Drucktechnik

Drucker-Trends im Überblick

Gerade im Office-Bereich werden viele neue Lösungen und Services geboten, die Kosten sparen und die Effizienz erhöhen. Wir haben uns die aktuellen Trends genauer angesehen. von Anja Eichelsdörfer

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© Hersteller/Archiv

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Es hat sich wohl in deutschen Unternehmen herumgesprochen, dass sich im Bereich Office-Printing ein enormes Sparpotenzial verbirgt. Denn der Mittelstand und auch kleinere Unternehmen beginnen damit, ihre Output-Strategie unter die Lupe zu nehmen, sofern eine vorhanden ist.

So erschreckend das klingt: Viele Unternehmen hatten oder haben kein Konzept fu?r ihre Druckerlandschaft. Verschiedene Hersteller, verschiedene Zuständigkeiten, organischer Wildwuchs u?ber Jahre hinweg - bei einem solchen Chaos kann keiner den Überblick behalten. Im Klartext heißt das: Unternehmen ohne Output-Strategie lassen nicht nur das Sparpotenzial links liegen, sondern kennen nicht einmal ansatzweise die Druckkosten. Und wie soll man Kosten einsparen, die keiner beziffern kann?

Aber nicht nur der zunehmende Kostendruck in der Unternehmens-IT ist ein guter Grund, sich Gedanken um die Drucker-Infrastruktur im Haus zu machen. Der zunehmende Einsatz mobiler Endgeräte stellt ganz neue Anforderungen an die Printer-Landschaft. Auch Trends wie User-Owned-Devices gewinnen zunehmend Einfluss auf die Unternehmens-IT. Ein flexibles und effizientes Dokumenten-Output-Konzept ist gefragt, das am besten Geld spart und wenige Ressourcen bindet.

Der deutsche Mittelstand entdeckt Print Management

Die aktuelle IDC-Studie "Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012" bestätigt, dass der deutsche Mittelstand zunehmend Print Services fu?r sich entdeckt. Immer mehr Unternehmen planen zudem mit Document Solutions die Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen. Daneben wird mobiles Drucken in den kommenden ein bis zwei Jahren ein wichtiges Thema werden.

IDC befragte im Fru?hjahr 2012 zum wiederholten Male u?ber 200 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 200 Mitarbeitern zu Print Management & Document Solutions. Ziel der Umfrage war es, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen, die Print Management oder Document Solutions einsetzen, demnächst einfu?hren möchten oder sich zumindest mit den Themen näher beschäftigt haben, zu untersuchen und damit tiefere Einblicke in die Bedarfe der Firmen und Organisationen zu erhalten.

Anforderungen an die IT steigen

Die Senkung der IT-Kosten (52 Prozent) und die Verbesserung der Sicherheit (49 Prozent) sind fu?r die befragten Fach- und Fu?hrungskräfte die wichtigsten Anforderungen an die IT in den kommenden ein bis zwei Jahren. Neben diesen klassischen IT-Tasks mu?ssen die IT-Abteilungen deutscher Firmen die Fachbereiche und deren Geschäftsprozesse stärker als bisher unterstu?tzen - dies gaben 51 Prozent der Befragten zu Protokoll - und stehen zudem vor der Herausforderung, deutlich flexibler als in der Vergangenheit auf neue Anforderungen (46 Prozent), wie etwa konjunkturelle Schwankungen oder organisatorische Veränderungen, zu reagieren.

Mit Print Management und Document Solutions können Anwender-Unternehmen diesen Anforderungen begegnen. Zunächst werden mit Print Management die Druckkosten reduziert. Im zweiten Schritt werden dann mithilfe von Document Solutions die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse effizienter und sicherer gestaltet.

Immer mehr Unternehmen erkennen inzwischen den Nutzen von Print Management und Document Solutions. Diese beiden Bereiche wachsen immer weiter zusammen und können kaum noch isoliert voneinander betrachtet werden. Insbesondere mittelständische Unternehmen (mit 200 bis 1.000 Beschäftigten) planen in den kommenden ein bis zwei Jahren, Print Management und Document Solutions verstärkt zu implementieren.

Print Services - noch viel Potenzial

Viele der befragten Unternehmen beziehen aktuell von externen Print-Services- Anbietern vor allem Basisdienstleistungen wie Wartung und Support (56 Prozent), Gerätebeschaffung (51 Prozent) und das Verbrauchsmaterial (47 Prozent). Mit diesen sogenannten BPS-Verträgen (Basic Print Services) lassen sich die direkten Kosten senken; zudem sorgen eine Abrechnung und ein Reporting fu?r Transparenz.

