ALPEN-Prinzip

Outlook-Zeitmanagement: So strukturieren Sie Arbeit und Alltag

Rennt Ihnen auch die Zeit weg? Mit modernen Zeitmanagement-Methoden organisieren Sie Alltag und Arbeit wesentlich besser – und Outlook hilft Ihnen dabei.

Outlook auf mehreren PCs

© Microsoft


Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, ohne sich zu verzetteln. Probieren Sie die Methoden des Zeitmanagements aus und wählen Sie die für Sie am besten geeigneten Methoden aus. Sie werden Outlook dadurch in einem ganz anderen Licht betrachten.

Bei der Planung Ihrer Ziele wenden Sie das ALPEN-Prinzip an. Dann vergessen Sie nichts. Der Begriff ALPEN setzt sich folgendermaßen zusammen:

  • A: Aufgaben erfassen und die dazugehörigen Termine erstellen
  • L: Die Länge Ihrer Aufgaben und Termine einschätzen
  • P: Nicht alles läuft wie geplant, Pufferzeiten reservieren
  • E: Entscheidungen treffen, was muss erledigt werden 
  • N: Nachkontrolle, was haben Sie tatsächlich erledigt
ALPEN-Prinzip

© WEKA

Ohne eine konkrete Zielplanung kommen Sie selten weiter. Das Alpen-Prinzip hilft Ihnen dabei, den Tag optimal zu planen und Ihre Ziele zu erreichen.

Wenn Sie dieses Prinzip verinnerlichen, gehen keine Ziele verloren. Wenn Sie noch keine Struktur für Ihre Aufgaben haben, nutzen Sie den Notizenbereich von Outlook und wandeln Sie die Notizen danach in Aufgaben um. Danach schätzen Sie die Länge einer Aufgabe ein. 

Arbeiten Sie idealerweise nur mit einem Endtermin. Wenn Sie die Aufgabe in einen konkreten Termin umwandeln, denken Sie daran, Pufferzeiten einzuplanen, denn nicht immer läuft ein Tag so, wie er eingeplant wurde. 

Treffen Sie Entscheidungen, was wirklich für Sie wichtig ist. Dabei hilft eine ABC-Analyse weiter. Kontrollieren Sie anschließend, was Sie tatsächlich geschafft haben. Dadurch wird Ihr Zeitgefühl für anstehende Aufgaben immer besser.

Lese-Tipp: Outlook-Gruppenkalender erstellen - so geht's

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