Business - Printing

Mobiles Drucken im Business-Bereich

Bei der jährlichen Printerumfrage mit Schwerpunkt "Mobile Arbeit" wurde insbesondere untersucht, wie sich die Mobilisierung von Arbeitsgeräten und Arbeitsplatz auf das Drucken im Büro auswirkt.

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Bei der Printerumfrage13 galt es erst einmal den Begriff des "Mobile Printing" zu definieren. Versteht man darunter, dass auf einem mobilen Drucker gedruckt wird - oder von einem mobilen Gerät auf einen stationären Drucker? Wir stellen fest, dass es sich bei Mobile Printing meist um das Drucken von einem mobilen Gerät (Notebook, Smartphone, Tablet) zu einem stationären Drucker handelt.

Inzwischen wird das Smartphone in Unternehmen immer häufiger als integraler Bestandteil der IT?Strategie betrachtet. Damit stellt sich auch für Unternehmen die Frage, wie die klassische Druckerwelt und die Welt der mobilen Endgeräte miteinander verbunden werden können. Darüber hinaus stellt sich natürlich die Frage, welche Druckfunktionalität Anwender am Smartphone und Tablet brauchen. Was muss und was darf vom mobilen Endgerät gedruckt werden, was nicht? Weiterhin sollte in Unternehmen in Zukunft diskutiert werden, ob Drucken per se bereits arbeitsplatzunabhängig sein soll, also ob Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff auf sämtliche Unternehmensdrucker haben, oder ob gar der Drucker für manche Anwendungen selbst mobil sein soll.

Die meist genutzten Devices

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Noch ist der Desktop das meist genutzte Device, aber Notebooks und Smartphones setzten bereits zum Überholen an.

Ein weiterer Trend der mobilen Welt, der ebenfalls für die "Printer?Branche" relevant ist: die Arbeit von zu Hause. Für IT?Administratoren stellt die Heimarbeit eine große Herausforderung dar, müssen sie die Mitarbeiter doch sicher und zuverlässig an das Unternehmensnetzwerk anbinden. Um Mitarbeitern in einer dezentralen Arbeitswelt weite Reisestrecken zu ersparen, wird auch häufig auf sogenannte Video?Konferenz?Systeme zurückgegriffen. Dies ist sicherlich immer noch ein Randthema in der Arbeitswelt. Im Rahmen der Befragung zur Mobilisierung der Arbeitswelt war es dennoch interessant, wie weit verbreitet die Nutzung solcher Lösungen unter den Teilnehmern der Printerumfrage bereits ist.

Hohe Verbreitung von mobilen Endgeräten

  • Rund 63 Prozent der Befragten setzen bereits ein Smartphone für berufliche Zwecke ein. Handys kommen nur (noch) auf einen Anteil von 27 Prozent und liegen damit in dieser Umfrage noch hinter den Tablets. Mit 29 Prozent sind diese im beruflichen Umfeld zwar noch keine Selbstverständlichkeit, aber es handelt sich um die mit Abstand jüngste Gerätegruppe.
  • Interessant: 70 Prozent der Befragten nutzen ein Notebook zur Arbeit, 73 Prozent ein Desktop?System. Das bedeutet, dass es beim Mobile Computing weniger um einen Ersatz von stationären Systemen als vielmehr um eine Ergänzung geht.
Was mit Smartphones und Tablets gemacht wird

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Texte schreiben und im Internet surfen geht auf einem Tablet deutlich besser als auf einem Smartphone.

Wenn also die mobilen Endgeräte bereits weitverbreitet sind, stellt sich die Frage, welche Anwendungen auf Smartphones und auf Tablets genutzt werden. Dazu unterteilte die Printerumfrage nicht nur private und berufliche Nutzung, sondern filterte heraus, ob das gleiche Gerät sowohl privat als auch beruflich genutzt wird. Dies wird in der IT?Welt auch gerne im Rahmen des "Bring your own Device"?Trends beschrieben. Mitarbeiter, die nicht mehr ihr IT?Equipment in der Arbeit lassen - sondern ihr privatgenutztes Smartphone oder Notebook auch in der Arbeit verwenden. Dies erfordert für die IT völlig neue Sicherheitsmaßnahmen und auch die kaufmännische Seite eines Unternehmens muss sich mit der Finanzierung und Beschaffung auseinandersetzen. Die Printerumfrage13 liefert dazu spannende Ergebnisse.