"Dieser Effekt ist allerdings schnell verpufft", gibt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter dieser Studie, zu bedenken. "Was nu?tzen gu?nstige Beschaffungskonditionen, wenn u?berflu?ssige Geräte eingekauft und parallel ein Wildwuchs an veraltetem Drucker-Equipment benutzt wird, der fehleranfällig ist, den Bedarf der Anwender nicht erfu?llt und die Geräteflotte an veränderte Rahmenbedingungen nicht angepasst wird?", fragt Kraus weiter.

Insbesondere mittelständische Unternehmen haben das offenbar erkannt, denn vor allem sie planen innerhalb der kommenden zwei Jahre mit der Unterstu?tzung von Managed Print Services (MPS) die Analyse und Bedarfsplanung (49 Prozent), die Gerätekonsolidierung (52 Prozent), das Asset Management (48 Prozent) und die fortlaufende Optimierung der Druckerumgebung (54 Prozent) zu verbessern. "Damit schaffen sich diese Unternehmen eine optimale Basis, um nicht nur die direkten Kosten fu?r Beschaffung und Betrieb zu senken, sondern insbesondere die versteckten Kosten aufzudecken und in der Folge zu reduzieren", ergänzt Kraus.

Document Solutions verhelfen zu mehr Produktivität

Das Optimierungspotenzial durch Document Solutions steht bei den befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen außer Frage: Zwei Drittel der Befragten - und hier vor allem wieder der Mittestand - beurteilen Document Solutions als eine geeignete Maßnahme, um dokumentenintensive Prozesse in Teilbereichen zu optimieren. So sind elektronische Formulare (44 Prozent), Lösungen fu?r sicheres Drucken und elektronische Archivierung (jeweils 34 Prozent) und die Digitalisierung und manuelle Weiterleitung von Dokumenten (32 Prozent) - also Software und Services, um Teilbereiche von Dokumentenprozessen zu verbessern oder die Sicherheit zu erhöhen - am weitesten verbreitet.

Stimmungsbild zum Thema mobiles Drucken

© Quelle: IDC, Print Management & Document Solutions, Deutschland, 2012

Stimmungsbild zum Thema mobiles Drucken

Die befragten Firmen und Organisationen wollen das Gesamtpotenzial von Document Solutions ausschöpfen: So plant ein Großteil in den kommenden 12 bis 24 Monaten vor allem Maßnahmen zur Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen. Hierzu zählen Enterprise-Content-Mangement-Systeme (ECM, 55 Prozent), Software und Services zur Digitalisierung und automatischen Verteilung (50 Prozent) und Enterprise-Input-/Output-Systeme zur automatischen Erstellung von Dokumenten aus Firmenanwendungen ( 49 Prozent).

Mobiles Drucken wird wichtig

"Document Solutions versetzen die IT-Abteilungen in die Lage, die einzelnen Fachbereiche und deren betriebliche Abläufe besser zu unterstu?tzen, denn automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse", so IDC-Experte Kraus. "Dies fu?hrt dann zum eigentlichen Nutzen, nämlich einer höheren Produktivität der Fachabteilungen, und zu mehr Kundenzufriedenheit."

Die Möglichkeit, von jedem mobilen Endgerät an jedem zur Verfu?gung stehenden Gerät drucken zu können, wird von den Befragten als wichtiger Trend gewertet. Fu?r mehr als die Hälfte der Befragten wird mobiles Drucken - kurzfristig innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre oder mittelfristig innerhalb der kommenden zwei bis fu?nf Jahre - als wichtiges Thema eingeschätzt. Dabei gaben elf Prozent der Unternehmen an, dass mobiles Drucken bereits heute von großer Bedeutung fu?r sie ist. Lediglich 12 Prozent halten es fu?r ein unbedeutendes Hype-Thema.

IT-Sicherheit: "BYOD" stellt IT-Abteilungen vor Herausforderungen

Sicherheitsbedenken, verursacht durch das Fehlverhalten der User oder fehlende technische Voraussetzungen sowohl auf Drucker- als auch auf Endgeräteseite, stellen im Hinblick auf mobiles Drucken fu?r die befragten Unternehmen die größten Herausforderungen dar.

Schritt fu?r Schritt zum echten Business-Partner

Der Bedarf der Unternehmen nach Print Services und Document Solutions in Deutschland ist insbesondere im Mittelstand hoch. IDC empfiehlt eine stufenweise Implementierung: Zunächst sollten die Geräte-Infrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und die Transparenz durch das aktive Management erreicht werden.

