Büro-Software

Lexware büro easy 2012

Viele Selbstständige und Existenzgründer glauben nicht, dass sie die Buchhaltung selbst in die Hand nehmen können. Mit "Keep it simple"-Programmen wie büro easy kommen aber auch Einsteiger zum Jahresabschluss - und sparen das Honorar für den Steuerberater.

Lexware büro easy 2012

© Hersteller / Archiv

Lexware büro easy 2012

Es gibt viele Menschen, die von der Selbstständigkeit träumen - etwa weil sie beruflich auf der Stelle treten, im Job wenig Anerkennung bekommen oder zu vergleichsweise geringen Konditionen arbeiten. Trotzdem wagen nur wenige eine Existenzgründung.

Zu den häufigsten Gründen gehören die Angst vor hohen Kosten und einer erhöhten persönlichen Belastung. Eine Befürchtung, die zumindest für die Bereiche Verwaltung und Management unbegründet ist, wenn man zur richtigen Software greift.

Es stimmt: Unternehmen müssen sich nicht nur um ihr Geschäft kümmern, sondern auch dafür sorgen, dass Steuern pünktlich bezahlt werden und auf dem Bankkonto genügend Geld vorhanden ist. Doch anders als vor zwanzig Jahren gibt es heute effiziente Werkzeuge, um und die eigene Arbeitsbelastung zu minimieren.

Schließlich sind niedrige Betriebskosten und ein geringer Verwaltungsaufwand wichtige Faktoren bei der Gewinnmaximierung. Eine entscheidende Rolle fällt dabei der eingesetzten kaufmännischen Software zu. Sie sollte nicht nur sicher und effizient arbeiten, sondern gleichzeitig auch einfach zu bedienen sein. Anforderungen, die Lexware büro easy 2012 erfüllt.

Effiziente Arbeitsabläufe

Um in der Verwaltung wirtschaftlich zu arbeiten, ist es wichtig, in Prozessketten zu denken. Wer beispielsweise eine Rechnung schreibt, sollte im Hinterkopf behalten, dass die Daten auch für die Buchhaltung relevant sind.

Vor diesem Hintergrund verbietet es sich förmlich, Rechnungen in einer Textverarbeitung zu schreiben. Denn dann sind die Daten für die Buchhaltung ein zweites Mal zu erfassen - entweder selbst oder für viel Geld vom Steuerberater.

Lexware büro easy übernimmt hingegen die Daten aus der Faktura und verarbeitet sie im Hintergrund auch in der Buchhaltung. Die aufwendige Eingabe der Buchungssätze entfällt damit. Das reduziert die Fehlerquote und sorgt außerdem für aktuelle Geschäftszahlen.

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Natürlich gibt es selbst in einem Kleinunternehmen mehr Geschäftsvorfälle als allein die Faktura. Doch darauf ist büro easy ebenso gut vorbereitet: Auch Eingangsrechnungen und Quittungen lassen sich komfortabel erfassen und automatisch verarbeiten.

Zudem ist das integrierte Online-Banking-Modul direkt in die Zahlungsströme der Auftragsbearbeitung eingebunden. Ein- und ausgehende Zahlungen werden dadurch zumeist vollautomatisch den offenen Rechnungen auf der Kunden- beziehungsweise Lieferantenseite zugeordnet.

Lexware büro easy 2012

© Hersteller / Archiv

Aufgeräumt präsentiert die überarbeitete Chefübersicht aktuelle Kennzahlen.

Wer die aktuellen Kontenbewegungen täglich abruft, bekommt einen exakten Überblick über alle Außenstände. Die Buchungsautomatik in büro easy deckt praktisch alle zahlungsbezogenen Vorgänge ab - und die machen bei kleinen und mittelständischen Betrieben etwa 95 Prozent des gesamten Buchungsvolumens aus.

Fachwissen nicht notwendig

Wenn eine kaufmännische Software dafür geschaffen ist, Einsteiger an die Materie heranzuführen, dann ist es büro easy. Die innovative Benutzerführung passt bestens zur simplen Buchungslogik des Programms. Lexware büro easy ist ein El Dorado bunter Symbole. Kleine Strukturdiagramme erklären die wichtigsten kaufmännischen Abläufe und führen Anwender zum Beispiel von der Abrechnung über das Mahnwesen bis zum Zahlungseingang.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Statt grauer Eingabedialoge und Buchungsmasken herrschen Quittungsblöcke, Überweisungsträger und Rechnungsformulare vor, was die Orientierung erheblich erleichtert. Bereits vorhandene Artikel oder Adressen werden einfach per Aufklappmenü ausgewählt, sodass oft nur Mengen oder Summen per Hand einzugeben sind. Kategorien und Steuersätze ordnet die Software selbstständig zu.

