Best Practice

Mit cobra CRM PLUS bleiben Fristen im Blick

Dank eines CRM-Systems der Konstanzer Software-Schmiede cobra hat die P&P Gruppe Bayern die Mängel und Fristen bei Bauvorhaben stets im Blick. Auch der Vertrieb des fränkischen Neubau- und Sanierungsspezialisten profitiert von transparenten Kundendaten.

Mit cobra CRM PLUS bleiben Fristen im Blick

© Franz Dörner

Mit cobra CRM PLUS bleiben Fristen im Blick

Vor über 16 Jahren legte Firmengründer Michael Peter mit der Sanierung erster denkmalgeschützter Immobilien den Grundstein für die mittlerweile deutschlandweit tätige Unternehmensgruppe. Nach wie vor ist neben exklusivem Neubau das Revitalisieren besonders erhaltenswerter Altbauten ein Schwerpunkt des Unternehmens. Damit bietet die P&P Gruppe Bayern hochwertige Immobilien sowohl für Kapitalanleger als auch für Eigennutzer. Die Vertriebsarbeit sowie die Verwaltung von Bauvorhaben und Objekten wird von cobra CRM PLUS unterstützt.

Bereits im Jahr 2003 fiel die Entscheidung der damaligen Geschäftsführung für die CRM-Lösung aus dem Konstanzer Software-Haus. Man wollte Struktur und Transparenz in die Vertriebsarbeit bringen und gleichzeitig die steigende Anzahl an Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern in einer übersichtlichen Datenbank systematisch und immer griffbereit verwalten.

Test: Notebooks bis 550 Euro

Nach einigen Jahren des mehr oder weniger "fundamentalen" Einsatzes der Software wurde durch den cobra-Partner eXe GmbH aus Mönchengladbach eine komplette Restrukturierung und Erneuerung des Systems angesteuert.

Mittlerweile wird cobra CRM PLUS als führendes System in fast allen Abteilungen der P&P Gruppe eingesetzt. Geschäftsführung, Vertrieb, Buchhaltung, Marketing, Bauleitung, Projekt- und Facility-Management arbeiten täglich mit der Kundenmanagement-Lösung.

Intelligenter Datenabgleich

"Nach genauer Beleuchtung der Abläufe und Zusammenhänge sowie des Informationsbedarfs verschiedener Abteilungen im Unternehmen war uns schnell klar, dass wir einen zentralen Datenpool für alle Informationen schaffen mussten", erinnert sich Martina Labuhn vom betreuenden Partnerunternehmen eXe. Sowohl für Interessenten, Mieter, Käufer und Nachunternehmer als auch für Bauvorhaben waren unterschiedliche Datenbanken und Excel-Listen vorhanden. Damit waren nicht nur Adressdaten, sondern auch Bauvorhaben teilweise doppelt und dreifach verwaltet.

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© Archiv

Michael Peter, Geschäftsführender Gesellschafter der P&P Gruppe Bayern GmbH

Zunächst wurden deshalb alle Adressdaten in einer Datenbank zusammengeführt. Zusatztabellen, etwa für Vermittlertermine, verknüpfte Bauvorhaben, Zeiterfassung, Kundenschutzhistorie und viele weitere Informationen stellen dabei sicher, dass alle relevanten Informationen für die verschiedenen Abteilungen einen festen Platz in der cobra-Datenbank besitzen.

Verknüpfte Datenbanken

Die Besonderheit lag nun aber in der Verknüpfung dieser bestens strukturierten Adressdaten mit den Bauobjekten der P&P Gruppe. Eine weitere Datenbank wurde speziell für Bauobjekte und -vorhaben eingerichtet und mit der Adressdatenbank verknüpft. Das Verknüpfen der Datenbanken hat zur Folge, dass ein Wechsel zwischen den beiden Informationsquellen nicht mehr notwendig ist. Die Anwender können damit alle Informationen aus der Bauvorhaben-Datenbank direkt aus der Adressdatenbank ansteuern sowie Änderungen an Bauvorhaben vornehmen.

Ratgeber: So richten Sie ein Heimnetzwerk ein

Damit liegen neben den Bauvorhaben auch alle 42.000 verwalteten Adressen für jeden Mitarbeiter im direkten Zugriff. Über die vielfältige Suche wird der richtige Kunde, Interessent, Mieter oder Nachunternehmer schnell gefunden. Und nicht nur die Adresse, sondern auch die Kontakthistorie und viele andere Details sind damit sofort verfügbar.

"Für unseren Vertrieb ist beim Anruf eines Kunden gleich klar, welche Objekte dieser bereits gekauft hat, ob er sich für neue Objekte interessiert oder ob Probleme aufgetreten sind, die es zu lösen gilt. Das ist ein echter Vorteil im Gespräch, weil sich unsere Kunden damit rundum gut und persönlich betreut fühlen", erklärt Matthias Franke, Prokurist und Leiter der kaufmännischen Objektbetreuung bei der P&P Gruppe.

Mangelmanagement inklusive

In einem eigens von der eXe GmbH entwickelten "Mangelmanager" werden alle Mängel an Bauvorhaben inklusive Fristverwaltung und Mangeldokumenten verwaltet. Auch in diesem Bereich ließen sich die Abläufe und Zusammenhänge bei P&P in das cobra-System einbetten.

Wird bei den Arbeiten eines bestimmten Nachunternehmers ein Mangel bei einem Bauvorhaben festgestellt, überführt das System diesen Nachunternehmer automatisch in den "Mangelmanager". Mit dessen Hilfe lässt sich dann beispielsweise ein entsprechendes Mangelschreiben erstellen.

Mit den vielfältigen CRM-Funktionen hat das P&P-Vertriebsteam seine Interessenten über einen längeren Zeitraum im Blick. Dabei geht dem Team keine Chance verloren. Aber auch Fragen zum Vertriebsprozess werden für das Management durch die Transparenz und Auswertbarkeit der Daten greifbar. So gibt die CRM-Lösung auch Aufschluss über die Projektdurchlaufzeiten, also die Zeitspanne, bis ein Interessent zum Käufer wird.

Besonders für das Marketing interessant ist die detaillierte Lead-Quellenanalyse, die klar beantwortet, wie Interessenten auf das Unternehmen aufmerksam wurden. Von der Veranstaltung über das Mailing bis hin zur Anzeige: Kosten und Ergebnis sind auswertbar und bilden die Grundlage für die perfekte Planung in der Zukunft.

Vereinfachte Komplexität

Die Verwaltung von Kunden- und Vermittlerschutz mit zugehörigen Fristen und Provisionsansprüchen löst cobra mit einer speziell entwickelten Applikation ebenso wie die Organisation von Nachunternehmern. Und noch ein weiterer Punkt führt zur Vereinfachung der komplexen Abläufe bei P&P: Aus dem Internet-Portal des Kunden, in dem sich Interessenten für Bauvorhaben eintragen können, werden die Adressdaten zur weiteren Bearbeitung im Vertrieb direkt in das CRM-System übernommen.

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Das Projekt bei P&P ist abgeschlossen, soll aber mit den Ideen des Kunden weiter wachsen. So wird derzeit über die Anbindung eines professionellen Dokumentenmanagementsystems nachgedacht, das die Verfügbarkeit von Dokumenten aus allen Unternehmensbereichen direkt aus der Software vereinfacht.

Lauren Reimler

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