Projektmanagement

Problemlösung mit Projektmanagement-Software

In nahezu jedem größeren Projekt tauchen unerwartete Schwierigkeiten auf, die sich zu handfesten, manchmal kaum mehr steuerbaren Projektkrisen auswachsen können - prominente Beispiele dafür gibt es genug. Mit dem sinnvollen Einsatz einer passenden Projektmanagement-Software lassen sich Problemsituationen jedoch frühzeitig identifizieren und beherrschen.

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Von der Elbphilharmonie bis hin zum Berliner Flughafen: Dass Projekte in eine Krise geraten können, wissen wir alle. Es liegt bereits in der Natur des Projektgeschäfts, dass die Verantwortlichen Neuland betreten. Projekte finden einmalig statt, begeben sich auf unbekanntes Terrain und sind darum nicht mit beliebiger Präzision planbar.

Überraschungen und Unerwartetes im Projektverlauf sind also nicht die Ausnahme, im Grunde sind sie die Norm. So stellt sich die Frage, was zu tun ist, damit sich ein Problem nicht zu einer handfesten Krise ausweitet, wie wir sie etwa in Berlin beobachten können. Dort verschiebt sich der Fertigstellungstermin Jahr um Jahr, die Kosten steigen um etliche Milliarden Euro.

Einer der Kardinalfehler des Projekts BER: In Berlin gab es keine aktualisierten und transparenten Projektpläne, an denen sich der Status und Fortschritt des Projekts hätte ablesen lassen - zumindest wurden vorliegende Erkenntnisse nicht kommuniziert und vom Management für die weitere Planung auch nicht berücksichtigt. Das Resultat dieser Intransparenz: kein Reagieren, kein Gegensteuern, die beste Grundlage für eine kommende Projektkrise.

Kritische Situationen sind normal

Im Grunde gilt es für nahezu jedes Projekt: Im Verlauf können kritische Situationen auftreten. Es kommt darauf an, diese Situationen rechtzeitig zu erkennen und zu lösen, sodass sie den Erfolg des Projekts gar nicht oder nur marginal beeinflussen. Ein prekärer Zustand ist dann erreicht, wenn kritische Situationen in immer kürzeren Zeitabständen auftreten. Mitunter gipfeln sie dann in einer ausgewachsenen Projektkrise, die im schlimmsten Fall das Scheitern des Projekts bedeuten kann.

Eine Krise kann sich jedoch auch unvermittelt einstellen - wenn ein einzelnes unvorhergesehenes Ereignis eintritt, das für die Beteiligten nicht antizipierbar war, aber dennoch eine große Tragweite hat. Hier können auch politische oder wirtschaftliche

Kay-Eric Hirschbiegel

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Der Autor: Kay-Eric Hirschbiegel,Geschäftsführer der Sciforma GmbH

Ereignisse eine Rolle spielen - etwa der Zusammenbruch der Neuen Märkte oder die Finanzkrise. Oft tritt eine elementare Projektkrise auch erst gegen Ende eines Projekts auf, da dann in der Regel - bedingt durch Termin- und Budgetüberschreitungen - der Erfolgsdruck steigt.

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Laut einer Gallup-Studie kommen je nach Branche und Berichtszeitraum 50 bis 87 Prozent aller untersuchten Projekte entweder gar nicht zum Abschluss, oder die Projekte können ihre terminlichen, budgetären und qualitativen Zielvorgaben nicht einhalten. Eine Studie von IAG-Consulting aus dem Jahr 2012 kam sogar zu dem Ergebnis, dass circa 70 Prozent aller untersuchten ITProjekte scheitern oder doch kurz vor dem Scheitern standen.

Gründe für Projektkrisen

Die Ursachen für Projektkrisen sind sowohl systemischer als auch individueller Natur. An dieser Stelle seien nur einige Faktoren beispielhaft aufgeführt:

  • Die Zielformulierungen des Auftraggebers sind generalistisch gehalten, erscheinen unklar und klammern Detailvorgaben weitgehend aus. Der Auftraggeber kommt seiner Informationspflicht nur unzureichend nach, was die Planungssicherheit beeinträchtigt.
  • Die Budgets werden aus vergabetaktischen Gründen zu eng kalkuliert, zeitliche, personelle und finanzielle Puffer werden möglichst klein gehalten.
  • Die Projektplanung erfolgt nicht mit der nötigen Tiefe und Detailakribie. Je länger und intensiver die Planungsphase, desto weniger Probleme treten in der Durchführung auf.
  • Inkompetenz von Planungsstab und Projektleitung.
  • Durch Personalressourcenmangel werden Mitarbeiter parallel in mehreren Projekten eingesetzt (Multi-Tasking-Effekt), es gibt einen Kontinuitätsverlust.
  • Das Netz von Zulieferern und Subunternehmern ist unübersichtlich, es entstehen Dependenzen, durch die Organisationsabläufe schwerer planbar werden. In Krisensituationen führt dies zum Delegieren von Verantwortlichkeiten.
  • Mitarbeiterwechsel, vor allem auf Leitungsebene, führen bei längeren, komplexen Projekten zu Brüchen.