Was mit Smartphones und Tablets gemacht wird

Ein besonderes Augenmerk legte die Printerumfrage13 auf die Nutzung der Smartphones - werden diese tatsächlich zum Arbeiten eingesetzt? Und wenn ja, wie? Die Ergebnisse legen nahe, dass Smartphones in unserer Berufswelt ein vollwertiges Arbeitsmittel geworden sind. Vor allem textorientierte Funktionen werden am Smartphone erledigt.

Mit 92 Prozent rangiert die Verarbeitung von E?Mails auf Platz 1. An zweiter Stelle rangiert die Terminverwaltung (87  Prozent). Trotz vergleichsweiser kleiner Bildschirme nutzen 79 Prozent der Befragten ihre Smartphones zum Surfen im Internet - das mobile Internet ist also schon die Gegenwart. Interessanterweise stehen soziale Netzwerke (34 Prozent) und spezifische Unternehmensanwendungen (28 Prozent) am Ende der Skala.

Die Nutzungsweise von Tablets unterscheidet sich in Teilbereichen signifikant von der Nutzung des Smartphones. Beliebteste Anwendung ist, wie beim Smartphone, die E?Mail (89 Prozent), knapp gefolgt vom Internet (87 Prozent) und der Terminorganisation (80 Prozent). Deutlich beliebter als bei Smartphones sind aber beispielsweise Apps (78 Prozent versus 67 Prozent) und Unternehmensanwendungen (44 Prozent versus 28 Prozent).

Smartphone oder Tablet als Papierersatz?

Die Informationsverarbeitung (Informationen empfangen, lesen, erstellen, versenden) erfolgt auf mobilen Geräten also ganz selbstverständlich. Smartphones und Tablets sind inzwischen für viele Anwender ein echtes Arbeitsmittel. Dabei sollte man sich vor Augen halten, dass bei beiden Gerätetypen Anwendungen eingesetzt werden, die noch vor wenigen Jahren exklusiv den Computern vorbehalten waren. Was bedeutet dies für das Druckverhalten der Anwender? Dient beispielsweise das Tablet als gleichwertiger Papierersatz im beruflichen Kontext? Die Printerumfrage liefert auch zu diesem Themenkomplex interessante Einsichten. Knapp 6000 Anwender wurden dazu befragt, wie sie generell (sowohl beruflich als auch privat) zum Einsatz von Papier im Kontext von mobilen Geräten stehen.

Mobiles Drucken

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Nach wie vor gibt es einen großen Bedarf, digitale Informationen auf Papier zu bringen.

Die Befragten wurden um eine Selbsteinschätzung gebeten: Zwar ist die überwältigende Mehrheit der Befragten nach wie vor der Überzeugung, dass Papier als Arbeitsmittel nach wie vor praktisch und sinnvoll ist - und dass die Mehrheit mobile Endgeräte eher nicht als vollwertigen Ersatz für Papier ansehen. Aber 17 Prozent sind bereits der Meinung, dass Papier durch mobile Endgeräte zu ersetzen sei. Wenn Tablets noch weiter in die Arbeitsabläufe von Unternehmen integriert werden, könnten diese mobilen Endgeräte mittel? bis langfristig durchaus Auswirkungen auf bisher papierbasierte Arbeitsprozesse haben.

Mobiles Drucken

In den vorgehenden Abschnitten wurde festgestellt, dass Smartphones inzwischen sehr verbreitet sind und Tablets inzwischen ebenfalls eine kritische Masse erreicht haben. Beide Endgerätetypen werden bereits im beruflichen Umfeld eingesetzt, zu Zwecken, die vor wenigen Jahren noch den Computern im Unternehmen vorbehalten waren. Auch gibt es Aussagen der Anwender, dass Papier noch gerne im Unternehmen genutzt wird und mobile Geräte wohl in naher Zukunft nicht das papierlose Büro einläuten. Es stellt sich für die Druckbranche die Frage: Haben die Anwender den Wunsch, ihre auf dem Smartphone und Tablet gespeicherten Informationen auf Papier zu bringen? Auch in diesem Fall liefert die Printerumfrage13 erste Antworten. Die Teilnehmer wurden gefragt, ob sie von ihrem mobilen Gerät drucken. Die Antworten waren überraschend: 33 Prozent der Befragten sagten, dass sie dies bereits tun, nur 18 Prozent waren der Meinung, dass sie diese Funktion nicht brauchen.

