Strategien für den Mittelstand

Projektportfolio-Management lohnt sich

Auch im Mittelstand werden Projekte immer wichtiger. Damit sich die Verantwortlichen nicht permanent darin verzetteln, brauchen sie eine übergeordnete Projektkoordination. Dieser Beitrag zeigt, wie sich ein effektives, akzeptiertes Projektportfolio-Management im Mittelstand pragmatisch einführen lässt. Oberste Regel: Es muss transparent und einfach sein. Von Sabine Dietrich.

Projektmanagement

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Projektmanagement

Projekte werden immer wichtiger, die Anforderungen an Projekte und Projektbeteiligte nehmen zu. Die verfügbaren Ressourcen wachsen jedoch nicht in gleichem Maße an. Wie sich auf diese Schere einstellen? Sicher ist: Die Strategie des "Es ist noch immer gut gegangen" sollte sich kein mittelständisches Unternehmen leisten. Mittelständler müssen heute aktiv werden, die richtigen Weichen zu stellen. Und das rechnet sich schon bei einer relativ kleinen Anzahl an Projekten im Unternehmen. Denn zu spät abgeschlossene Projekte, die häufig teurer werden als geplant, führen zu unzufriedenen Kunden und Mitarbeitern - wer kann sich das dauerhaft leisten?

Projektportfolio-Management: einfach machen

Sabine Dietrich

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Sabine Dietrich: Management-Beraterin, Trainerin und Coach sowie Inhaberin von mpmEXPERT S

Der Doppelsinn der Zwischenüberschrift ist beabsichtigt. Wenn Vorteile so klar auf der Hand liegen, gibt es keinen Grund zu zögern. Und wenn man aktiv wird, sollte nach dem Motto "Keep it smart and simple" (KISS) alles so einfach, pragmatisch und individuell wie möglich organisiert werden. Fünf Schritte führen zum gewünschten Ergebnis:

1. Voraussetzungen schaffen:

  • Eine klare Strategie wird festgelegt und alle Abteilungen und Bereiche brechen diese in operative Ziele herunter.
  • Wie sind diese Ziele in die Tat umzusetzen? Notwendige Projekte werden von den Verantwortlichen formuliert und in einheitlicher Form beschrieben.
  • Moderierte Workshops dienen dazu, lukrative Projekte von weniger attraktiven Ideen zu unterscheiden und gemeinsam Eckdaten für infrage kommende Projekte zu erarbeiten.
  • Ein zentraler Bereich erhält die Aufgabe, ein ganzheitliches Projektportfolio-Management aufzusetzen - mit allem, was dazu gehört.

2. Qualität von Anfang an sichern:

  • Gute Projektarbeit startet mit einem klaren, nachvollziehbaren Projektantrag, der eine definierte Mindestqualität aufweist. Intuitiv verständliche Checklisten unterstützen dabei, die Einfachheit zu sichern und Hemmschwellen abzubauen.
  • Klare Vorgaben stellen sicher, dass Projektanträge auf realistischen Kennzahlen und Erfolgsschätzungen beruhen. Sie sollen korrekt, vollständig, eindeutig, möglichst einfach und in sich schlüssig formuliert sein. Das erlaubt sowohl die Einzelbewertung eines Projektantrags als auch den Vergleich konkurrierender Projekte nach festen Kriterien.
  • Die Projektanträge durchlaufen einen ans Unternehmen angepassten, standardisierten Prozess, der durch einheitliche Instrumente und eine straffe Gremienorganisation getrieben wird. Alle Beteiligten werden mittels klarer Kommunikation kontinuierlich in den Prozess eingebunden. Jedes Ergebnis wird durch die Einsicht und das Einverständnis aller getragen.

3. Projekte bewerten und verbindlich priorisieren:

  • Mit einer verbindlichen und nachvollziehbaren Priorisierung der Projekte soll bestimmt werden, wo Budgets und meist knappe Ressourcen investiert werden. Das ist eine wirkungsvolle Maßnahme zur Reduzierung von Fehlplanungen und -investitionen.
  • Zunächst werden die Kriterien zur Projektbewertung klar und verbindlich definiert. Neben einer Kosten-Nutzen-Analyse sollten auch andere Kriterien zum Tragen kommen: Einfachheit versus Komplexität im Hinblick auf die Schnittstellenanzahl oder der Grad, in dem Kopfmonopole eingebunden werden müssen.
  • Um die Akzeptanz der priorisierten Projektliste zu gewährleisten, werden alle beteiligten Bereiche in die Priorisierung einbezogen - unter Nutzung der verabredeten Kriterien. In dieser Phase werden Projekte nicht nur geprüft und priorisiert. Es werden Synergien ermittelt, Doppelarbeiten und gegenseitige Abhängigkeiten transparent gemacht. Das Projekttempo erhöht sich, der Ressourcenhunger sinkt.
  • Im Ergebnis sollte kein Projekt diese Prozesse unterlaufen. Auch "quergedachte" Projekte müssen auf dem gleichen Prüfstand bestehen, um Stabilität in der Projektlandschaft und ein Maximum an Effektivität zu erzielen.

