Best Practice

Enterprise Resource Planning

Die Königliche Porzellan-Manufaktur in Berlin ist zurecht stolz auf ihre lange Tradition und ihre handwerklichen Produktionsweisen. Das hindert sie aber nicht daran, zur Steuerung ihrer Geschäftsprozesse eine moderne Software-Umgebung zu nutzen.

KPM Königliche Porzellan-Manufaktur Berlin

© Hersteller / Archiv

KPM Königliche Porzellan-Manufaktur Berlin

Die Königliche Porzellan-Manufaktur Berlin, kurz KPM, steht seit rund 250 Jahren für hochwertiges Porzellan mit außergewöhnlichem Design. 1763 vom legendären Preußenkönig Friedrich dem Großen gegründet, zeugt das königsblaue Zepter, das jedes Porzellanstück aus dem Hause KPM ziert, von der herausragenden Qualität des "weißen Goldes".

Seitdem erlebte das Traditionshaus eine wechselvolle Geschichte: Mit dem Ende der Monarchie im Jahr 1918 wurde die Manufaktur verstaatlicht und trug folglich den Namen Staatliche Porzellan-Manufaktur. Erst seit 1988 firmiert KPM nach einem Beschluss des Berliner Senats wieder als Königliche Porzellan-Manufaktur Berlin GmbH. Bis heute produziert KPM nach überlieferter Tradition im historischen KPM-Quartier in Berlin-Tiergarten.

Spezifische Produktionsplanung

Seit der Privatisierung verzeichnet KPM ein sehr starkes Wachstum. Vor allem aus dem Ausland erlebt das Porzellan eine starke Nachfrage. Doch auch im Heimatmarkt hat das Berliner Unternehmen eine große Fangemeinde. Dabei sind die verschiedenen Stilrichtungen, die von Rokoko und Klassizismus über Jugendstil bis hin zur Neuen Sachlichkeit und Moderne reichen, bei Jung und Alt gleichermaßen beliebt.

Die starke Expansion und steigende Produktvielfalt stellten naturgemäß auch geänderte Anforderungen an die Unternehmens-IT. Um zukunftsfähig zu sein, mehr Flexibilität zu erlangen und schließlich Kosten zu senken, entschied sich KPM daher kurz vor der Jahrtausendwende, in neue Software-Technologien zu investieren. Seitdem setzt das mehr als einhundert Mann starke Unternehmen zur Steuerung der Geschäftsprozesse erfolgreich auf die ERP-Komplettlösung Dynamics NAV von Microsoft, die speziell auf die Bedu?rfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist. Als Implementierungspartner entschied sich KPM fu?r den Microsoft-Partner Qurius.

Vor dem Hintergrund, dass KPM sehr individuelle Produkte mit einer enorm hohen Variantenvielfalt herstellt und damit eine sehr spezifische Produktionsplanung einhergeht, suchte das Unternehmen zudem eine Lösung, die sich leicht an die unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen ließ. Vor der Software-Modernisierung war bei KPM im Bereich Finanzbuchhaltung ein System von SAP, im Vertrieb sowie in der Produktion jeweils eine Individualsoftware im Einsatz.

Hohe Akzeptanz

Im Auswahlprozess konnte Qurius KPM schnell davon überzeugen, dass sich die speziellen Anforderungen am besten mit Microsoft Dynamics NAV realisieren ließen. "Mit der Software-Umstellung wollten wir vor allem unsere Geschäftsprozesse modernisieren und verschlanken. Im Fokus stand dabei, eine zukunftssichere Software auszuwählen, die kostenseitig überschaubar bleibt. Mit Dynamics NAV haben wir eine Lösung an der Hand, mit der sich die relevanten Abläufe unseres Unternehmens abbilden lassen", sagt Silke Kunath, IT-Leiterin von KPM.

Bei KPM arbeiten derzeit rund 50 Anwender aus den Abteilungen Rechnungswesen, Lager, Logistik, Produktion, Vertrieb und Marketing mit dem ERP-System von Microsoft. Die Akzeptanz der Mitarbeiter stieg nach einer Eingewöhnungsphase und die Lösung konnte schnell und effektiv zum Einsatz kommen. Kunath erinnert sich: "Insbesondere unsere leitenden Mitarbeiter waren von Beginn an sehr angetan von der neuen Lösung, da sie nun in sehr kurzer Zeit umfangreiche Auswertungen zu den vorhandenen Ressourcen generieren konnten, die für die Steuerung der Geschäftsprozesse elementar sind."

Mit dem einheitlichen Warenwirtschaftssystem von Microsoft verfu?gt KPM stets u?ber aktuelle Lagerzahlen. Der Jahresabschluss geht beispielsweise viel schneller von der Hand als fru?her. Das Unternehmen kann auf Knopfdruck fu?r jeden Tag eine Lagerbewertung durchfu?hren und die Lagerwerte ermitteln. Auch die Inventur lässt sich in viel ku?rzerer Zeit durchfu?hren als fru?her. Mit Scannern werden sämtliche Inventurdaten erfasst und in das ERP-System eingespielt.

KPM hat rund 10.000 Artikel im Portfolio. Die Erfassung und Verarbeitung der Inventurdaten hat vor der Software-Umstellung bis zu zwei Monate gedauert - dabei konnten fehlerhafte Daten aufgrund manueller Eingaben nicht ausgeschlossen werden. Dieser Prozess ist heute innerhalb von ein bis zwei Wochen erledigt. KPM profitiert daru?ber hinaus von der Flexibilität der Lösung, was in Kosteneinsparungen resultiert. So lassen sich Organisationsänderungen - zum Beispiel im Lager - sehr schnell anpassen.

Effizienz und Transparenz

Neben der Zentrale in der Bundeshauptstadt betreibt KPM weitere Filialen in Berlin, Hamburg, Köln und Potsdam. Diese sogenannten Galerien sind alle an die zentrale ERP-Anwendung angebunden. KPM hat dadurch immer im Blick, welche Warenwerte sich in den Shops befinden. Umgekehrt lässt sich per Knopfdruck aus der Filiale heraus abrufen, welche Produkte derzeit im Lager sind.

Will ein Kunde in Hamburg etwa das Service Urbino kaufen und dieses ist aktuell aber nicht vorrätig, kann der Verkäufer mit wenigen Mausklicks pru?fen, ob die Ware im Zentrallager vorhanden ist. Die Filiale meldet anschließend einen Bedarf an und stellt diesen ins System. Danach wird die Produktion respektive Lieferung des Services veranlasst. Ebenso wie die einzelnen Filialen ist auch der Webshop von KPM an die ERP-Lösung angebunden.

"Die Transparenz der Daten ist wirklich hervorragend", erklärt Kunath und fasst zusammen: "Microsoft Dynamics NAV unterstu?tzt uns tagtäglich dabei, die Effizienz unserer Geschäftsprozesse zu optimieren. Wir profitieren mit der Lösung von beschleunigten Informationsflu?ssen, reduzierten Kosten und erhöhter Kundenzufriedenheit. Auch nach mehr als zehn Jahren sind wir immer noch von der Lösung u?berzeugt."

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