Business Analytics

Microsoft Excel im Unternehmen - Tückisches Universalwerkzeug

Als eine Art Allzweckwaffe ist Microsoft Excel aus dem Büroalltag längst nicht mehr wegzudenken. Viele Unternehmen nutzen die Tabellenkalkulation jedoch nicht nur für Berichte, sondern auch für die Risikosteuerung - und sind sich der damit verbundenen Gefahren häufig nicht bewusst. Im Zusammenspiel mit spezialisierten BI-Tools kann Excel jedoch auch für Analysezwecke wertvolle Dienste leisten.

Microsoft Excel im Unternehmen.

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Microsoft Excel im Unternehmen.

Risikosteuerung allein auf Basis von Excel und Spreadsheets ist ein schwieriges und unter Umständen sogar gefährliches Unterfangen. Denn Zugriffsrechte lassen sich nicht in ausreichend differenziertem Maße erteilen und verwalten. Außerdem versagt die Tabellenkalkulation bei der automatisierten Erstellung anspruchsvoller Reports, nicht zuletzt aufgrund der stetig wachsenden Datenmengen. 

Daru?ber hinaus gibt es keine festen Betriebsprozesse, keine Historisierung oder Dokumentation der Vorgänge. Tabellenkalkulationsprogramme sind häufig damit u?berfordert, heterogene Daten nachvollziehbar und konsistent zusammenzufu?hren, weil die Daten schon von ihrer Beschaffenheit her zu komplex sind.

All dies fu?hrt dazu, dass bei Tabellenkalkulationsprogrammen keine ausreichende Revisionssicherheit besteht - vor allem, was die Kriterien Datenkonsistenz und Transparenz anbelangt. Das bedeutet außerdem, dass die "Mindestanforderungen fu?r das Risikomanagement" (MaRisk) und "Solvency II" der Bundesanstalt fu?r Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) nicht erfu?llt werden. Denn dessen Anforderungen an das Berichtswesen schreiben klar fest, dass die Reports korrekt und konsistent sein mu?ssen.

Zwei Welten wachsen zusammen

Fehler in Reports und Bilanzen können erhebliche Auswirkungen auf Business- Entscheidungen haben: Wurden diese auf Grundlage von inkonsistenten Daten und fehlerhaften Auswertungen getroffen, kann dies zu u?berraschenden Gewinneinbru?chen und Preisspru?ngen, Betrug und Manipulationen oder nachträglich notwendigen dramatischen Bilanzkorrekturen fu?hren.

Es ist also riskant, beim Risiko-Reporting ausschließlich auf Excel zu setzen. Es wäre jedoch auch falsch, den Einsatz von Excel generell infrage zu stellen. Vielmehr geht es darum, diese Lösung in einem Business-Analytics-Umfeld abzusichern und somit die Analysemethoden effektiv zu nutzen.

Gefragt ist eine sichere Koexistenz- Strategie: Verbindet man ein praktisches Tabellenkalkulationsprogramm mit einer sicheren und hochwertigen Analytics- Lösung, profitieren die Nutzer in zweifacher Hinsicht. Excel erlaubt eine flexible und unkomplizierte Handhabung, und gleichzeitig sichert das Analysesystem die Inhalte der Spreadsheets ab.

Bestandsaufnahme

Ehe die Anwender aus der Kombination der beiden L.sungen konkreten Nutzen ziehen können, sind mehrere Schritte nötig. Zunächst stehen die Vorarbeiten an, die als Grundlage fu?r die spätere Qualitätssicherung eine Schlu?sselrolle spielen.

Dabei darf der zeitliche Aufwand nicht unterschätzt werden, der angesichts großer Mengen an Spreadsheets mit unterschiedlichen Modellen und KPIs (Key Performance Indicators) entsteht. Unternehmen, denen die Kapazitäten fu?r eine solche gru?ndliche und notwendige Voranalyse fehlen, sollten auf Hersteller von Business-Analytics-Systemen zuru?ckgreifen, die dies anbieten.

Oft wissen die Verantwortlichen in den Unternehmen nicht u?ber den gesamten Umfang der relevanten Excel-Dateien und Arbeitsblätter Bescheid. Häufig ist auch die Anzahl der absolut unternehmenskritischen Spreadsheets nicht bekannt. Damit jedoch eine Analytics-Lösung greifen kann, ist die genaue Qualifizierung aller vorhandenen Excel-Dateien und Spreadsheets im Vorfeld essenziell.

Im Laufe dieses Prozesses werden die vorhandenen Daten analysiert, zusammengefu?hrt und miteinander in Verbindung gebracht. Außerdem geht es darum, die Excel-Sheets durch definierte Risiko-Scorecards in "High", "Medium" und "Low Risk" einzustufen.