Im zweiten Schritt sollen das Druckvolumen deutlich reduziert und dokumentenintensive Geschäftsprozesse gestrafft werden. Damit erfu?llt die IT-Abteilung nicht nur eine Hauptanforderung, nämlich die Fachabteilungen und deren Geschäftsprozesse stärker zu unterstu?tzen. Vielmehr eröffnet sich der IT hier eine gute Möglichkeit, sich vom reinen Zulieferer Schritt fu?r Schritt zu einem echten Partner fu?r das Business zu positionieren.

Farbe, MPS, mobiles Drucken - die Trends 2012

Europas größte Anwenderbefragung zur Druckgeräte-Nutzung zeigt: Klassische Maßnahmen im Output Management und Managed Print Services bringen dauerhaft meist nicht die erhofften Effekte, da die Maßnahmen zu kurz greifen. Kostensenkung ist eine wesentliche Herausforderung im Output-Management, vor die viele IT-Abteilungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz gestellt werden. Die Liste der Sparmaßnahmen - von der Reduzierung der Geräteanzahl u?ber das Abschaffen von ganzen Geräteklassen bis hin zur Sperrung von Gerätefunktionen fu?r Mitarbeiter - ist je nach Unternehmensgröße lang und vielfältig. Zudem bahnt sich seit einiger Zeit das Prinzip der Managed Services den Weg durch die Output-Welt - eine Idee, die sich beispielsweise im Fuhrpark, Facility- oder Kantinenmanagement schon lange durchgesetzt hat.

Die Printerumfrage von Dokulife mit Unterstu?tzung des Druckerherstellers Brother, die seit 2008 Anwender, IT-Manager sowie private und berufliche Anwender zur Nutzung von Druckern befragt, zeigt auf: Viele Output-Management- Maßnahmen bringen nicht oder nur kurzfristig die erhofften Effekte und auch die umfangreichsten MPS-Dienstleistungsangebote können an ihre Grenzen stoßen. Manche Entwicklungen der letzten Jahre wirken geradezu paradox.

Weniger Farbausdrucke

So gehört zum Beispiel das Einschränken von Farbdruck seit jeher zu den beliebtesten Druckkosten-Sparmaßnahmen in Unternehmen jedweder Größe. Im Schnitt berichten 34 Prozent der Befragten, dass ihr Unternehmen diese Drucksparmaßnahme im Unternehmen etabliert hat. Gleichzeitig aber steigt der Anteil von Anwendern, die im Unternehmen auf Tintenstrahl- und Farblasergeräten drucken, während der Anteil an genutzten Schwarzweiß-Geräten sinkt.

Dieser Trend gilt im Schnitt fu?r alle Unternehmensgrößen. So ist selbst bei großen Unternehmen der Zuwachs von Farblasern laut befragten Anwendern spu?rbar. Gaben vor zwei Jahren noch 57 Prozent der Befragten in Großunternehmen (mehr als 1000 Mitarbeiter) an, dass sie hauptsächlich Schwarzweiß- Lasergeräte beruflich nutzen, so sind es 2012 nur noch knapp 50 Prozent. Die Zahl der Farblaser-Nutzer stieg hingegen von 26 auf 35 Prozent. Farbgeräte liegen somit trotz Sparzwängen der Unternehmen im Trend.

Das papierlose Bu?ro ist in weiter Ferne

Ähnlich paradox verhält es sich beim Druckvolumen. Viele Output-Management- Maßnahmen zielen darauf ab, durch intelligente Verteilung von digitalen Dokumenten den Papier-Output zu senken. Aber aus Anwendersicht geht die Rechnung nicht auf: 78 Prozent der befragten Berufstätigen haben in der Printerumfrage12 angegeben, dass sie gleich viel oder sogar mehr als noch vor zwei Jahren drucken.

Die Gru?nde fu?r das steigende Druckvolumen sind zahlreich. Einige - beispielsweise das generelle Anwachsen von Informationsbergen, die dann teilweise zu Papier gebracht werden - wurden bereits in den vergangenen Printerumfragen beleuchtet. Doch das wachsende Druckvolumen ist auch ein Indiz dafu?r, dass klassische Output-Management-Maßnahmen zu kurz greifen. Es wird meist auf der Infrastrukturseite gespart, während das Anwenderverhalten und die Arbeitsprozesse unberu?cksichtigt bleiben.

IT Strategien: So drucken Unternehmen

Die Hitliste der beliebtesten Sparmaßnahmen der Printerumfrage verdeutlicht dies. Während die Gerätekonsolidierung in der Wahrnehmung der Studienteilnehmer ganz oben steht, gehört die Mitarbeiterschulung zum intelligenten Einsatz von Multifunktionsgeräten zu den seltensten Maßnahmen im Zusammenhang mit Sparmaßnahmen im Druckbereich.

