Relationale Daten

Excel 2016: Beziehungen erstellen und auswerten

Die Grenzen zwischen einer relationalen Datenbank und Excel verwischen immer mehr. Mit dem neuen Beziehungsmodell in Excel erstellen Sie problemlos 1:n-Beziehungen und werten sie mit Pivot-Tabellen aus. Wir zeigen, wie das geht.

Microsoft Excel 2016 - Datenmodell auswerten

© SCreenshot WEKA / PC-Magazin

Excel 2016: Mit einer Pivot-Tabelle werten Sie die Beziehungen Ihres Datenmodells professionell aus.

Die automatische Übernahme von Tabellen aus Datenbanken in Excel funktioniert nicht immer. Dann müssen Sie die Beziehung manuell herstellen. Sie können auch bestehende Excel-Tabellen zueinander in Beziehung setzen. Diese Funktionalität bietet Ihnen noch weit mehr Möglichkeiten als die Funktionen S-Verweis und W-Verweis.

Schritt 1

Die erste Voraussetzung zum Erstellen von Beziehungen ist das Arbeiten mit Tabellen. Dazu müssen Sie die relevanten Bereiche als Tabelle formatieren. Klicken Sie zur Umwandlung zunächst in den Datenbereich und aktivieren Sie dann im Register Start das Symbol Als Tabelle formatieren.

Den gleichen Vorgang müssen Sie in dem zweiten Tabellenblatt auch vornehmen. Dabei versieht Excel die Tabellen automatisch mit einem Namen. Um diese Tabellennamen in aussagefähige Namen zu ändern, klicken Sie im Register Formeln auf das Symbol Namensmanager. Im jetzt eingeblendeten Dialogfenster ändern Sie mithilfe der Schaltfläche Bearbeiten die Namen, zum Beispiel in Mastertabelle und Slavetabelle.

Schritt 2

Um eine 1:n-Verbindung zu erzeugen, muss in einer Tabelle ein Primärschlüssel vorhanden sein. Primärschlüssel bedeutet, dass jeder Wert in der Spalte für den Primärschlüssel nur einmal vorkommen darf. Am besten nehmen Sie dafür eine Nummer. In der verknüpften Slave-Tabelle wird dieser Wert Fremdschlüssel genannt und darf beliebig häufig vorkommen (eins zu unendlich).

Schritt 3

Sie haben zum Beispiel in einer Tabelle Firmen mit einer eindeutigen Firmennummer und ihrem Standort. In der zweiten Tabelle befinden sich Mitarbeiter zu dieser Firma. Das können beliebig viele sein, daher kann die Verweisnummer zur Firma in dieser Tabelle auch beliebig häufig vorkommen. Hier ein Beispiel für Firmen- und Mitarbeiter-Tabelle:

Beispieltabelle

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Beispieltabellen

Nachdem Sie die Tabellen erstellt haben, aktivieren Sie Daten und klicken Sie in der Gruppe Datentools auf Beziehungen. Mit Neu wird das Fenster Beziehung erstellen eingeblendet. Sie wählen zunächst die Slavetabelle (Ansprechpartner) aus und geben als Fremdspalte die Nummer ein. Dann wählen Sie die Mastertabelle (Firmentabelle) aus und wählen die Spalte Nummer als Primärschlüssel.

Lesetipp: 9 Profi-Tipps zu Excel 2016

Schritt 4

Jetzt klicken Sie auf die Mastertabelle und erstellen daraus eine Pivot-Tabelle (Register: Einfügen/PivotTable). Im Dialogfenster aktivieren Sie Das Datenmodell dieser Arbeitsmappe verwenden. Im Bereich PivotTable-Felder klappen Sie die Tabellennamen auf, sodass Sie die Feldbezeichnungen sehen. Aktivieren Sie in der Mastertabelle das Feld Firmenname und in der Slavetabelle die Felder Ansprechpartner und Nummer. Ändern Sie die Feldeinstellungen für Nummer auf die Berechnung Anzahl.

Schon haben Sie eine Zusammenfassung der Firmen mit den zugeordneten Ansprechpartnern erzeugt.

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