IT-Strategien

Informationsmanagement richtig einsetzen

Die Informationskette im Unternehmen ist nie stärker als ihr schwächstes Glied. Deshalb sollten vor allem im E-Business aktive Firmen ein durchgängiges Information Supply Chain Management etablieren und damit ihre Kommunikation nachhaltig optimieren.

Informationsmanagement richtig einsetzen

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Informationsmanagement richtig einsetzen

Unternehmen werden mit einem zunehmend härteren Wettbewerb konfrontiert. Faktoren wie verknappte Ressourcen, homogenisierte Produkte, digitalisierte Geschäftsprozesse sowie kurzlebige Innovations- und Produktzyklen tragen hierzu nachhaltig bei. Als Reaktion auf diese Marktgegebenheit analysieren, modifizieren und restrukturieren Unternehmen ihre Philosophien und Geschäftsprozesse.

Autor - Axel Helbig - communicode GmbH & Co. KG

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Der Autor - Axel Helbig - Geschäftsführer der communicode GmbH & Co. KG

Eine Schlüsselposition bei der Optimierung der eigenen Marktposition nimmt dabei die systematische sowie schnelle Beschaffung und Bereitstellung von Informationen ein. Soziale Aspekte wie die Zusammenarbeit mit Partnern, der synergetische Nutzen von Know-how und Ressourcen, die generelle Vernetzung von Unternehmensprozessen sowie ganzheitliche Lösungsansätze rücken vermehrt in den Fokus.

Um die Kommunikation und den Austausch zu fördern, ist ein effizienter, umfassender Einsatz von Informationstechnologie unerlässlich. Ziel ist es, sämtliche Informations- und Kommunikationstechnologien zusammenzuführen und ineffiziente Insellösungen aufzubrechen.

Informationsversorgung als Wettbewerbsfaktor

Um Informationen sowohl intern als auch extern unmittelbar bereitzustellen, verfolgen Unternehmen einen informationslogistischen Ansatz. Bei der Informationslogistik oder dem Information Supply Chain Management (ISCM) gilt es, die gesamte Wertschöpfungskette zu durchleuchten und sämtliche Durchlaufzeiten von Informationen zu optimieren.

Liege- und Wartezeiten beanspruchen zumeist deutlich höhere Kapazitäten als die realen Verarbeitungszeiten. Eine effiziente Informationsversorgung wird somit zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Unternehmen können von einer Restrukturierung der IT-Landschaft in hohem Maße profitieren. Beim Information Supply Chain Management kommt es darauf an, dass die Informationsdurchlaufzeiten minimiert werden und Unternehmen ihre Informationsbestände optimieren sowie Informationen "just in time" zur Verfügung stellen.

Ideal wäre es, sämtliche Durchlaufzeiten auf die Bearbeitungszeit zu verkürzen; in der Praxis sollten Unternehmen allerdings beide bestmöglich annähern. Eine Informationskette ist letztlich nie stärker als ihr schwächstes Glied. Mit langen Durchlaufzeiten, Insellösungen sowie nicht aufeinander abgestimmten Technologien vernachlässigen Unternehmen ihr Potenzial und verlieren am Markt den Anschluss an den Wettbewerb.

Die Wertschöpfungskette als Gesamtprozess

Für eine optimale Ausgestaltung aller Informationsflüsse koordiniert ein effizientes Information Supply Chain Management sämtliche Glieder der Wertschöpfungskette zu einem Gesamtprozess. Einzelne Komponenten müssen synergetisch vernetzt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren.

Vor allem im E-Business-Bereich gilt es, jegliche Geschäfts- und Kommunikationsprozesse zu digitalisieren, damit diese dezentral und vor allem allzeit verfügbar sind. Der informationslogistische Ansatz ermöglicht darüber hinaus eine medienneutrale und länderspezifische Nutzung sämtlicher Daten.

Um einen nahtlosen Informationsfluss zu gewährleisten, sollten Unternehmen sämtliche Informations- und Kommunikationstechnologien synchronisieren. Kunden, Mitarbeiter und Partner können so eingebunden und erforderliche Dokumente und Daten umgehend eingesehen bzw. bearbeitet werden. Neben Software-Systemen wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Product Information Management (PIM) und Media Asset Management (MAM) umfasst dies auch Content-Management-Systeme (CMS) oder Translation-Memory-Systeme (TMS).

Den Kern eines erfolgreichen Informationsmanagements bildet die einheitliche Pflege in einem CMS zum gemeinschaftlichen Erstellen, Bearbeiten, Organisieren und Publizieren von Text- und Multimedia-Inhalten. Mit den intuitiv zu bedienenden CMS können Unternehmen ihren gesamten Bedarf an Online-Kommunikation ohne Programmierkenntnisse abdecken. Vor allem bei mehreren Länder-Dependancen oder Geschäftsbereichen und entsprechenden Online-Präsenzen bietet sich die Verwendung eines CMS an.

