ECM-Lösungen

Consumer-Cloud-Dienste im Business-Einsatz - das gilt es zu beachten

Trotz vorhandenem ECM-System nutzen viele Arbeitnehmer zum Austausch von Dokumenten Onlinespeicher a la Dropbox - schlicht, weil es einfacher und schneller geht. Sicherheitsaspekte bleiben dabei ebenso außen vor wie die Integration in bestehende Geschäftsprozesse. Deshalb brauchen Unternehmen Schnittstellen, die beide Welten zusammenführen.

Consumer Cloud ECM-Lösung

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Consumer Cloud ECM-Lösung

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) dienen der Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Informationen - größtenteils in Form von Dokumenten und Mediendateien. Das tun sie sicher, nachvollziehbar, Compliance-gerecht - und meist stationär als On-Premise-Installation.

Der schnelle und einfache Datenaustausch gehört nicht zu den Stärken der meisten einschlägigen ECM-Lösungen. Das führt dazu, dass Mitarbeiter Filesharing- und Onlinespeicher-Dienste a la Dropbox, die eigentlich für den Consumer-Bereich bestimmt sind, innerhalb des Unternehmens auch für den Austausch mit Geschäftspartnern nutzen.

Dabei nehmen sie ohne großes Zögern Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien in Kauf, weil eine produktive Teamarbeit im Prozess eben immer häufiger eine hohe Flexibilität, Agilität und Integrationsfähigkeit erfordert. Eigenschaften, die sich nicht in erster Linie mit den klassischen, komplexen ECM-Anwendungen verbinden lassen, sehr wohl aber mit modernem Cloud Computing. Klassische ECM-Konzepte lassen sich jedoch nicht einfach eins zu eins in die Cloud übertragen. Die Lösung: Schnittstellen, die beide Welten zusammenführen.

Matthias Kunisch, forcont business technology,Cloud-EcoSystem e.V.

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Autor: Matthias Kunisch, Geschäftsführer der forcont business technology gmbh und Mitglied des Vorstandes des Cloud-EcoSystem e.V.

Mühsamer Datenaustausch

Heutige ECM-Anwendungen sind in der Regel für die statische On-Premise-Welt konzipiert. Viele sind groß, monolithisch und oft ziemlich kompliziert. Kein Wunder, denn sie wurden entwickelt, um sämtliche im Unternehmen entstehenden Inhalte zu verwalten. Dieses Entwicklungsziel führte dazu, dass sie an stärker ganzheitlichen Unternehmensprozessen orientiert sind.

So fehlt im Allgemeinen die Möglichkeit, Dokumente einfach aus einer Anwendung heraus mit Geschäftspartnern zu teilen. Der Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern per E-Mail kann sich aber mitunter als sehr mühselig, kompliziert und fehleranfällig erweisen.

Es entsteht häufig ein Dschungel aus mangelhaft versionierten Dokumenten, deren Aktualität und Bearbeitungsstatus nicht mehr nachvollziehbar ist. Außerdem werden die Inhalte so unnötig dupliziert und über etliche dezentrale Speicher gestreut.

Vor- und Nachteile der Onlinespeicher

In der modernen Arbeitswelt regieren jedoch Prinzipien wie Flexibilität, Agilität und Mobilität. Cloud-Services, wie Filesharing- und Onlinespeicher-Dienste, verkörpern genau diese Prinzipien.

Storage-Dienste

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Storage-Dienste sollten die Daten nicht nur beim Speichern verschlüsseln, sondern auch beim Transport in die Cloud.

Ob nun unternehmensseitig erlaubt oder nicht - die unkomplizierte, zentrale Bereitstellung von Dokumenten über das Web, die flexible Nutzung, online wie offline, unabhängig vom Endgerät, der mobile, annähernd unbeschränkte Zugriff zu jeder Zeit an jedem Ort, der schnelle Austausch mit anderen Nutzern: All diese Vorteile überwiegen aus Nutzersicht jegliche Sicherheitsbedenken.

Hinzu kommt, dass diese Dienste kostenlos sind und wenn überhaupt nur einen minimalen Installationsaufwand erfordern. Aus der Perspektive des Unternehmens sieht das anders aus: Solche Dienste speichern die Daten aufexternen Systemen, ohne Zugriffskontrollen und machen es Unternehmen unmöglich, die Hoheit über ihre Daten zu behalten. Spätestens wenn Beschäftigungsverhältnisse und Geschäftsbeziehungen enden, entsteht dadurch ein erhöhtes Risiko des Datenmissbrauchs und -diebstahls.

Neben zweifelhafter Sicherheit und mangelnder Kontrolle haben Consumer-orientierte Onlinespeicher noch einen weiteren Nachteil: Die Möglichkeit, sie in eine effiziente Prozess- und Wertschöpfungskette zu integrieren, sind extrem beschränkt. Sie nehmen das Dokument entgegen, speichern es in dem vorgegebenen Format ab und versehen es mit einer Adresse. Das war es dann auch. Damit lassen sich aber die darin enthaltenen Geschäftsinformationen nicht für andere Prozesse und Anwendungen nutzbar machen.

