Projektmanagement

ERP-Lösungen sinnvoll ergänzen

Obwohl die meisten Unternehmen gleichermaßen ERP- und Projektmanagement-Lösungen einsetzen, holpert es oft im Zusammenspiel der Softwaresysteme. Gefragt sind daher ganzheitliche IT-Lösungen, die die Plattformen über Schnittstellen optimal miteinander verbinden.

Check 15

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Obwohl einer der Marktführer im Bereich Unternehmensanwendungen hat SAP auf dem Feld der Projektmanagement-Software noch Nachholbedarf. Die meisten Firmen setzen deshalb auf ein Nebeneinander von klassischen ERP-Systemen wie SAP auf der einen und isolierten Projektmanagement-Lösungen auf der anderen Seite. Dabei gehen allerdings viele wertvolle Informationen verloren und Prozesse sind ineffektiv, weil Daten doppelt erfasst werden müssen. Ganzheitliche IT-Lösungen hingegen, bei denen das Projektmanagement-Tool über Schnittstellen voll in das Standard-ERP integriert ist, sorgen für ein effektives Daten- und damit letztendlich Unternehmensmanagement.

Weit verbreitete Insellösungen

Microsoft Project, Excel und Word für das Projektmanagement, SAP für die Buchhaltung und die Stundenbuchung - so wird es vielerorts gehandhabt und es zeigt, dass das Bewusstsein für das Thema Projektmanagement-Software in vielen mittelständischen Unternehmen noch recht unterentwickelt ist: Es dominieren Insellösungen, die intransparent und ineffektiv sind.

Werden jedoch Projekt-Portfoliomanagement-Lösungen in klassische ERPSysteme wie etwa von SAP integriert, so erhöhen sie die Schubkraft der an sich schon sehr leistungsfähigen Standardsoftware um ein Vielfaches, da sämtliche Geschäftsprozesse optimiert werden.

Für Unternehmen, die auf SAP setzen, sind kundenindividuelle Anpassungen zumeist ohnehin unerlässlich. Wird dann aber zusätzlich über Schnittstellen-Module die Projektmanagement-Lösung direkt und tiefgreifend in SAP eingebunden, sorgt eine einheitliche IT-Lösung für transparente und effiziente Unternehmensprozesse.

"Wir verknüpfen quasi das Beste aus beiden Welten", erklärt Jörg Püls, Geschäftsführer der Collinor Software GmbH, einem Unternehmen, welches sich bei namhaften Kunden einen Ruf als Spezialist für die kundenspezifische Integration von Multiprojektmanagement-Lösungen in klassische ERP-Systeme - vor allem in SAP - erworben hat.

Auf die Schnittstellen kommt es an

Mit den entsprechenden, teils bidirektionalen SAP-Schnittstellen - bei Collinor zum Beispiel auf BAPI-Basis - ist eine nahezu vollständige Integration in die SAP-Umgebung möglich. So erfolgt etwa die Erfassung der geleisteten Ist- Stunden je Projekt und Vorgang durch die Mitarbeiter einfach und effektiv in einem spezifischen Timesheet.

Die Stunden werden dann mittels Schnittstelle an SAP auf den entsprechenden Kostenträger inklusive der leistenden Kostenstelle zur internen Leistungsverrechnung übergeben. Dabei kann frei definiert werden, nach welchen Kriterien das ganze Projekt oder abweichend davon einzelne Bereiche in SAP kontiert werden sollen.

Dies ist mittels frei definierbaren Kontierungsregeln zum Beispiel auf Kostenstellen, Innenauftrag oder Sammelkostenstelle einstellbar. Wird zur Kontierung in SAP neben einer Sammelkostenstelle zusätzlich ein statistischer Innenauftrag benötigt, so "beantragt" Collinor über eine Z-BAPI die Nummer direkt in SAP und weist dem Projekt die durch SAP vergebene Nummer als zusätzliches Kontierungselement zu.

