IT-Strategien

Machen Sie Ihr Unternehmen katastrophensicher

Im vergangenen Jahr machte eine Serie von Naturkatastrophen deutlich, wie wichtig ein gutes Kontinuitätsmanagement ist. Dieser Beitrag stellt einige Möglichkeiten vor, mit denen sich Unternehmen katastrophensicher machen können.

Mobiles Büro statt Schreibtisch

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Office 365: Mobiles Büro statt Schreibtisch
Michael Barth, Deutschland-Geschäftsführer bei Regus

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Der Autor: Michael Barth, Deutschland-Geschäftsführer bei Regus

Unsere urbanisierte und industrialisierte Welt verleitet uns leicht zu der Annahme, dass Menschen ihre Arbeitsumgebung vollständig unter Kontrolle haben. Per Knopfdruck lässt sich die Temperatur  im Büro einstellen. Ein weiterer Knopfdruck, und man hat die gewünschten Informationen zur Hand.

Doch dann geschieht etwas Unerwartetes: ein Erdbeben oder die Blockierung des Luftraums durch  Vulkanasche. Oder H1N1. Solche Ereignisse erinnern uns daran, dass Konjunkturzyklen nicht die  alleinige Ursache für Unsicherheiten in der Wirtschaft sind.

Wenn solche Katastrophen eintreten, müssen viele Organisationen (meistens leider zu spät)  feststellen, dass ihr Plan zur Wiederherstellung des Betriebs im Katastrophenfall nicht ausgereicht  hat. Und wir stellen uns die Frage, wie man sicherstellen kann, dass im Unternehmen auch im  Krisenfall und danach die betriebliche Kontinuität aufrechterhalten werden kann.

Vor der Katastrophe planen

Die Folgen einer unzulänglichen Planung zur Wiederherstellung des Betriebs im Katastrophenfall  können verheerend sein. Als Ergebnis eines schwerwiegenden Ereignisses - ein IT-Ausfall, ein  Brand, eine Überschwemmung, ein Verbrechen oder ein Terroranschlag - bleiben die Türen  vieler Unternehmen für immer geschlossen, oder sie schließen in den folgenden zwei Jahren.

Auch kleinere Ereignisse können ein Unternehmen destabilisieren. Eines der häufigsten Szenarien,  das Kunden zur Aktivierung eines Arbeitsplatz-Wiederherstellungsplans zwingt, ist  nach unseren Erfahrungen ein Problem mit den Versorgungsleistungen. Durch einen Stromausfall  oder einen Wasserrohrbruch in einer oberen Etage kann der Arbeitsplatz für Tage unbenutzbar werden.

Wenn dem Unternehmen nicht schnell ein alternativer Arbeitsplatz mit geschäftlichen Einrichtungen zur Verfügung steht, muss es möglicherweise mit katastrophalen Konsequenzen  rechnen, wie etwa Geschäfts- und Kundenverlusten, Beeinträchtigung des geschäftlichen Ansehens, Produktionsverlust sowie Liquiditätsproblemen.

Darüber hinaus können die Konsequenzen dem Unternehmen noch länger zu schaffen machen als das ursprüngliche Problem. Die ihren Ruf schädigenden Auswirkungen von stornierten Besprechungen, unbeantworteten Telefonanrufen, Datenverlust oder Chaos bei der Verwaltung  können sich über Monate oder Jahre hinziehen.

Klar definierter Maßnahmenplan

Einer Studie von Ernst & Young zufolge nennen 34 Prozent der Unternehmen die "Arbeitsplatz-Wiederherstellung" als ihre größte technische Herausforderung bei der Erstellung des Geschäftsplans. Deshalb schieben viele diesen Aspekt auf die lange Bank.

Aber auch wenn es nicht zur Katastrophe kommt, kann das Fehlen eines Wiederherstellungsplans einem Unternehmen schaden. In den Ausschreibungsverfahren vieler großer Unternehmen werden Lieferanten dazu aufgefordert, Einzelheiten über ihr Kontinuitätsmanagement zu liefern.

Ist kein angemessener Plan vorhanden, scheitern Unternehmen bereits an der ersten Hürde. Eine fehlende Planung kann auch insbesondere im Finanzwesen zu Beanstandungen durch Audit-Ausschüsse und Behörden führen.

Platzbedarf ermitteln

Als gängige Lösung beim Kontinuitätsmanagement bietet sich die Benutzung von "Hot Sites" (die sogenannten "heißen Rechenzentren") an - insbesondere, um einen fortgesetzten Zugriff auf geschäftskritische Informationssysteme sicherzustellen. Aber dadurch wird noch längst nicht das Hauptproblem gelöst: die Frage, wo das gesamte Personal arbeiten soll.