Projektintern ist eine geeignete Projektmanagement-Software praktisch unumgänglich - insbesondere bei komplexen Aufgabenstellungen. Nur mithilfe einer guten PM-Lösung lassen sich Projekte so realistisch wie möglich planen, bewerten und steuern.

Kommunikation und Transparenz

Die PM-Lösung ist essenziell, um Transparenz über den Projektverlauf zu gewinnen, die erreichten Meilensteine zu verifizieren, die eingestellten Zeit- und Ressourcenpuffer permanent zu überprüfen und die Einhaltung des Budgets zu überwachen. Von dieser Transparenz profitiert der einzelne Projektleiter ebenso wie das Management, das einen Überblick über das gesamte Projektportfolio seines Unternehmens braucht.

Es gehört darum zu den wesentlichen Aufgaben aller Projektleiter, ihre Pläne so aktuell wie möglich zu halten, damit das mögliche Frühwarnsystem in Gestalt der Projekt- und Portfolio-Management-Lösung funktioniert. Dabei ist es sinnvoll, die späteren Projektmitarbeiter schon in der Planungsphase zu involvieren. Denn auf diese Weise wird das Projekt zu einem Teil "ihr" Projekt, die Mitarbeiter geben ein Commitment ab, und bereits die Planungsdaten werden realistischer.

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Projektkrisen sorgen nicht nur für schlechte Stimmung im Team - sie können auch richtig teuer werden.

Die Verantwortlichen auf Ebene der Projektleitung, der Portfolioplanung und der Geschäftsführung brauchen zwingend die Transparenz und die Informationen, die ihrer Rolle entsprechend für fundierte Entscheidungen erforderlich sind. Zugleich muss das Projektmanagement dafür sorgen, die Kommunikation und Verständigung auf allen Ebenen zu schärfen.

Managed Services als Servicekonzept

Für beides schafft eine zentrale Projektmanagementlösung die Voraussetzung. Einige PM-Lösungen unterstützen die rollen- und rechtekonforme Versorgung mit Informationen auch dadurch, dass Lizenzen nur für diejenigen Nutzer nötig sind, die selbst mit dem Tool planen und Daten einpflegen. Für diejenigen, die die Informationen nur einsehen müssen, Mitglieder des Managements etwa, ist der Zugriff kostenlos.

Ressourcentreue oder termintreue Planung?

Was den Planungsansatz betrifft, fällt die Entscheidung oft zwischen diesen beiden prinzipiellen Varianten: die ressourcentreue oder die termintreue Planung. Vor diese Alternativen gestellt, entscheiden sich viele Projektleiter für den termintreuen Ansatz, weil sie glauben, so mehr Kontrolle über den Projektfortschritt zu erhalten.

So naheliegend diese Überlegung auch scheint, sie ist mitunter trügerisch. Wer eine mögliche Überbelastung seiner Ressourcen - also der involvierten Mitarbeiter - ausblendet, setzt sich ebenso der Gefahr von Projektkrisen aus. Denn steht die Ressource nicht im eingeplanten Umfang zur Verfügung, werden sich Termine notwendigerweise verschieben. In der Regel ist man gut beraten, die Unwägbarkeiten des Projektverlaufs als den Normalfall zu betrachten.

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Einer der Kardinalfehler des Projekts BER: Es gab keine Projektpläne, an denen sich der Status und Fortschritt des Projekts hätte ablesen lassen.

Wer sich auf die Möglichkeit von Problemen einstellt und sich schon im Vorfeld Gedanken über Lösungsansätze macht, für den werden sich einzelne Probleme im Projekt nicht zur handfesten Krise auswachsen. Ist etwa ein einzelner eingeplanter Projektmitarbeiter nicht verfügbar - ist das wirklich schon eine Krise? Bei manchen längerfristigen Projekten ist die Ressourcenplanung ohnehin mit einer gewissen Unschärfe behaftet.

Wer weiß schon, ob ein Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten, der als Ressource für einen Projektabschnitt in zwei Jahren vorgesehen ist, dann überhaupt noch im Unternehmen beschäftigt ist? Mitunter suggeriert hier die Software für die Projektplanung eine falsche Verlässlichkeit, wenn sie eine Ressourcenplanung nur auf namentlicher Ebene gestattet, statt die Ressourcenplanung auch auf Stellenoder Abteilungsebene zu erlauben. Oft ist es besser, für den Projektabschnitt in zwei Jahren zehn Java-Programmierer aus einer bestimmten Abteilung vorzusehen, als sie auch schon namentlich benennen zu wollen.

Fazit

Das A und O, um Krisen im Projekt zu vermeiden - sprich: um Problemsituationen so frühzeitig zu identifizieren, dass man ihnen wirkungsvoll begegnen kann - liegt in der regelmäßig aktualisierten Projektplanung. Nur für einen Projektleiter, der sein PM-Tool tatsächlich nutzt, kann es zu einem Joker werden, der den meisten Projektkrisen vorbeugt.

Die Analysen, die eine gute Projektund Portfolio-Management-Lösung für den Projektleiter, den Portfolioplaner und das Management liefert, sind wie das Radar des Flugkapitäns: Sie machen den Blick auf die Flugbahn sehr viel klarer und sicherer.

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