Sage und schreibe 49 Prozent der Anwender drucken nicht von ihrem Smartphone, E?Book?Reader und Tablet, würden es aber gerne. Hier scheint es eine hohe Diskrepanz zwischen dem Anwenderwunsch und dem Angebot der Hersteller zu geben. Erstaunlicherweise drucken 15 Prozent der befragten Anwender auch E?Mails vom Smartphone und Tablet aus. Natürlich sind hier die Gründe interessant, warum Anwender gerne vom Gerät drucken würden, es ihrer Meinung nach aber nicht können. Die Anwender beantworteten diese Frage aufschlussreich. So gab die überwiegende Mehrheit (71 Prozent) an, dass sie keinen passenden Drucker für diese Anwendung haben.

Die Begründung scheint auf den ersten Blick durchaus plausibel, wird doch vom mobilen Endgerät in der Regel über eine kabellose Verbindung gedruckt - über Wi?Fi und Bluetooth. Unterstützt der Drucker diese Anbindung nicht, wird es aufwendiger. Immerhin noch 18 Prozent beschreiben, dass Sie den Druckvorgang vom Smartphone oder Tablet als sehr umständlich empfinden. Jeweils 15 Prozent meinen, dass sie es versucht haben, es aber nicht funktioniert hat oder sie schlichtweg nicht wissen, wie sie vom mobilen Gerät drucken können. 12 Prozent sind der Meinung, dass es technisch einfach nicht möglich ist. Die knapp 2000 Teilnehmer (rund 33 Prozent aller Befragten) der Printerumfrage13, die bereits von ihren mobilen Geräten drucken, wurden ebenfalls danach befragt, welche Dokumente und Informationen sie beruflich von ihrem mobilen Gerät drucken: Die überragende Mehrheit (72 Prozent) bringt Textdokumente (z.B. PDFs) zu Papier. Erstaunlicherweise drucken aber auch 15 Prozent der Anwender E?Mails von ihrem Smartphone oder Tablet aus. Das Phänomen, dass sich eine beachtliche Anzahl der Anwender E?Mails ausdrucken, ist bereits aus vorherigen Printerumfragen bekannt - und dieses Bedürfnis bleibt auch bei der Benutzung mobiler Endgeräte teilweise erhalten. Fotos (10 Prozent) und Präsentationen (2 Prozent) auszudrucken, spielt hingegen eine untergeordnete Rolle.

Drucken von unterwegs

In den meisten Fällen beschreibt der Begriff "Mobile Printing" das Drucken vom mobilen Endgerät auf einem definierten stationären Drucker; entweder dem Drucker zu Hause oder immer demselben Drucker im Büro. Daneben gehört zum "Mobile Printing" aber auch das Drucken von unterwegs - also entweder außerhalb des Büros auf einen stationären oder einen mobilen Drucker. Die überwiegende Mehrheit (61 Prozent) druckt nicht von unterwegs, aber immerhin 30 Prozent nutzen die Möglichkeit, von ihrem mobilen Endgerät auf verschiedenen Druckern einen Druckjob zu platzieren. Meist handelt es sich dabei um andere stationäre Drucker, etwa in Niederlassungen des Unternehmens oder bei Besuchen von Geschäftspartnern. Die Reinkultur des "Mobile Printing", also unterwegs von einem mobilen Endgerät auf einem mobilen Drucker zu drucken, spielt bisher nur bei 7 Prozent eine Rolle.

fehlende oder unpassende Hardware

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Es ist die fehlende oder unpassende Hardware, die das Drucken von mobilen Endgeräten aus verhindert.

DMS auf dem Vormarsch

Die Printerumfrage wird bereits zum fünften Mal durchgeführt. Einige Fragen wurden dabei über mehrere Jahre gestellt, um etwaige Trends herauszuarbeiten. Die Methodik und der Umfang entsprechen aber eher einer Trend? als einer Vergleichsstudie. Eine für die Händler und IT?Administratoren wichtige Frage lautet: Wie entwickelt sich das Anwender?Verhalten in puncto Druckverhalten? Drucken Anwender ihrer Einschätzung nach eher mehr oder weniger?

Hierbei gilt einschränkend anzumerken, dass es sich um eine Selbsteinschätzung handelt - da kaum ein Anwender (und auch nur wenige Unternehmen) das Druckvolumen personenbezogen erfassen. Im Vergleich der Printerumfrage12 und der Printerumfrage13 lässt sich erkennen, dass der Trend hin zum "ich drucke weniger..." geht. Die Gründe für diese leichte Verschiebung wurden ebenfalls abgefragt. Im direkten Vergleich der beiden Printerumfragen ist besonders auffällig, dass der Hauptgrund für ein geringeres persönliches Druckvolumen weiterhin die Angabe "weil ich weniger auf Papier abheften muss" ist - jeweils von 58 Prozent der Anwender ausgewählt. Eine leichte Verschiebung gab es hingegen im Bereich des elektronischen Dokumentensystems. Man könnte diesen erhöhten Anteil im Jahr 2023 als Indiz dafür werten, dass DMS häufiger in Unternehmen eingesetzt werden - und dadurch weniger gedruckt werden muss.

