Für kleine und mittlere Firmen

SAAS: Clouddienste als Alternative für Unternehmen

Muss es gerade für kleine Firmen der eigene Mail-Server, die eigene Office- Installation oder eine lokale Storage-Farm sein? Für fast jede Anwendung steht auch eine Cloud-Lösung bereit.

Cloud Plan

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Statt lokalen Installationen: Software als Dienst aus der Cloud bietet viele Vorteile.

Selbst für kleine und mittlere Unternehmen ist es heute keine Frage mehr, dass sie eine gewisse IT-Grundausrüstung brauchen, um ihre Geschäfte schnell, zuverlässig und sinnvoll zu betreiben. Ein besonderes Problem solcher Firmen liegt häufig darin, dass es auch bei der Software nicht ausreicht, diese einmal zu erwerben, sie anschließend am besten einfach auf allen Systemen zu installieren und dann damit zu arbeiten. Kann schon die Installation der Lösungen bei einer Firma ohne eigenes oder mit nur nebenberuflichem IT-Personal ein Problem sein, gilt es zudem noch, die Software richtig einzurichten, rechtzeitig mit Updates und Fixes zu versorgen und im Zweifelsfall wieder mit einer neuen Version auf den aktuellen Stand zu bringen.

Software aus der Cloud: Oft schon lange im Einsatz

Da bietet es sich in vielen Fällen an, auf die lokale Installation von Anwendungen zu verzichten und auf das breit gefächerte Angebot an Cloud- beziehungsweise SaaS-Lösungen (Software as a Service) zurückzugreifen und sich so einige Probleme von vornherein zu ersparen.

Dabei geht es aber nicht darum, dass sich kleine Firmen mit dem Betrieb von Cloud-Plattformen wie Azure oder mit der App-Erstellung auf Amazon AWS befassen sollen: Sie können auf fertig konfektionierte Softwarelösungen aus der Cloud setzen, die von Profis in ebenso professionellen Rechenzentren verwaltet und betreut werden.

Softwarefirmen und Provider bieten aktuell Lösungen aus der Cloud als Dienste an, die fast alle Bereiche fassen: Das reicht von einfachem Speicherplatz zum Dateiaustausch über Büroanwendungen und Lösungen für Web- Konferenzsysteme bis hin zur kompletten CRM-Suite.

Teamplace

© Screenshot WEKA / PC Magazin

Zusammenarbeit in Datenräumen in der Cloud: Teamplace ist ein Beispiel dafür.

Wer sich etwas umhört, wird schnell feststellen, dass die meisten Nutzer mit Cloud- Computing vornehmlich Lösungen wie Dropbox assoziieren, unter diesem Begriff grundsätzlich Speicherung und Teilen von Dateien verstehen. Der Einsatz dieser Anwendungen wird von vielen Firmen und deren IT-Verantwortlichen aus Sicherheitsgründen abgelehnt, und so fällt im Verlauf der Diskussionen dann regelmäßig auch immer wieder die Aussage: "Wir nutzen absolut keine Anwendungen aus der Cloud."

Bei genauerer Betrachtung zeigt sich dann aber sehr schnell, dass gerade bei kleinen Firmen mindestens eine Lösung der Form Software as a Service fast immer zum Einsatz kommt - das ist die E-Mail.

Welche Vorteile der Einsatz von Cloud-Lösungen bieten kann

So verwenden gerade viele kleine Unternehmen reine E-Mail-Fächer bei einem Hoster oder setzen auf einen vom Provider verwalteten Mail-Server, um beispielsweise zusätzlich noch Gruppenfunktionen wie Kalender und Kontakte sowie die Möglichkeit zu nutzen, dass Nutzer auch andere Postfächer als die eigenen betreuen können. Beide Herangehensweisen basieren auf Cloud-Lösungen und bieten den Firmen eine Reihe von Vorteilen, die ganz grundsätzlich für den Einsatz von Software as a Service-Anwendungen gelten:

  • Kosten für Hard- und Software, wie sie beim Einsatz eines eigenen Mail-Servers vor Ort anfallen, gibt es in diesem Fall nicht.
  • Weder für die Installation des E-Mail-Servers noch für dessen Betreuung ist spezielles IT-Fachpersonal notwendig - dafür stehen beim Provider entsprechende Fachleute zur Verfügung.
  • Auch um das Einspielen neuer Versionen braucht sich die Firma nicht zu kümmern, da dies ebenfalls der Provider durchführt.
  • Ganz wichtiger Punkt: Der Provider kann sich um ein Backup/Restore und im Bedarfsfall auch um die Archivierung der Daten kümmern, die dann in seinem Rechenzentrum gespeichert sind.

