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Lexoffice "Auftrag & Finanzen" im Test

Die Cloud-basierte Auftragsbearbeitung Lexoffice Auftrag & Finanzen glänzt inzwischen nicht mehr allein mit spielerischer Leichtigkeit, sondern setzt auch in Sachen Funktionsumfang Zeichen. Die richtige Strategie, um neue Freunde zu finden.

Lexoffice Auftrag & Finanzen

© Lexoffice

Lexoffice Auftrag & Finanzen

Welche Funktionen in der Praxis benötigt werden, wissen Anwender oft besser als die Entwickler. Der Cloud-Service Lexoffice "Auftrag & Finanzen" wurde daher von Anfang an als Crowdsourcing-Projekt aufgelegt. Entstanden ist ein schlankes, übersichtliches SaaS-Produkt, das mit gängigen Konventionen kaufmännischer Lösungen fast vollständig bricht.

Bei Lexoffice geht es nicht darum, alle Eventualitäten abzudecken. Ziel ist es, jene Funktionen, die alle Selbstständigen und Freiberufler gleichermaßen benötigen, möglichst effizient abzubilden. Dementsprechend passt Lexoffice zu den meisten Kleinbetrieben, aber eben nicht zu allen.

Viele neue Funktionen

Als Weblösung lässt sich Lexoffice orts- und geräteunabhängig nutzen. Für Android- und iOS-Tablets stehen mobile Apps bereit. Zusätzlich können auf dem iPhone Belege fotografiert und hochgeladen werden. Lexoffice steht ganz am Anfang seines Lebenszyklus. Laufend kommen neue Funktionen hinzu. Wohin dabei die Reise geht, bestimmten die Anwender selbst.

Lexoffice Auftrag & Finanzen

Zu den neuesten Erweiterungen gehört beispielsweise ein einfach gestricktes Kassenbuch sowie einige analytische Zusatzfunktionen. So zeigt das Dashboard jetzt den aktuellen Status zu den Außenständen an und verrät Details zu den Einnahmen und Ausgaben. Auch die voraussichtliche Umsatzsteuerzahllast erscheint direkt in der Übersicht, was Anwender daran erinnert, dass ein Teil der Einnahmen dem Finanzamt zusteht.

Ausgesprochen nützlich ist die neue DATEV-Schnittstelle. Damit können Nutzer Buchungsdaten, die Lexoffice bei der Verarbeitung der Ein- und Ausgangsrechnungen automatisch erstellt, dem Steuerberater übermitteln. Da Belege kein zweites Mal erfasst werden müssen, sinken in der Regel die Kosten für den Monatsabschluss.

Alternativ können Anwender die Buchungen auch selbst in einem Buchhaltungsprogramm übernehmen. Weil es bei den Schnittstellen mitunter Interpretationsunterschiede gibt, sollte der Prozess jedoch vorher ausprobiert werden.

Schwerpunkt Auftragsbearbeitung

Der Schwerpunkt von Lexoffice liegt jedoch auf dem Tagesgeschäft. Mithilfe von Kategorien lassen sich die einzelnen Vorgänge der Einnahmen und Ausgabenseite zuordnen. Da mit Kassenbuch und Online-Banking der Zahlungsverkehr dabei ist, können die Zahlungsströme mit wenigen Handgriffen abgeglichen werden. Aufseiten der Auftragsbearbeitung sind die Prozesse damit vollständig abgebildet. Während Ausgangsrechnungen automatisch den betreffenden Vorgängen zugeordnet werden, können den Eingangsbuchungen optional PDF-Dokumente angehängt werden.

Das integrierte Dokumentenmanagement spart Zeit, wenn später Detailfragen zu beantworten sind. Nützlich ist in diesem Zusammenhang die integrierte OCR-Funktion. Dank der Texterkennung lassen sich die Belege im Volltext recherchieren. Allerdings ist die elektronische Belegarchivierung nicht zertifiziert, weshalb Papierbelege auch weiterhin aufzubewahren sind.

Lexoffice verfügt über eine aufgeräumte, optisch ansprechende Oberfläche. Navigation und Symbole verhalten sich genauso, wie man es erwartet. Die Herstelleraussage, dass man ohne Handbuch klarkommt, ist daher nicht aus der Luft gegriffen.

Fazit

Mit steigendem Funktionsumfang erhöht sich auch die Zahl potenzieller Anwender. Mit der DATEV-Schnittstelle und den zusätzlichen Analysefunktionen ist Lexoffice "Auftrag & Finanzen" auch für jene Anwender interessant, die mehr Einblick in ihr Geschäft fordern oder ihre Buchhaltung selbst erledigen. Punkten kann der Online-Dienst mit Benutzerfreundlichkeit, frei zugänglichen Informationen und Transparenz. Papierkram kann auch Spaß machen.

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