs, betriebsinterne Experten-, Hilfe- oder Diskussionsforen an.

Herausforderungen für die IT

Die Umstrukturierung betriebsinterner Kommunikations- und Collaboration-Prozesse ist ein sensibles Unterfangen. Weil die Einführung neuer IT-Systeme erfahrungsgemäß großen Widerstand auslösen kann, liegt die größte Herausforderung für die Unternehmens-IT darin, den Übergang möglichst fließend zu gestalten. Das bedeutet, dass bestehende Anwendungen wie E-Mail, Kalender oder Instant Messenger nahtlos eingebunden werden müssen. Dadurch können sich die Mitarbeiter von sicheren Häfen weiter in das neue System herauswagen.

Eine andere Herausforderung für die IT-Verantwortlichen ist die Integration und Synchronisierung verschiedener Anwendungen und Datenquellen im Back End. Denn Mitarbeiter müssen - egal, ob sie mit ihrem Notebook, Smartphone oder stationären Voice-over-IP-Telefon zugreifen - inhaltlich und zeitlich synchrone Informationen abrufen und bearbeiten können.

Der Arbeitsplatz der Zukunft wird ein digitaler sein. Die Vorboten dieser Veränderung zeigen sich schon heute. Durch die Virtualisierung der Arbeitsumgebung können die Mitarbeiter an jedem beliebigen Ort mit jedem beliebigen Endgerät arbeiten.

Unternehmen profitieren dabei von einer höheren Produktivität, Effizienz und Innovationskraft ihrer Mitarbeiter. Im Gegenzug müssen sie sicherstellen, dass sie die Mitarbeiter aller Generationen von Anfang an auf die Reise mitnehmen.

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