Die einen brauchen vielleicht kein "heißes Rechenzentrum", sondern lediglich einen Zugang zu Schreibtischen und Besprechungsräumen. Andere Unternehmen, wie Organisationen mit weiter globaler Präsenz, müssen in ihrer Planung eine genaue Replikation ihrer Datensysteme vorsehen. Es müssen Ausweich-Arbeitsplätze auf der ganzen Welt zur Verfügung stehen - und zwar auch dann, wenn sich viele Unternehmen einer Region gleichzeitig um Ausweichplätze reißen.

Solche Räumlichkeiten sollten sich in der Nähe der Arbeitsplätze und Wohnorte der Arbeitnehmer befinden. Zu Krisenzeiten sollte ein Unternehmen die Moral seiner Mitarbeiter nicht noch zusätzlich durch die Auferlegung langer Anfahrtswege zu den Ausweicharbeitsplätzen in Mitleidenschaft ziehen.

Qualität und Leistungsfähigkeit

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Planung der Arbeitsplatz-Wiederherstellung ist die Bereitstellung eines Platzes von ausreichend hohem Standard. Die Ausweichräumlichkeiten und deren Einrichtung und Versorgung sollten von gleichbleibend guter Qualität sein - egal ob in London, Tokio, Manila oder an zahlreichen anderen Standorten.

Auch spielt die Bewältigung der Logistik eine bedeutende Rolle. Ein Anbieter, der Mitarbeitern Woche für Woche einen leichten und effizienten Zugang zu seinen Arbeitsplätzen ermöglicht, bietet sich da als kompetenter Partner an.

Ein Unternehmen, das auf die unkomplizierte Bereitstellung von voll ausgestatteten und möblierten Arbeitsplätzen sowie geschäftlichen Infrastrukturen spezialisiert ist, besitzt das Rüstzeug, in einem Notfall das Gleiche zu tun.

Eine weitere Möglichkeit, die Wiederherstellung von Arbeitsplätzen zu vereinfachen, liegt in der Raumnutzung. Mit einer mobilen und flexiblen Mitarbeiterschaft, die an verschiedenen Standorten in Wohnortnähe oder Kundennähe arbeitet, ist die Abhängigkeit von zentralen Standorten geringer. Und eine geringere Abhängigkeit bedeutet auch weniger Risiken.

Flexibel bleiben

Diese flexiblen oder mobilen Mitarbeiter arbeiten nicht mehr in großen herkömmlichen Bürogebäuden in überfüllten Stadtzentren. Sie nutzen vielmehr einen Laptop, um an jedem beliebigen Ort arbeiten zu können: zu Hause, in Drop-in-Büros oder an anderen Orten, die über eine schnelle Internet-Verbindung verfügen.

Sollte die Nutzung der Arbeitsplätze an einem der Standorte aufgrund eines Brandes, einer Überschwemmung, eines Terroranschlags oder einer anderen Krisensituation verhindert werden, so ist doch eine Vielzahl an Mitarbeitern davon nicht betroffen und kann wie gewohnt weiterarbeiten.

Flexibles und mobiles Arbeiten bietet zudem weitere Vorteile, zum Beispiel die Möglichkeit, Immobilienkosten um bis zu 60 Prozent zu reduzieren und mehr Motivation und Produktivität bei den Mitarbeitern hervorzurufen.

Umweltgerecht handeln

Herkömmliche Arbeitsmuster und Kontinuitätslösungen sind oft mit langen Pendelentfernungen für die Mitarbeiter verbunden. Lange Anfahrtswege zu einem zentralisierten Büro - bzw. Ausweichbüro - sind umwelttechnisch nicht sinnvoll, wenn das flexible Arbeiten in Wohnortnähe möglich ist.

Noch weniger umweltfreundlich sind Kontinuitätspläne, bei denen Mitarbeiter zu einem zentralen Abholpunkt pendeln müssen und dann per Bus zu einem anderen Ausweichstandort gefahren werden. Solche Szenarien wirken sich belastend auf Mitarbeitermoral, Produktivität und Umwelt aus.

Flexible und mobile Arbeitsweisen, bei denen Mitarbeiter Internet- und Wireless-Technologien nutzen, um an günstigen Standorten in Wohnortnähe zu arbeiten, machen solch lange Anfahrtswege überflüssig. Dadurch können Unternehmen die Umwelt schonen, ihre Anfälligkeit gegenüber standortspezifischen Notfällen minimieren und gleichzeitig Immobilienkosten sparen.

Fazit

Wir können daher schlussfolgern, dass es sich für Unternehmen immer lohnt, nach Lösungen für die drei größten Herausforderungen des einundzwanzigsten Jahrhunderts - Nachhaltigkeit, Kosten und Kontinuitätsplanung - zu suchen.

Michael Barth

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