Die Einführung elektronischer Dokumenten?Management?Systeme ist inzwischen nicht nur für Konzerne, sondern auch für den Mittelstand ein Thema. Dieser Trend ist nicht verwunderlich: Im Vergleich zum letzten Jahr gibt es interessanterweise einen leichten Anstieg an Personen, die ein elektronisches Ablagesystem als Grund angeben. So sagten 49 Prozent der Befragten in der Printerumfrage, dass sie bereits mit einem DMS arbeiten. Mit dazu beigetragen haben sicherlich auch die Händler von Druckgeräten und Drucklösungen. Von über 176 befragten Händlern, die Drucklösungen im Portfolio haben, bieten 79 Prozent auch elektronische Dokumenten?Management?Systeme an. DMS ist mit Abstand die beliebteste Software?Lösung bei den befragten Händlern, gefolgt von Sicherheitslösungen (verschlüsselter Druck, Authentisierung am Gerät etc.) mit 52 Prozent.

Weg zum papierlosen Büro

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Der Weg zum papierlosen Büro scheint noch ein weiter Weg zu sein, denn laut der Umfrage steigt das Druckvolumen.

Ein weiterer markanter Trend sollte bei Händlern, die vom schlichten Verkauf von Toner und Geräten leben, Alarmglocken läuten lassen. In der Printerumfrage13 lässt sich ein deutlicher Anstieg an etablierten Drucksparmaßnahmen erkennen. So gaben in der Printerumfrage12 19 Prozent aller Befragten an, dass ihnen keine Sparmaßnahme bekannt sei, in der Printerumfrage13 waren es nur noch 3 Prozent. In nahezu allen Bereichen scheinen Unternehmen ihre Druckinfrastruktur durch Kostensenkungen auf Sparbetrieb zu trimmen. Besonders der Farbdruck steht bei den Unternehmen im Fokus. Berichteten 2012 noch 33 Prozent vom stark eingeschränkten Farbdruck in ihrem Unternehmen, sind es 2013 schon 55 Prozent - also über die Hälfte der Befragten. Zweitpopulärste Sparmaßnahme in der Printerumfrage13 ist die Integration der Faxfunktion in das Multifunktionsgerät.

Auch der Duplexdruck nimmt immer weiter zu - 14 Prozent mehr Befragte berichteten dieses Jahr von dieser Drucksparmaßnahme. Trotz der Bemühungen einiger Hersteller, Tinte als Business?Inkjet im Unternehmen zu verankern, steht der Tintenstrahler bei vielen Unternehmen mehr denn je auf der roten Liste. So bestätigten 37 Prozent der Befragten, dass in ihrem Unternehmen der Bestand der Tintenstrahlgeräte stark reduziert wurde - 12 Monate vorher waren es nur 25 Prozent.

Weg zum papierlosen Büro

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Der Weg zum papierlosen Büro scheint noch ein weiter Weg zu sein, denn laut der Umfrage steigt das Druckvolumen.

Papier bleibt, vorerst

Nach fünf Jahren Printerumfrage lässt sich feststellen, dass sich auch die Druckgeräte?Landschaft deutlich zu verändern beginnt. Noch vor wenigen Jahren waren Drucker? und Kopierer noch teilweise bei der Bürotechnik in Unternehmen beheimatet, heute gehören Druckinfrastrukturen eindeutig zur IT. Eine Netzwerkanbindung gehört zum Standard, analoge Kopierer sind inzwischen eine Seltenheit. Auf Anbieterseite wird seit Jahren die Druckkostensenkung durch Lösungen beworben - das hinterlässt Spuren, wie man an den Umfrageergebnissen ablesen kann. Druckkosten zu sparen, ist heute bei vielen Unternehmen ein Thema, begünstigt auch durch die zahlreichen Kostenüberwachungswerkzeuge, die dem Handel und dem Kunden an die Hand gegeben werden.