Dabei steht außer Frage, dass Gerätekonsolidierung und ähnliche Output- Management-Maßnahmen die Kosten senken können. Doch im Gegensatz zum dauerhaften Ertrag durch effizientere Mitarbeiter bringen infrastrukturelle Maßnahmen meist nur Einmaleffekte, die zudem schnell verpuffen können, weil sie nicht flexibel auf sich verändernde Anforderungen angepasst werden können.

Mitarbeiter beschaffen Tinte und Toner

Anders sieht es bei Managed Print Services aus. Diese können die Mitarbeiter entlasten, indem die Drucker-Administration an einen Dienstleister abgegeben wird. Dadurch können sich Anwender stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und somit die Effizienz steigern. Jedoch stoßen auch Managed Services an ihre Grenzen, wie die Printerumfrage 12 zeigt.

Während sich der Kantinenbetrieb vollständig und der Fuhrpark bis auf das Tanken in die Hände eines Dienstleisters legen lassen, wu?rde ohne Mithilfe der Bu?romitarbeiter die Druck-Infrastruktur in den meisten Unternehmen stillstehen. Denn die "letzte Meile" des Papier-Outputs wird unverändert per Hand betrieben: das Bestellen, Beschaffen und Auswechseln von Verbrauchsmaterialien.

Wenn das Druckgerät meldet, dass Toner oder Tinte leer ist, ist es selbst bei großen Unternehmen mit bis zu 1000 Mitarbeitern häufig selbstverständlich, dass die Mitarbeiter die Verbrauchsmaterialien beschaffen. Erst bei noch größeren Unternehmen u?berwiegt die Maßnahme, eine zuständige Person fu?r die Bu?romaterialien zu benachrichtigen (28 Prozent ) - trotzdem holen selbst dort 27 Prozent der Befragten in der Regel die nötigen Verbrauchsmaterialien aus dem Lager.

Ins Gerät eingesetzt, wird Toner und Tinte selbst in Großunternehmen (mehr als 1000 Angestellte) u?berwiegend von den Mitarbeitern (56 Prozent). Dienstleister, die diesen Job u?bernehmen, sind mit 12 Prozent laut Anwendern auch bei Großunternehmen rar gesät. Schon bei großen Mittelständlern (201 bis 1000 Angestellte) machen Dienstleister fu?r die Verbrauchsmaterialversorgung gerade mal 6 Prozent aus. Bei der Papierversorgung sieht es noch drastischer aus. Papier wird u?ber alle Unternehmensgrößen hinweg von Mitarbeitern u?berwiegend selbst nachgelegt (93 Prozent).

Fu?r Oliver Jendro bestätigen die Ergebnisse der Printerumfrage die Erfahrungen aus Projekten. Managed Services entlasten vor allem die IT-Abteilung und das Controlling und bis zu einem gewissen Grad, etwa im Falle einer automatischen Tonerbestellung, auch die Anwender. Deshalb ist die Einfu?hrung von MPS in seinen unterschiedlichsten Ausprägungen zwar eine sinnvolle Maßnahme, um Output-Kosten im Allgemeinen zu senken, aber als Einzelmaßnahme greift auch diese zu kurz.

Die sinnvollste Output-Strategie ist fu?r Jendro zuerst, die Druck-Infrastruktur auf die Arbeitsprozesse und Anforderungen der Anwender zu optimieren, dann die Mitarbeiter entsprechend der technischen Möglichkeiten zu schulen und schließlich die Output-Infrastruktur in ein flexibeles MPS einzubinden.

Mobiles Drucken

Neben den existierenden Herausforderungen könnte durch den Smartphone-Boom in den nächsten Jahren noch eine neue auf die Administratoren zukommen: das standortunabhängige, mobile Drucken. Zwar geben nur 4 Prozent der Studienteilnehmer an, einen mobilen Drucker zu nutzen, und 9 Prozent, dass Sie ihre beruflichen Dokumente auch gerne unterwegs drucken wu?rden, aber fu?r das Drucken vom Smartphone interessieren sich 11 Prozent der Befragten, 3 Prozent drucken bereits mehrmals im Monat vom Handy.

Durch die stetige Verbesserung der Business-Funktionen und die starke Verbreitung der Smartphones werden sich IT-Manager auf kurz oder lang intensiver mit dem Thema mobiles Drucken auseinandersetzen - auch wenn das den Gedanken des papierlosen Bu?ros wiederum ad absurdum fu?hrt.

Die Printerumfrage12 basiert auf den Angaben von fast 8700 Nutzern, IT-Managern und Einkäufern von Druckgeräten und dem Hintergrundwissen zur Nutzung von Druckgeräten. Die Onlineumfrage fand von November 2011 bis Januar 2012 statt.

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