4. Ressourcen transparent machen und aktiv steuern:

  • In diesem Schritt wird die Frage beantwortet: Stehen für die priorisierten Projekte alle benötigten Ressourcen wirklich zur Verfügung? Ein Ressourcenabgleich liefert Transparenz, welche Projekte nicht nur gestartet werden können, sondern sich auch im weiteren Verlauf auf freie Ressourcen verlassen dürfen - und sichert so die Entscheidung für die Projektfreigabe. Die Prioritätenliste hilft bei der Entscheidung und schließt weitere, zeitraubende Diskussionen aus.
  • Als Voraussetzung müssen die bereitstehenden Projektressourcen transparent sein. Besonderes Augenmerk ist dabei auf Kopfmonopole zu legen, die als klassische Engpässe später Projekte blockieren können. Transparenz liefertzumeist auch hier eine einfache Excel-Vorlage.
  • Eine Maßnahme zur Entlastung des Portfolios könnte beispielsweise ein gestaffelter Projektstart sein, der das gesamte Projektportfolio entzerrt und eine andauernde Arbeitsüberlastung der verfügbaren Ressourcen vermeidet.

5. Kontinuierliche Transparenz zum Projekt- und Portfoliostatus:

  • Die Projektlandschaft kann nur so gut sein, wie sie den kontinuierlichen Änderungen im Projektgeschäft Rechnung trägt. Dabei ist natürlich die regelmäßige Information zu Einzelprojekten das Lebenselixier für notwendige Entscheidungen im Portfolio. Eine entsprechende Projektkultur ist hier das A und O.
  • Die Informationen der Einzelprojekte werden in unternehmensgerechte Kennzahlen (KPI) "verpackt", in eine für die Geschäftsführung lesbaren Form verdichtet und berichtet. So erhält der Kopf des Unternehmens eine fundierte Entscheidungsgrundlage für notwendige Maßnahmen. 
  • Die Steuerung der Projekte wird nach dem KISS-Prinzip über einfache Standards und Instrumente hergestellt. So lässt sich etwa über einfache, zielgenaue Fragen an den Projektleiter ein Projektstatus errechnen.
  • Auch hier gilt die Regel: Prozesse und Instrumente sind klar, verbindlich und durch eine Abstimmung mit allen Beteiligten abgesichert.
  • Transparenz über Einzelprojekte sowie über deren Ergebnisse ermöglicht ein kontinuierliches Lernen über Projekte im Unternehmen. So wird die Weiterentwicklung der Projektarbeit und darüber hinaus des Unternehmens aktiv gestärkt.

Akzeptanz und Management-Unterstützung sichern

  • Als besonders erfolgskritisch für das Projektportfolio-Management hat sich in der Praxis die Akzeptanz aller Beteiligten herausgestellt. Um dies Ziel zu erreichen, werden über eine klare Kommunikation alle Beteiligen derart eingebunden, dass sie die Anforderungen, Organisation und Prozesse nicht nur hinnehmen, sondern ihre Verbindlichkeit auch aktiv tragen.
  • Die Prozesse sind transparent, pragmatisch und werden von erfolgserprobten Standards sowie einfach zu bedienenden, professionellen Tools unterstützt. Alle Rollen und Gremien sind ebenso klar bestimmt, wie deren Aufgabenbereiche und Kompetenzen.
  • Unabdingbar aber ist: Die Geschäftsleitung muss sowohl den Aufbau wie auch das Leben eines Projektportfolio-Managements aktiv zur Chefsache machen. Aus diesem Grund wird die verantwortliche Stelle für die Etablierung und die spätere Projektsteuerung hierarchisch so hoch wie möglich und ohne Bezug zu Fachinteressen angebunden.

Fazit: Es lohnt sich

Mittlerweile gibt es eine Reihe anerkannter Untersuchungen zum Thema. Diese gelangen zu dem Ergebnis, dass Unternehmen mit funktionierendem Projektportfolio-Management am Markt erfolgreicher sind als solche, die ihr Projektmanagement aus dem Bauch heraus steuern oder ihre Projekte dem freien Spiel der Kräfte überlassen.

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