Auch rückt immer mehr die Weiterverarbeitung von Papierdokumenten durch DMS in den Fokus, wie die Umfrage?Ergebnisse illustrieren. Für Händler, die nur vom Geräte? und Tonerverkauf leben, dürfte es immer schwieriger werden, kostenbewussten Kunden mehr Geräte und höheres Druckvolumen zu verkaufen. Vielmehr scheint es so, dass der Gerätebestand, in der Branche Stellplätze genannt, eher sinkt. Es werden gleichzeitig zwar mehr Farbmaschinen verkauft, aber Unternehmen erkennen zunehmend, dass sie durch die Einschränkung von Farbdrucken kräftig Kosten senken können. Ein noch kaum ausgeschöpftes Potenzial für Anbieter und auch Unternehmen ist die Anbindung von Mobilgeräten an ihre Druckinfrastruktur.

Mit der massenhaften Verbreitung von Smartphones und zunehmend auch Tablets wandert ein Teil der Informationsverarbeitung vom stationären Computer auf mobile Endgeräte, die derzeit noch zu selten an die Druckinfrastruktur angebunden werden. Zwar gibt es von fast jedem Druckgeräte?Hersteller inzwischen Applikationen für Android und iOS, doch nahezu die Hälfte der Befragten gibt an, dass sie von ihrem mobilen Endgerät drucken möchten, es aber aus diversen Gründen nicht können. Hier scheint es einen hohen Nachholbedarf zu geben. Hersteller und Händler müssen besser kommunizieren, wie man mobile Geräte an die Druckinfrastruktur anbindet - denn technisch möglich ist das in der Regel, zumindest bei Druckgeräten der neueren Generation. Insgesamt gibt es einen Trend den Arbeitsplatz zu "mobilisieren" - Dokumente sollen arbeitsplatzunabhängig verfügbar sein und optimalerweise auch arbeitsplatzunabhängig ausgedruckt werden. Daher steigt unserer Einschätzung nach der Bedarf, Dokumente zu digitalisieren auch weiterhin, sei es über spezielle Dokumentenscanner, die es inzwischen für wenige Hundert Euro inkl. Dokumentenverwaltungs?Software gibt oder über Multifunktionsgeräte.

Händler wie Unternehmen sollten sich zunehmend diesem Bereich widmen, denn klassische Maßnahmen zur Drucklandschaftsoptimierung, wie das Einsparen von Gerätestandorten, sind inzwischen Standard und bergen nur einen Einmal?Effekt. Der inzwischen nachweisbare Trend zur "Mobilisierung" der klassischen IT bedeutet eine große Herausforderung für Administratoren und IT?Manager. "BYOD - Bring your own Device" wurde lange Zeit als Modebegriff abgetan, wird aber nun zunehmend selbst für größere Unternehmen relevant. Die Integration diverser Mobilgeräte bedeutet für das IT?Management vor allem Mehraufwand, sowohl bei der Absicherung der Unternehmensinfrastruktur als auch bei der Einbindung der Geräte in das Netzwerk.

Aus der Praxis ist bekannt, dass Administratoren sowohl den Aufwand als auch die Risiken kaum absehen können - sich aber wohl langfristig nicht gegen den Trend stemmen können. Die Notwendigkeit, dass Mitarbeiter mehrere Mobilgeräte im Unternehmen mit sich tragen müssen (beispielsweise Werksfunk, Konzern?Handy, Privat?Handy, etc.) ist technologisch kaum noch begründbar.

Allerdings: Eine Antwort, wie man beispielsweise Mitarbeitern auf ihren Privatgeräten die Installation von Risiko?Applikationen verbieten, gleichzeitig aber Zugang zum Firmennetz erlauben kann, wird in IT?Abteilungen und zunehmend auch in Betriebsräten heiß diskutiert.

Ein Mittelweg könnte die Herangehensweise vom Anbieter wie BlackBerry werden, in dem zwar das Gerät beruflich als auch privat genutzt werden kann und soll - aber dabei beide Welten durch eine softwareseitige Trennung realisiert werden. Für die Druckinfrastruktur?Administratoren bedeutet der Trend, dass nicht nur die Druckgeräte-Landschaft heterogen sein kann, sondern auch die Geräte, die den Druckjob auslösen, immer heterogener werden.

Nicht nur klassische Desktop?Betriebssysteme müssen berücksichtigt werden, sondern eben auch die mobilen OS. Vernünftig lösen lässt sich das nur mit einer Printserver?Infrastruktur, wie man sie bereits aus dem Pull?Printing?Bereich kennt, oder seine Drucklandschaft mit Cloud?basierten Services ergänzt, die die Aufbereitung und Weiterleitung der Druckjobs von mobilen Geräten übernehmen.

Für Administratoren bleibt es bei der Empfehlung, sich so früh wie möglich mit der Thematik zu befassen - und die Infrastruktur, vor allem im Print?Server?Bereich, fit für mobile Endgeräte zu machen.

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