Zudem sind es nicht nur die Anschaffungskosten für die Hard- und Software, die bei einem Umstieg auf die Cloud eingespart werden können: Der MIT-Wissenschaftler Dr. Andrew McAfee hat zusammen mit der Analysis Group und Google Enterprise eine Studie durchgeführt, um die Kosten bei einem Umzug in die Cloud abzuschätzen. Sie kamen dabei zu dem Ergebnis, dass zum Beispiel eine Firma mit 16 bis 100 Arbeitsplätzen bis 37 Prozent ihrer Kosten einsparen kann. Dabei gehen die Experten davon aus, dass gleichzeitig keine Arbeitsplätze in der IT abgebaut werden müssen, um dies zu erreichen.

Was es noch zu beachten gilt

Diese Vorteile gelten natürlich nicht nur für den Einsatz einer E-Mail-Anwendung in der Cloud-Ausprägung, sondern auch für alle anderen Lösungen und Anwendungen, die direkt als Software as a Service bezogen werden können. Wer also Anwendungen aus der Cloud einsetzt, kann damit rechnen, dass seine Firma von einer ganzen Reihe von Vorteilen profitieren wird.

Office 365

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Arbeiten wie gewohnt: Office 365 erleichtert den Umstieg in die Cloud durch eine bekannte Nutzerführung.

Doch gilt es für die IT-Verantwortlichen und Administratoren auch eine Reihe von Faktoren zu beachten, die den Einsatz einer derartigen Lösung nachhaltig beeinflussen können. So ist eine möglichst schnelle und vor allen Dingen zuverlässige Internetverbindung eine unabdingbare Voraussetzung für den Einsatz dieser Techniken. Auch wenn die großen deutschen Provider wie die Telekom immer wieder den Eindruck erwecken möchten, dass schnelle Internetzugänge flächendeckend zur Verfügung stehen würden, sieht die Realität in den ländlichen Gebieten der Republik in einigen Fällen immer noch anders aus:

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Sicherheit und Virenschutz

Die Verbindungsgeschwindigkeiten bleiben dort selbst bei DSL-Verbindungen so gering, dass das Arbeiten mit einer Cloud-Anwendung zur Qual wird. Aber selbst wenn eine grundsätzlich gute und schnelle Verbindung zum Internet zur Verfügung steht, sollten sich Firmen Gedanken darüber machen, wie sie ihren Geschäftsbetrieb auch dann fortführen können, wenn diese einmal ausfällt: Eine zweite Leitung, die im Idealfall von einem anderen Internet-Provider betrieben wird, kann deshalb sehr sinnvoll sein und helfen, unnötige Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs durch solche Ausfälle zu vermeiden.

Ebenso selbstverständlich sollte der Anbieter, der die Cloud-Lösungen auf seinen Servern und in seinen Rechenzentren betreibt, zuverlässig und vertrauenswürdig sein. Die besten SLAs (Service Level Agreements) nutzen wenig, wenn der preisgünstige Provider nach einem Jahr den Geschäftsbetrieb aus Rentabilitätsgründen einfach einstellt.

Natürlich sollte der Provider die Anwendungen und vor allen Dingen auch die Daten in einem deutschen Rechenzentrum nach deutschen Datenschutzgesetzen hosten. Und bei allem Vertrauen sollten IT-Verantwortliche dann schließlich auch eine Strategie besitzen, wie sie ihre Daten wieder aus der Cloud herausbekommen: Insbesondere wenn es um größere Storage-Lösungen aus der Cloud geht, sollten sich Firmen rechtzeitig Gedanken darüber machen, wie sie ihre Daten schnell, sicher und komplett vom Cloud-Provider wieder in die Firma oder zu einem neuen Provider transferieren können.

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