Wichtig ist ebenfalls, dass alle in SAP auf das "Projekt" gebuchten Kosten auch direkt im Projektmanagement-System verfügbar sind. Die Lösung von Collinor ermöglicht dem Projektleiter und allen weiteren Berechtigten eine übersichtliche Darstellung aller Kosten (tabellarisch und grafisch) inklusive SAP-Kosten eines Projektes - direkt in der Projektmanagement-Software und ohne dass ein SAP-Zugang benötigt wird.

Alle Buchungen auf das Kontierungselement in SAP (Innenauftrag, Kostenstellen) werden laut Gegenkonto und Kostenart der entsprechenden Kostenzeile der Kontenstruktur im Projekt automatisch zugeordnet. Die Kontierung laut SAP kann detailliert im Projekt bis hin zur einzelnen Belegnummer gesichtet werden - je nach rollenabhängigem Berechtigungskonzept in jeweils unterschiedlicher Detailtiefe.

Ende der Doppelerfassung

Ebenso ist es bei voll integrierten Lösungen möglich, dass Bestellungen direkt aus dem Projektmanagement-System ausgelöst werden können. So kann beispielsweise der Projektleiter bei entsprechender Berechtigung eine Bestellanforderung in Bearbeitung einschließlich der gewünschten Bestellpositionen generieren, die direkt in SAP angelegt wird.

Hat der Einkauf aus der Bestellanforderung eine Bestellung gemacht, wird im Projektmanagement der entsprechende Status der Bestellung mit Liefertermin, Einzelbuchungen und Rechnungen sofort angezeigt und die anfallenden Kosten natürlich als Obligo-Wert beziehungsweise tatsächliche Buchungen berücksichtigt.

Doppelerfassungen sind bei einer vollintegrierten Lösung ebenso passe wie verlorene Daten. Idealerweise werden automatisch die in SAP verorteten Informationen wie Kunden-, Lieferanten-, Materialdaten sowie Produktivzeiten der Mitarbeiter dem Projektmanagement-Tool zur Verfügung gestellt. Müssen Mitarbeiter beispielsweise 100 Prozent ihrer Arbeitszeit auf Projekte und Linientätigkeiten kontieren, erleichtert die Anzeige der zu verbuchenden Produktivzeit im Timesheet - diese wird je Mitarbeiter über eine weitere Schnittstelle direkt aus SAP übernommen - die Aufgabe enorm.

Einheitliche Informationsplattform

Auch Bestell- und Lieferdaten, die Kontierung der Projekte und die geleisteten Stunden der Mitarbeiter je Projekt (Kontierungselement) sind ohne Doppelerfassung in beiden Systemen verfügbar. Auf diese Weise werden Prozesse erheblich beschleunigt, da durch eine unternehmensweit einheitliche Informationsplattform in nur wenigen Klicks ein transparenter Überblick über die Projekte inklusive aller Kosten und Ressourcen des Unternehmens möglich ist.

Die Integration in die SAP-Welt wird in der Regel durch entsprechende Standardschnittstellen realisiert, wobei hier aber vor allem auf deren Qualität und die technische Umsetzung großer Wert gelegt werden sollte. Jedoch kommt es immer wieder vor, dass die einzelnen SAP-Systeme sehr unterschiedlich konfiguriert sind, sodass manchmal auch Standardschnittstellen kundenspezifisch angepasst werden müssen. Hier zahlt es sich laut Jörg Püls, Geschäftsführer der Collinor Software GmbH aus, wenn der Anbieter über umfangreiche Erfahrungen auf diesem Gebiet verfügt. Denn dann halten sich die Aufwände für die Anpassungen in Grenzen und amortisieren sich dank des sofortigen Nutzens sehr schnell.

Fazit

Durch eine ganzheitliche Lösung über kundenspezifische Schnittstellen vom Standard-ERP zum Projektmanagement- Tool beziehungsweise anderen unternehmensinternen IT-Plattformen und umgekehrt lassen sich sämtliche Systeme optimal integrieren und schaffen für alle Projektbeteiligten bis hin zum Management einen enormen Mehrwert - und damit einen klaren Wettbewerbsvorteil für das gesamte Unternehmen.

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