IT-Strategien

ECM im Unternehmen: Integration ist Trumpf

Enterprise Content Management (ECM) gilt seit einigen Jahren als Dreh- und Angelpunkt erfolgreicher Unternehmen: Durch Dokumente und Inhalte, die zentral erfasst, gespeichert und einer definierten Gruppe zur Verfügung gestellt werden, sollen Geschäftsprozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Doch wirklich nützlich ist ein ECM-System heute nur, wenn es komplett mit anderen operativen Systemen wie ERP und CRM verzahnt ist. Auch die Übertragung des ECM-Prinzips in die Cloud ist ein sinnvoller Weg.

Enterprise Content Management (ECM)

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Enterprise Content Management (ECM)

Der Branchenverband BITKOM hatte dem ECM mehr als sechs Prozent Wachstum für das Jahr 2014 vorausgesagt. Insbesondere sollte sich das im Bereich der mobilen Endgeräte widerspiegeln, deren Anwendung vor allem im Geschäftsleben weiter an Bedeutung gewinnt.

Und tatsächlich ist der Bedarf an "gutem" Content und entsprechend an seiner Verwaltung in Unternehmen ungebrochen: Wer seine Kunden und Partner nicht zeitnah mit den richtigen Informationen versorgen kann, daher beispielsweise fehlerhafte oder unvollständige Angebote liefert, ist schnell nicht mehr Dienstleister erster Wahl.

Autor: Abdelmalik El Guesaoui

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Autor: Abdelmalik El Guesaoui : Manager Product Line bei der legodo ag

Umso wichtiger ist es, alle Unternehmensdaten strukturiert ablegen, einsehen und wiederverwenden zu können - ob unterwegs, im Home-Office oder im klassischen Büro.

Der Vertrieb braucht Daten

Gerade Vertrieb und Marketing sind ohne Zugriff auf Kunden- und Produktdaten nicht handlungsfähig. Schließlich gilt es, bereits bei der Erstellung von Anschreiben und Angeboten, Kundenwünsche exakt einzubeziehen und Anschreiben und Verträge so zu formulieren, dass sie nicht nur rein rechtlich ihre Gültigkeit haben, sondern genau die Produkte oder Dienstleistungen umfassen, die der potenzielle Neukunde benötigt.

Es zeigt sich also, dass der Einsatz einer klassischen ECM-Lösung kaum ausreicht, denn eine Anbindung dessen an daten- und prozessführende Systeme wie ERP, CRM oder Warenwirtschaftssystem ist nahezu unumgänglich. Auf diese Weise können nicht nur alle personenbezogenen Informationen wie Name, Geschlecht, Alter und Adresse, sondern und auch fallbezogene Informationen wie Produktdetails beziehungsweise komplexe Produkthierarchien, Kosten und vieles mehr in strukturierter Form abgelegt und letztlich nach individuellen Anforderungen in Dokumente wie die erwähnten Angebote eingebunden werden.

Technisch gesehen stehen hier Unternehmen vor einer echten Herausforderung: Die Systemlandschaft und der Informationsfluss können nur über eine aufwendige Integration verknüpft werden - wenn nicht eine Schnittstelle gegeben ist, die ohne zusätzlichen Programmieraufwand genau diese Aufgabe übernimmt.

Angebotserstellung durch Textbausteine

Ein fester Bestandteil beim Enterprise Content Management ist das Dokumentenmanagement, das in vielen Fällen jedoch nicht effektiv genutzt werden kann, da eine Automatisierung bestimmter Prozesse nicht gegeben ist. Dem kann etwa mithilfe standardisierter Textbausteine, verschiedener Regeln, komplexer Tabellen sowie Informationen begegnet werden, die in vorlagenbasierte Dokumente integriert werden.

Diese Art der Dokumentenerzeugung mit Textbausteinen und Abfragedialogen ist nicht nur eine besonders schnelle Lösung bei der Bearbeitung und Erstellung von Angeboten oder anderer Dokumente, sie bietet zudem die Möglichkeit, nur auf jeweils aktuelle Vorlagen und Textbausteine zuzugreifen. Das wiederum minimiert die Fehlerquote durch die Nutzung falscher oder veralteter Datenbestände sowie durch den Verzicht auf das manuelle Einfügen von Informationen.