Unter Berücksichtigung der gesamten Wertschöpfungskette profitieren Unternehmen auch vom Einsatz eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM), einer übergeordneten Form des CMS. Diese kann auch weitere Technologien und Prozesse wie beispielsweise Dokumentenmanagement, Business Process Management (BPM) oder die elektronische Archivierung integrieren. Mit ECM synchronisieren Unternehmen sämtliche Content-bezogenen Prozesse und kommunizieren Dokumente, Formulare und Digital Assets nach individuellen Interessen. Allerdings eignen sich derartige CMS nicht zur Massenverwaltung hochkomplexer, oft wechselnder Produktinformationen sowie zu deren Ausgabe in unterschiedliche Publikationskanäle.

Einheitliche Informationspflege über alle Kanäle hinweg

Als zentralen Baustein der Information Supply Chain nutzen Unternehmen etwa mit einem Online-Shop-System oder Produktkatalog die Integration eines PIM-Systems, um Informationen medienübergreifend und dem Kanal entsprechend zu publizieren. Dies ist vor allem bei der Umsetzung internationaler Expansionsstandards wie beispielsweise BMEcat, GDS oder auch ETIM erforderlich.

PIM-Systeme lassen sich einem CMS vorlagern und können Daten bidirektional aufnehmen, verwalten, konsolidieren und anschließend ausgeben. Dank einheitlicher und strukturierter Datenlage profitieren Unternehmen dabei sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation und pflegen Informationen für sämtliche Publikationskanäle in einem System.

Es spielt keine Rolle, ob für Website, Print, Shop, Web- und App-Katalog oder Broschüren - mithilfe eines PIM-Systems können Unternehmen fehlerhafte Daten parallel berichtigen oder aktualisieren. Umfangreiche Such- und Recherchefunktionen unterstützen die Mitarbeiter bei der Konsolidierung der Produkt-Informationen. Offene Schnittstellen gewähren zudem eine bidirektionale Verbindung zu anderen Systemen, beispielsweise zu warenwirtschaftlichen Prozessen (ERP) oder zu Bild- und Mediendatenbanken (MAM).

Um eine zielgerichtete Informationsversorgung für unterschiedliche Märkte zu gewährleisten, setzen international agierende Unternehmen auch auf ein globales Informations- und Übersetzungsmanagement durch den Einsatz von TMS. Dieses ermöglicht nahtlose Übersetzungsprozesse, kürzere Durchlaufzeiten, Kostensenkungen und ein einheitlich hohes Qualitätsniveau aller multilingualen, unternehmens- und produktrelevanten Informationen.

In einer Datenbank speichert ein TMS bereits übersetzte Informationen in Ausgangs- und Zielsprache und gleicht neue Dokumente mit ähnlichen Sätzen ab.

ERP und PIM verknüpfen

Um auch die Warenwirtschaftsprozesse in das ganzheitliche Information Supply Chain Management einzubinden, sollten Unternehmen ihr ERP- und PIM-System verknüpfen. Einerseits befinden sich nicht alle benötigten Produktinformationen etwa fürs Erstellen eines Web- oder App-Katalogs im ERP-System, andererseits ermöglichen es solche Systeme wie auch CMS nicht, Informationen medienübergreifend in unterschiedlichen Kanälen zu publizieren.

Vor allem bei den sogenannten Schattensortimenten, also Artikeln von Zulieferern, die nicht im Standard und damit nicht im ERP erfasst sind, ist eine bidirektionale Verbindung von ERP und PIM sinnvoll. Jede Artikel-Neuanlage müsste sonst mühsam manuell erfasst werden. Zentral in einem PIM verwaltet, können sämtliche Produktdaten inklusive Lieferantenkonditionen über eine offene Schnittstelle ins ERP geladen werden. Für die Umsetzung von Cross-Selling-Strategien und die Gewährleistung eines besseren Informationsflusses eignet sich zudem die Integration eines CRM in die Wertschöpfungskette.

Einen weiteren zentralen Baustein der ISCM-Kette bildet MAM, auch DAM (Digital Asset Management) genannt. Unternehmen nutzen Asset-Management-Systeme zum Im- und Export strukturierter Dateien wie PDFs, Videos oder Bilder unter Berücksichtigung benötigter Formatkonvertierungen. Auch Meta-Informationen wie IPTC-NAA-Standard, EXIF- oder XMP-Datei-Informationen lassen sich mittels MAM hinzufügen und für die Recherche verwalten. Dies erleichtert das Suchen, Vergleichen und Auswählen strukturierter Dateien nach einstellbaren Kriterien.

Fazit

Letztlich muss ein effizientes Information Supply Chain Management an die jeweiligen individuellen Anforderungen angepasst werden. Die Komplexität unterliegt hierbei der Abstimmung einzelner Systeme, da jedes Unternehmen bereits über verschiedene (Insel-)Lösungen für bestimmte Prozesse verfügt.

Idealerweise würde die Ausgestaltung einer kompletten ISCM-Struktur bei null beginnen. In der Praxis ist dies aber illusorisch. Zumeist beginnt die Arbeit damit, bestehende Strukturen zu analysieren, Optimierungspotenziale zu erarbeiten und existierende Systeme aufeinander abzustimmen sowie neue Lösungen den Anforderungen entsprechend zu implementieren.

Auf immer globaler werdenden heterogenen und digitalen Märkten bleiben Unternehmen so auf lange Sicht konkurrenzfähig und sind für die Unvorhersehbarkeiten des Wirtschaftskreislaufs technologisch gewappnet.

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