ALPEN-Prinzip

Outlook: Was ist wichtig - eine ABC-Analyse

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Nachdem Sie alle Aufgaben kategorisiert haben, lohnt sich eine ABC-Analyse. Dabei fragen Sie sich bei jeder Aufgabe, ob diese Sie zu Ihrem angestrebten Ziel führt.

  • Zielführende Aufgaben erhalten die Kategorie A.
  • Aufgaben, die zur Erreichung Ihrer Ziele untergeordnet sind, sind weniger wichtig und erhalten Kategorie B.
  • Aufgaben, die nicht direkt zum Erreichen Ihrer Ziele führen, aber trotzdem erledigt werden müssen, sind erst einmal unwichtig und erhalten die Kategorie C.

Im Laufe der Zeit können sich die Prioritäten ändern. Sie sollten deshalb jede Woche Ihre Prioritäten überprüfen und bei Bedarf ändern. Zur Festlegung der Prioritäten bietet sich in Outlook die Wichtigkeit an. Diese finden Sie in der Gruppe Kategorien. 

  • A-Aufgaben erhalten die Wichtigkeit: hoch.
  • B-Aufgaben legen Sie nicht gesondert fest, alles, was nicht mit der Wichtigkeit hoch oder niedrig gekennzeichnet ist, erhält automatisch die Wichtigkeit normal und entspricht in der ABC-Analyse einer B-Aufgabe.
  • Für C-Aufgaben aktivieren Sie die Wichtigkeit: niedrig

Um eine Wichtigkeit von hoch beziehungsweise niedrig wieder auf normal zu stellen, klicken Sie das entsprechende Symbol einfach noch einmal an. Die Symbole funktionieren als Ein-/Ausschalter. Irgendwann wird es ernst, und Sie müssen aus Ihren Aufgaben konkrete Termine machen. 

Sie legen jetzt für eine Aufgabe oder einen Teil davon den Tag und die Uhrzeit fest. Sie müssen die Aufgabe nicht an einem Tag erledigen, aber immerhin schon einmal damit beginnen. 

Mit der Salamitaktik kommen Sie auch zum gewünschten Ziel. Wenn Sie einen Teil der Aufgabe abgearbeitet haben, tragen Sie den prozentualen Anteil der Erledigung in Ihre Aufgabe ein, so haben Sie den Fortschritt Ihrer Zeile im Blick.

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Auch hier hilft Ihnen die Funktion zum Verschieben von Outlook-Elementen. Markieren Sie zunächst die Aufgabe, die Sie auf einen Termin legen wollen. Aktivieren Sie dann das Symbol Verschieben und wählen Sie den Befehl In Ordner kopieren aus aus. Dadurch bleibt die Aufgabe bestehen. 

Wählen Sie im dann eingeblendeten Dialogfenster den Befehl Kalender aus. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche OK wird die Aufgabe kopiert und in Ihren Kalender ein- getragen. Im Kalender legen Sie dann noch Beginn- und Endzeit fest. Sobald Sie den Termin abgearbeitet haben, öffnen Sie die Aufgabe im Aufgabenmodul und legen den prozentualen Grad der Erledigung fest.

Fazit

Auch der beste Plan wird im Alltag nie genau so stattfinden wie gedacht – es wird immer etwas dazwischenkommen, länger dauern oder anders laufen als erwartet. Ein guter Plan fängt dies durch Pufferzeiten auf. Planen Sie daher nach der 60:40-Regel. Wenn Sie also einen achtstündigen Arbeitstag haben, so verplanen Sie nur bis zu fünf Stunden davon. Wenn tatsächlich einmal alles wie geplant läuft, widmen Sie sich in der übrigen Zeit den verbleibenden Aufgaben.

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