Damit dies allerdings gelingt, müssen eingefügte oder geänderte Daten immer in das datenführende System zurückgeführt werden können, um zu wirklich jedem Zeitpunkt noch auf dem aktuellen Stand hinsichtlich des jeweiligen Kunden und Projektstatus zu sein. Auch hier sind also die bereits erwähnten Schnittstellen von enormer Bedeutung.

Ebenfalls von Belang ist die Definition von Rechten und Gruppen für die Benutzer. Durch deren Vergabe wird sichergestellt, dass verschiedene Anwenderebenen nur auf die für sie relevanten Unterlagen zugreifen können und so beispielsweise keine versehentlichen Datenlöschungen oder bei rechtsrelevanten Textbausteinen keine Änderungen vorgenommen werden können.

ECM aus der Cloud?

Die Frage, die sich immer häufiger stellt, ist: Wie gelingt der Umgang mit allen Informationen und Dokumenten auch von unterwegs aus oder direkt beim Kunden? Waren Virtual Private Networks (VPN) beziehungsweise die lokale Synchronisation der relevanten Dokumente lange das Mittel erster Wahl, hat die Cloud sich heute ihren Weg gebahnt.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Nicht nur, dass orts- und meist auch endgeräteunabhängig auf die jeweilige Lösung zugegriffen werden kann, gleichzeitig sind alle Informationen und Dokumente jederzeit verfügbar und zusätzlich werden durch die Auslagerung der Daten auch Unternehmensressourcen geschont.

Sicherheitsbedenken können hierbei durch Argumente wie einen deutschen Rechenzentrumsstandort, die Redundanz, die revisionssichere Archivierung oder auch durch die Einrichtung einer eigenen, ausschließlich unternehmensinternen Cloud wenn nicht aus dem Weg geräumt, so doch zumindest entschärft werden.

Immer und überall informiert

Langsam aber stetig drängen auch Anbieterunternehmen auf den Markt und nutzen die Chancen, die die Cloud mit sich bringt: Wo vorher alleine von einem festen Standort die relevanten Daten aus den führenden Systemen manuell zusammengeführt wurden, Dokumente im Einzelmodus mit viel Nacharbeit erzeugt und anschließend wiederum manuell auf unterschiedlichen Kanälen wie per Fax, Post oder E-Mail versendet werden mussten, setzen neue Lösungen an und versuchen, für die Gesamtheit der mit dem ECM verbundenen Aufgaben ein Tool anzubieten und die Komplexität auf diese Weise zu reduzieren.

Unternehmen und deren Mitarbeiter sollen von Smartphones, Tablets oder Laptops einfach per Browser oder App auf die Plattform zugreifen und direkt mit der Angebotserstellung beginnen können. So können alle mit dem Angebotsmanagement verbundenen Prozesse und Dateien erstellt und anschließend in einem datenführenden System, auf einem klassischen File-System oder Archivsystem gespeichert, versendet sowie ausgedruckt werden.

On-Premise oder Cloud: Datenpflege hat höchste Relevanz

Nach wie vor herrschen die klassischen On-Premise-Lösungen im Enterprise- Content-Management-Bereich vor. Zurückzuführen ist das neben den Bedenken rund um die Datensicherheit, dem fehlenden Zutrauen, dass die meist großen Mengen unstrukturierter Daten in der Cloud organisiert werden können, und der oft aufwendigen Umstellung der Unternehmensinfrastrukturen sicherlich auch auf die bislang eher sparsame Verfügbarkeit von Software-as- a-Service-Alternativen.

Doch unabhängig davon, welche Variante ein Unternehmen für sich wählt - eines muss immer bedacht werden: Ohne Datenintegration, die Anbindung an die entsprechenden Systeme und die stetige Pflege aller Dokumente hat ein ECM-System wenig Sinn. Nur, wenn alle berechtigten Mitarbeiter in der Lage sind, das System mit aktuellen Informationen und Daten zu befüllen, können diesem am Ende gewinnbringend genutzt und beispielsweise in Angebote integriert werden.

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