Alle unternehmenskritischen Spreadsheets, alle KPIs und alle Kennzahlen mu?ssen eindeutig identifiziert und definiert sein. Daru?ber hinaus sollte klar ersichtlich sein, aus welchen Quellen die Daten kommen, und was die konkreten Inhalte sind.

Andocken eines Analysesystems

Nach der Qualifizierung der Daten kann Excel an ein Business-Analytics-System angedockt werden. Dabei ist es möglich, die jeweiligen Applikationen bei Bedarf in jeder Fachabteilung separat zu modellieren.

Das eröffnet beispielsweise auch dem Marketing die Möglichkeit, dezidierte Prognosen fu?r einzelne Kampagnen zu erstellen und mit dem Budget abzugleichen. Gleichzeitig erlaubt eine andere Applikation etwa dem Controlling den Zugriff auf Regressionsanalysen sowie auf Berichte.

Kombiniert ein Unternehmen Excel mit Business Analytics, punktet es in doppelter Hinsicht: Das Analysewerkzeug verbessert die Datenqualität und schafft eine einheitliche und verlässliche Datenbasis fu?r ein effektives Risiko- Reporting. Alle Berechnungen sind so jederzeit nachvollziehbar. Außerdem ist es möglich, Standardberichte zu definieren, die von mehreren Usern genutzt werden können. Das reduziert die Anzahl der Berichte spu?rbar.

Flexible Handhabung

Aktualisierungen in den Analysen erfolgen quasi auf Knopfdruck und automatisiert, ohne sie komplett neu erstellen zu mu?ssen. Via Excel dauerte das Tage, mit Business Analytics ist das binnen Stunden machbar. Die strategischen und operativen Spreadsheets dienen weiterhin zur Projektdefinition in der Risikosteuerung. Die konkrete Umsetzung erfolgt dann aber u?ber das angeschlossene analytische System und mit der konsolidierten Datenbasis.

Die Nutzer profitieren von allen Vorteilen, die durch Business Analytics entstehen, und arbeiten weiterhin auf bekannten Oberflächen. Daru?ber hinaus erlauben Business-Analytics-Lösungen, wie sie beispielsweise SAS anbietet, die Identifikation von signifikanten Korrelationen, die bisher jedoch unentdeckt blieben.

Autor: Gerhard Altmann - SAS Deutschland

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Der Autor: Gerhard Altmann - Senior Director Services and Technology bei SAS Deutschland

Dank der Funktionalitäten von Excel bleibt die Handhabung insgesamt sehr flexibel und unkompliziert. Das Analysesystem sichert die Inhalte der Excel-Dateien und Spreadsheets ab und ermöglicht so ein konsistentes und revisionssicheres Risikoreporting mit Excel. Anders formuliert: Es u?bernimmt die Datenverarbeitung, die Analyse und die Verknu?pfung aller Kalkulationstabellen sowie deren effiziente Verteilung. Arbeiten Excel und Business Analytics Hand in Hand, profitieren Unternehmen von den Vorteilen beider Welten.n.

Statement

Schluss mit den Insellösungen

"Excel ist wahrscheinlich das am häufigsten genutzte BI-Werkzeug und damit sind immer auch Herausforderungen verbunden. Dabei geht es nicht um einen Mangel an Funktionen oder Flexibilität, sondern um die saubere Integration in Geschäftsprozesse - diese sind definiert und somit wenig flexibel. Von Prozessen abweichende oder kurzfristige Informationsbedu?rfnisse fu?hren immer wieder zu Insellösungen mit Excel, die dazu tendieren, durch Unternehmen zu geistern und sich langsam auszuweiten. Wir bemu?hen uns deshalb um den Bru?ckenschlag zwischen gefu?hrter Analyse und ad-hoc- Informationsbedarf.

Achim Röhe - EMEA bei arcplan

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Achim Röhe - Vice President Professional Services EMEA bei arcplan

Wir bieten hier Werkzeuge an, die sowohl den nachhaltigen Prozessbezug des Berichtswesens abdecken als auch den Erfordernissen der kurzfristigen Informationsaufbereitung gerecht werden. Fu?r unsere Kunden hat dies den entscheidenden Vorteil, dass ihre Lösungen immer an die zentralen Datenhaltungs- und Data-Warehouse-Systeme angebunden sind und keine ,losen Enden' mit lokalen Daten und entsprechenden Interpretationsspielräumen mehr vorhanden sind. Im Prinzip der ideale Weg fu?r Data Governance - im Verbund mit Excel."

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