Enterprise-Speicher schaffen Abhilfe

Unternehmen müssen deshalb selbst aktiv werden und ihren Mitarbeitern Alternativen zur Verfügung stellen, um einerseits die Abwanderung kritischer Daten in die sogenannte Schatten-IT zu verhindern, und andererseits die Unternehmensprozesse maximal zu unterstützen.

Ein Enterprise-tauglicher Speicherservice muss genauso unkompliziert, komfortabel und leistungsstark sein wie die Consumer-Dienste. Ansonsten nutzen die Mitarbeiter die Lösung nicht. Darüber hinaus darf sie nicht auf den reinen Austausch von Dateien beschränkt sein, sondern muss sich vollständig in die ECM-Anwendungslandschaft des Unternehmens integrieren.

Das macht eine Cloud-basierte Dokumenten- und Prozessbrücke zwischen den unterschiedlichen ECM-Applikationen und regulären Office-Anwendungen nötig, die sich intuitiv bedienen lässt und zudem mobil verfügbar ist. Der Nutzen dieser Bridge lässt sich weiter steigern, wenn sich darüber hinaus auch ERP- oder sogar verschiedene ECM-Systeme einbinden lassen.

Als intelligentes File-System in der Cloud sollte ein solcher Onlinespeicher die Dokumente sammeln, verteilen und den Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Fachanwendungen koordinieren. Er muss dabei selbstständig auf die manuell vom Nutzer oder automatisiert von Anwendungen angeschobenen Prozesse reagieren.

Integration in Anwendungen und Prozesse

Auf Programmebene spricht man von Ereignissen oder Events, etwa der Input oder Output von Dokumenten, deren Umbenennung oder das Erkennen eines bestimmten Dateityps. In Abhängigkeit von diesen Ereignissen werden passende Prozessschritte aktiviert, die das Dokument dann selbstständig konvertieren, Dokumentenattribute abfragen und das Dokument an die passende Fachanwendung weiterleiten.

Da jeder Nutzer des Onlinespeichers über seinen Account eindeutig identifizierbar und adressierbar ist, kann so ein durchgängiger Datenaustausch entstehen, der dem Nutzer sämtliche Informationen aus unterschiedlichsten Fachanwendungen jederzeit automatisiert bereitstellt.

B2C-Einsatz

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Für den B2C-Einsatz konzipierte Onlinespeicher- Dienste eignen sich kaum für den Einsatz im Unternehmensumfeld, werden aber dennoch häufig verwendet, weil sie so praktisch sind.

Konkret könnte das so aussehen, dass ein Vertriebsmitarbeiter in seinem Postfach einen Fragebogen zu einer Kundenzufriedenheitsbefragung erhält und ihn gemeinsam mit dem Kunden ausfüllt. Nach Abschluss des Gespräches wird der Fragebogen automatisch an die Marketing- und die Vertriebsabteilung zur Auswertung weitergeleitet.

Durch die Synchronisationsmechanismen des Online-Speichers ist sichergestellt, dass stets nur der aktuellste Fragebogen genutzt wird. Die Verteilung des Dokuments an die Kundenberater wird über eine Fachanwendung gesteuert, beispielsweise das zentrale CRM-System.

Sicherheit in der Cloud

Cloud Computing ermöglicht es auch in der einfachen Form eines kontrollierbaren Enterprise-Onlinespeichers, Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu optimieren. Die Frage nach der Sicherheit beim Cloud Computing ist dabei durchaus berechtigt, liegt der Betrieb der Software doch meist in fremden Händen. Unternehmen müssen sich intensiv

mit den jeweiligen Cloud-Anbietern auseinandersetzen und Transparenz einfordern. Dazu gehören Fragen nach dem Ort der Speicherung, der Zertifizierung des Rechenzentrums, der Einhaltung geltender Datenschutzgesetze, der Möglichkeiten, zu jeder Zeit seine Daten wieder aus der Cloud zu lösen, Hochverfügbarkeit und vieles mehr.

Hinzu kommt, dass sich die Übertragungswege der Daten aus der Cloud zu den jeweiligen Devices der Anwender kaum kontrollieren lassen. Welchen Weg die Daten nehmen, und wer dazwischengeschaltet ist, erschließt sich nicht.

Der Cloud-Nutzer muss daher gegenüber dem Anbieter des Cloud-Services auf einer verschlüsselten Übertragung bestehen. Die sicherste Lösung ist dabei eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Außerdem geben Zertifizierungen wie ISO, TÜV und von einer Reihe weiterer Institutionen wie German Cloud und Cloud-EcoSystem bei der Suche nach dem richtigen Anbieter Orientierung.

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