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Ein Videoassistent begleitet den ersten Start und erklärt Schritt für Schritt die Firmeneinrichtung. Um mit büro easy  zu arbeiten, reichen bereits wenige kaufmännische Grundlagen aus. Weiterführende Fachinformationen liefert der Online-Ratgeber, der sich fast aus allen Dialogen und Übersichten heraus aufrufen lässt. Passend zum gerade bearbeiteten Bereich informiert er über rechtliche Hintergründe, gibt Buchhaltungstipps oder stellt Arbeitshilfen bereit.

Zusätzlich werden zentrale Themen wie etwa Unternehmensgründung oder Jahresabschluss in kleinen, kompakten Dossiers besprochen. Stellenweise stehen auch Lernvideos zur Verfügung. Wem das nicht genügt, kann sich Rat in einem durchaus lebendigen Anwenderforum holen.

Umfangreiche Ausstattung

Auch bei der Ausstattung gibt es nichts zu meckern. Die Auftragsbearbeitung deckt nicht nur den Verkauf, sondern auch den Einkauf komplett ab, wobei zum Beispiel Angebote mühelos in Aufträge oder Rechnungen überführt werden können. Selbst Lagerbestände werden auf Wunsch automatisch korrigiert, was bei Komplettpaketen der Einstiegsklasse keinesfalls selbstverständlich ist.

Der Zahlungsverkehr umfasst neben dem Kassenbuch auch ein Online-Banking-Modul, das nahtlos in die Prozesse von Auftragsbearbeitung und Buchhaltung eingebunden ist. Ein- und ausgehende Zahlungen werden weitgehend automatisch zugeordnet, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Zusätzlich liegt dem Paket eine kleine Anlagenverwaltung bei, mit der sich das Anlagevermögen kleiner Unternehmen verwalten lässt. Die berechneten Abschreibungen können später in das Hauptprogramm exportiert werden.

Für die Weiterverarbeitung von  Buchungsdaten und Dokumenten ist büro easy mit Schnittstellen zu Office-Programmen und dem DATEV-System des Steuerberaters ausgestattet. In der plus-Version kommen unter anderem eine Projektzeiterfassung, die Reisekostenabrechnung und der Abgleich von Aufgaben und Terminen mit Microsoft Outlook hinzu.

Zu den unbestrittenen Stärken von Lexware büro easy gehört das umfangreich ausgestattete Berichtswesen. Die Software setzt dabei auf aktive Informationen, die parallel zum Geschäft laufend aktualisiert werden. So informiert beispielsweise die grafisch gestaltete Chefübersicht über die Umsatzentwicklung oder das Volumen der Außenstände. Firmenchefs bleibt damit quasi kaum etwas anderes übrig, als sich täglich mit den wichtigsten Kennzahlen auseinanderzusetzen.

Berichte lassen sich anhand verschiedener Filter mit einfachen Mitteln auf bestimmte Sachverhalte oder Zeitabschnitte fokussieren. Zeitreihen- und Budgetvergleiche helfen bei der Interpretation der Ergebnisse. Alles in allem ist das Berichtswesen nicht nur deutlich umfang-reicher als bei den meisten anderen Einstiegslösungen, sondern übertrifft sogar das Angebot vieler größerer Pakete.

Fazit

Lexware büro easy ist für Anwender gemacht, die sich lieber auf ihr Geschäft konzentrieren, als sich in den Details von Finanzbuchhaltung und Steuerrecht zu verlieren. Ein gewisses Grundinteresse und kaufmännisches Basiswissen vorausgesetzt können selbst Einsteiger mit der Software ihr Unternehmen verwalten und Jahresabschlüsse erstellen.

Die liebevoll gestaltete Benutzerführung begleitet die Anwender durch alle wichtigen Geschäftsprozesse, sodass Praxiserfahrungen verzichtbar sind. Da Ratgeber und Arbeitshilfen mitgeliefert werden, ist Fachliteratur in den meisten Fällen unnötig. Der Funktionsumfang kann sich auch mit wesentlich teureren Programmen messen. büro easy beherrscht sowohl die Bilanzierung als auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

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